“Bagaimana kinerja saya?”

Pertanyaan tersebut mungkin pernah muncul di benak setiap pegawai. Apakah pekerjaan yang dilakukan sudah sesuai harapan? Apa yang sudah baik? Apa yang masih perlu diperbaiki? Dan yang tidak kalah penting, apa yang dapat dilakukan agar kinerja ke depan menjadi lebih baik?

Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tersebut tidak seharusnya baru diperoleh ketika periode penilaian kinerja berakhir. Di sinilah umpan balik berkelanjutan memiliki peran penting dalam pengelolaan kinerja pegawai.

Umpan Balik Bukan Sekadar Kritik

Umpan balik berkelanjutan merupakan bagian dari pengelolaan kinerja yang bertujuan untuk menyediakan informasi dari berbagai pihak yang dibutuhkan pegawai, sehingga pegawai dapat mengetahui capaian, memahami hal-hal yang masih perlu ditingkatkan, serta menentukan langkah pengembangan ke depan.

Dengan kata lain, umpan balik bukan sekadar mencari kekurangan.

Ketika seorang pegawai berhasil menyelesaikan pekerjaan dengan baik, umpan balik dapat diberikan dalam bentuk apresiasi. Sebaliknya, ketika terdapat pekerjaan yang belum sesuai harapan, umpan balik dapat menjadi kesempatan untuk memberikan arahan, mendiskusikan kendala, dan mencari solusi bersama. Dengan pola tersebut, umpan balik menjadi bagian dari proses belajar dan berkembang, bukan sesuatu yang perlu ditakuti.

Mekanisme Pemberian Umpan Balik Keberlanjutan

Umpan balik berkelanjutan dapat diberikan secara berkala/terjadwal maupun insidental, baik secara langsung maupun tidak langsung.

Umpan balik berkala/terjadwal dapat dilakukan melalui pertemuan atau dialog yang telah dijadwalkan untuk membahas perkembangan pekerjaan. Sementara itu, umpan balik insidental dapat diberikan kapan saja sesuai kebutuhan, bahkan sesegera mungkin ketika suatu peristiwa terjadi.

Misalnya, ketika seorang pegawai menunjukkan inisiatif dalam menyelesaikan pekerjaan, apresiasi dapat diberikan saat itu juga. Begitu pula apabila terdapat hal yang perlu diperbaiki, masukan dapat disampaikan segera agar pegawai dapat melakukan perbaikan tanpa harus menunggu akhir triwulan.

Dalam pengelolaan kinerja, Pejabat Penilai Kinerja memiliki peran utama dalam memberikan umpan balik kepada pegawai atas hasil kerja dan perilaku kerja. Pejabat Penilai Kinerja dapat meminta rekomendasi dan umpan balik berkelanjutan dalam rangka evaluasi kinerja.

Untuk pegawai yang banyak berkoordinasi dengan unit kerja lain, misalnya, umpan balik juga dapat diperoleh dari pegawai Kementerian Keuangan di luar unit kerjanya. Sementara bagi pegawai yang sedang melaksanakan tugas belajar, rekomendasi dan umpan balik berkelanjutan dapat berasal dari pimpinan institusi, dosen, pembimbing, rekan perkuliahan, maupun pihak lain yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas belajar.

Begitu pula bagi pejabat fungsional, anggota squad team, atau tim kerja penuh waktu, umpan balik berkelanjutan dapat diperoleh dari ketua tim maupun anggota tim lainnya sesuai dengan peran masing-masing.

Hal ini menunjukkan bahwa kinerja seseorang tidak hanya dilihat dari satu sudut pandang. Berbagai perspektif dapat membantu memberikan gambaran yang lebih utuh mengenai kontribusi dan perilaku kerja seorang pegawai.

Umpan Balik yang Baik Harus Objektif dan Adil

Umpan balik yang efektif bukan sekadar mengatakan “pekerjaanmu kurang baik” atau “kinerjamu sudah bagus”. Umpan balik perlu disampaikan berdasarkan fakta, contoh konkret, dan kondisi pekerjaan yang sebenarnya.

Karena itu, dalam memberikan umpan balik, Pejabat Penilai Kinerja dapat mempertimbangkan realisasi progres maupun realisasi akhir pekerjaan beserta data dukung yang relevan. Umpan balik yang telah diterima pegawai juga dapat menjadi bahan dalam dialog kinerja.

Yang tidak kalah penting, pemberian umpan balik harus mengedepankan prinsip sistem merit, dengan mempertimbangkan kualifikasi, kompetensi, potensi, kinerja, integritas, dan moralitas secara adil dan wajar dengan tanpa membedakan latar belakang politik, ras, warna kulit, agama, asal usul, jenis kelamin, status pernikahan, umur, atau disabilitas.

Dengan demikian, umpan balik diberikan karena apa yang dikerjakan dan bagaimana pekerjaan tersebut dilakukan, bukan karena latar belakang pribadi seseorang.

Lalu, Setelah Pemberian Umpan Balik Apa?

Umpan balik akan kehilangan makna apabila berhenti pada percakapan.

Karena itu, setiap umpan balik perlu diarahkan pada tindak lanjut.

Bagi pegawai yang menunjukkan kemajuan, umpan balik berkelanjutan dapat menjadi dasar untuk memberikan apresiasi, penghargaan, kesempatan pengembangan, maupun pembinaan kinerja atas inisiatif sendiri.

Sementara bagi pegawai yang belum menunjukkan kemajuan kinerja, Pejabat Penilai Kinerja dapat melakukan atau mengusulkan pembinaan kinerja dan/atau menyesuaikan dukungan sumber daya yang diperlukan.

Artinya, ketika terdapat kendala dalam pekerjaan, pertanyaan yang perlu dikedepankan bukan hanya “Apa yang salah?”, tetapi juga “Apa yang dapat kita lakukan agar ke depan menjadi lebih baik?”

Pendekatan inilah yang menjadikan umpan balik berkelanjutan sebagai alat pengembangan, bukan sekadar evaluasi.

Penulis:  Subbagian Tata Usaha