Pada hari Senin dan selasa, tanggal 7 dan 8 oktober 2024, telah dilaksanakan kegiatan asistensi kearsipan di KPKNL Kendari yang diinisiasi oleh Subbagian Umum KPKNL Kendari. Acara ini menghadirkan narasumber yaitu Arsiparis Ahli Muda Kantor Pusat DJKN, Yustinus Eri Prastiantoko. Asistensi kearsipan ini diselenggarakan dengan tujuan untuk meningkatkan kompetensi pengelolaan arsip bagi seluruh pegawai di KPKNL Kendari. Harapannya akan menjadi bekal bagi perubahan pengelolaan arsip yang lebih optimal untuk semua seksi/subbagian pada KPKNL Kendari.

Melakukan pembenahan pada arsip bukanlah sesuatu yang mudah. Membenahi arsip itu dapat diumpamakan layaknya kegiatan menenun. Dalam menenun, dibutuhkan kesabaran mengurai satu persatu benang, memilih warna, mengatur corak, mengatur komposisi, dan pada akhirnya nanti ketika sudah selesai semua rangkaiannya akan terlahir kain yang indah dengan motif yang menarik. Begitu pula dengan membenahi arsip. Perlu adanya kesabaran, keuletan, dan ketelatenan dalam mengidentifikasi satu persatu arsip yang telah tercipta. Kemudian menyusunnya dalam suatu rangkaian penyusunan dengan kode dan klasifikasi tertentu, meletakannya dalam tempat penyimpanan yang aman dan bersih sampai akhirnya nanti tercipta susunan arsip yang tertata rapi. Kepedulian, komitmen, kesabaran menjadi kunci nya.

Mengelola arsip bukan hal yang mudah, namun bukan pula hal yang mustahil untuk dilakukan. Telah terbukti banyak unit kerja yang memenangkan lomba kearsipan. Namun apakah mengelola arsip hanya saat akan mengikuti perlombaan saja? Tentu saja tidak. Dalam hidup manusia, tak bisa lepas dari suatu arsip. Arsip merupakan salah satu bukti sejarah, dan menjadi salah satu bukti otentik. Ratifikasi Dunia via UNESCO terhadap kearsipan, arsip merekam keputusan, tindakan, dan memori. Arsip merupakan warisan yang unik dan tidak tergantikan melintasi satu generasi ke generasi berikutnya. Arsip dikelola sejak penciptaan untuk melestarikan nilai guna dan peruntukannya. Arsip merupakan sumber informasi yang sah dalam mendukung kegiatan administrasi yang akuntabel dan transparan. Arsip memainkan peranan penting dalam pengembangan masyarakat dengan cara menjaga dan membantu memori individu dan kolektif. Keterbukaan akses arsip memperkaya pengetahuan kita mengenai masyarakat, mendorong demokrasi, melindungi hak warga negara, dan meningkatkan kualitas hidup. Pengertian arsip sendiri di Kementerian Keuangan yaitu arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan tekologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Dalam kegiatan asistensi ini, Yustinus Eri menjelaskan mengenai peraturan dan kebijakan dalam kearsipan. Peraturan tersebut yaitu:

1.     PMK 196 tahun 2019 jo PMK 152 tahun 2022 tentang pedoman kearsipan;

2.     KMK 682 tahun 2019 tentang pengelolaan arsip dinamis;

3.     KMK 184 tahun 2021 tentang ketentuan pelaksanaan pengelolaan arsip elektronik dan alih media arsip; 

4.     KMK 610 tahun 2020 tentang penunjukkan organisasi kearsipan;

5.     KMK 280 tahun 2024 tentang pedoman pengawasan kearsipan internal;

6.     KMK473 tahun 2023 tentang pedoman penyusutan arsip.

Dari sekian banyak peraturan kearsipan, terdapat 1 (satu) peraturan yang mungkin belum banyak dipahami oleh para pegawai yaitu KMK 610 tahun 2020 tentang penunjukan organisasi kearsipan. Dalam KMK tersebut dijelaskan mengenai unit kearsipan yang ada di Kementerian Keuangan yaitu Unit Kearsipan I, II, III dan unit pengolah arsip. Masing-masing mempunyai tugas dan tanggungjawab tersendiri dalam pengelolaan arsip. Pada KPKNL Kendari, unit pengolah arsip adalah masing-masing seksi/subbagian serta jabatan fungsional. Sedangkan Unit Kearsipan III pada KPKNL Kendari terletak pada Subbagian Umum yang salah satunya tugas fungsinya adalah pengelolaan kearsipan.  Unit Pengolah dan Unit Kearsipan perlu untuk terus bersinergi karena arsip ini menjadi tanggung jawab bersama dengan porsi masing-masing, tidak hanya bertumpu pada satu pihak saja.

Dalam kesempatan ini, Narasumber turut melakukan pengecekan kualitas pengelolaan arsip di KPKNL Kendari dan memberikan saran masukan untuk peningkatan kualitas pengelolaan arsip. Permasalahan yang sering muncul dalam pengelolaan arsip yaitu:

1.    Unit kerja penuh dengan arsip. Terdapat beragam arsip di ruangan kerja, sehingga mengganggu pemandangan dan tidak jelas klasifikasi arsip tersebut;

2.     Arsip disimpan sesuai dengan kepentingan masing-masing pegawai, bukan sesuai klasifikasi yang berlaku;

3.     Perbedaan arsip aktif dan inaktif tidak jelas;

4.     Arsip yang disimpan sulit ditemukan kembali;

5.     Penemuan kembali arsip tidak dapat dilakukan dengan cepat, benar, dan tepat;

6.     Tidak ada petugas khusus yang menangani arsip;

7.     Pemberkasan arsip tidak menggunakan klasifikasi namun berdasar nomor urut agenda atau jenis naskah dinas;

8.     Perbedaan arsip dan non arsip di ruang penyimpanan arsip tidak jelas;

Oleh karena itu dibutuhkan gebrakan perubahan dalam pengelolaan arsip di KPKNL Kendari. Salah satu perubahan tersebut dapat berupa pembentukan budaya sadar dan tertib arsip (STAR), sehingga pengelolaan arsip menjadi lebih mudah, lebih efektif dan efisien. Dukungan pimpinan juga sangat diperlukan untuk membangun dan mengimplementasikan budaya tertib arsip tersebut. Di akhir pemaparan, disampaikan bahwa pengelolaan arsip dan budaya tertib arsip ini merupakan salah satu pengejawantahan Budaya Kerja Kementerian Keuangan nomor 5 yaitu Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin dimana dalam budaya kerja ini bertujuan untuk mendorong tumbuhnya kesadaran, keyakinan, dan kepedulian Pegawai Kementerian Keuangan akan pentingnya penataan ruang kerja dan dokumen kerja yang ringkas, rapi, resik/bersih melalui perawatan yang dilakukan secara rutin, agar tercipta lingkungan kerja yang nyaman guna meningkatkan etos kerja dan semangat berkarya.

Merenungi nasib dengan bersantai di Pulau Bokori, makan nya pakai lauk cumi-cumi
Mengelola Arsip di KPKNL Kendari, ayookk gass mi..

KPKNL Kendari, Melulo! Melayani dengan Lugas dan penuh Loyalitas