Dalam manajemen kinerja, dialog kinerja pegawai memiliki peranan yang sangat penting sebagai media komunikasi antara atasan langsung dengan pegawai yang meliputi perencanaan kinerja, pelaksanaan kinerja, evaluasi kinerja, dan tindak lanjut dalam rangka mencapai target hasil kerja dan perilaku kerja untuk mendukung kinerja organisasi yang diselenggarakan secara langsung/tatap muka dan/atau tidak langsung/menggunakan media tertentu. Di lingkungan Kementerian Keuangan dialog kinerja dituangkan dalam Dialog Kinerja Individu (DKI) yang dilakukan setiap bulan atau secara insidental dan dilaporkan paling sedikit 1 (satu) kali dalam 3 (tiga) bulan. DKI dimanfaatkan untuk keperluan sebagai berikut:

1.      Penyusunan rencana kinerja

DKI dimanfaatkan untuk menyepakati rencana hasil kerja, target hasil kerja ,dan perilaku kerja yang tertuang pada SKP.

2.      Pelaksanaan rencana kinerja, pemantauan, dan pemberian umpan balik berkelanjutan, serta pembinaan kinerja

DKI dimanfaatkan untuk memantau dan mengevaluasi capaian, implementasi strategi pencapaian target kinerja periode sebelumnya beserta hambatannya bersama atasan langsung serta menyepakati target dan strategi pencapaiannya berdasarkan hasil evaluasi apabila terdapat perubahan.

3.      Pengembangan kompetensi pegawai

DKI dimanfaatkan untuk mengevaluasi pengembangan kompetensi pegawai yang telah dilaksanakan sebelumnya, dan penyusunan pengembangan kompetensi pegawai berdasarkan hasil evaluasi kinerja.

4.      Rencana pengembangan karir pegawai

DKI dimanfaatkan untuk penyusunan dan pengisian rencana pengembangan karir individu sebagaimana diatur dalam kebijakan manajemen karir.

Ruang lingkup dan pelaksanaan DKI

1.      Perencanaan Sasaran Kinerja Pegawai

Dialog antara atasan langsung dan pegawai dalam penentuan SKP merupakan tahap awal dari DKI. Pada tahap ini terjadi dialog yang menghasilkan kesepakatan atas SKP dan rencana aksi (action plan) yang akan dilakukan.

2.      Pelaksanaan Rencana Kinerja

Dalam rangka pencapaian SKP yang telah ditetapkan, pegawai melaksanakan rencana—rencana aksi yang telah disepakati sebagai upaya pencapaian hasil kerja yang tertuang pada SKP.

3.      Pemantauan Kinerja

Pemantauan Kinerja merupakan proses yang dilakukan oleh atasan langsung untuk mengamati pelaksanaan rencana aksi oleh pegawai. Pemantauan kinerja dilakukan terhadap proses dan/atau realisasi atas hasil kerja dan perilaku kerja yang dilakukan setiap bulan atau secara insidental dan dilaporkan paling sedikit 1 (satu) kali dalam 3 (tiga) bulan melalui aplikasi manajemen kinerja pegawai.

4.      Pemberian Umpan Balik Berkelanjutan

Umpan balik berkelanjutan merupakan komponen dalam pengelolaan kinerja pegawai yang bertujuan untuk menyediakan informasi dari berbagai pihak yang dibutuhkan pegawai untuk meningkatkan kinerja yang dilakukan secara insidental dan/atau triwulanan yang dapat diberikan secara langsung/ tidak langsung. Dokumentasi umpan balik berkelanjutan dapat dilakukan secara insidentil/berkala pada aplikasi manajemen kinerja pegawai. Pemberian umpan balik berkelanjutan dilakukan dengan mekanisme sebagai berikut:

(1)    Pemberi Umpan Balik

Umpan balik berkelanjutan terhadap hasil kerja dan perilaku kerja diberikan secara menyeluruh yang terdiri dari:

a.      Atasan langsung wajib memberikan umpan balik berkelanjutan kepada pegawainya

b.      Rekan kerja setingkat, pegawai di bawahnya dapat memberikan umpan balik berkelanjutan atas perilaku kerja;

c.    Bagi pegawai tugas belajar, umpan balik berkelanjutan dapat diberikan oleh pimpinan institusi dimana yang bersangkutan melaksanakan tugas belajar, tenaga pengajar/ pembimbing, rekan selama perkuliahan, dan/atau pihak lain yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas belajar Pegawai melalui rekomendasi kepada atasan langsung dari pegawai;

d.   Bagi pegawai yang merupakan anggota squad team dan pejabat fungsional, umpan balik diberikan oleh atasan langsung dari pegawai berdasarkan rekomendasi dari ketua tim untuk hasil kerja dan perilaku kerja dan anggota tim lainnya dapat memberikan umpan balik terhadap perilaku kerja.

(2)   Tindak Lanjut Terhadap Umpan Balik

Berdasarkan hasil Umpan Balik Berkelanjutan, atasan langsung dapat mengetahui pegawaj yang:

a.  Menunjukkan kemajuan kinerja, sehingga atasan langsung dapat memberikan apresiasi/penghargaan/pengembangan lainnya termasuk mendapatkan kesempatan pembinaan kinerja atas inisiatif sendiri; atau

b.      Tidak menunjukkan kemajuan kinerja, sehingga atasan langsung dapat:

-         melakukan atau mengusulkan pembinaan kinerja

-         melakukan penyesuaian dukungan sumber daya

5.      Pelaksanaan Pembinaan Kinerja

Pembinaan Kinerja dapat dilakukan berdasarkan hasil umpan balik berkelanjutan atasan langsung atau berdasarkan inisiatif dari pegawai. Metode pelaksanaan pembinaan kinerja dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:

(1)    Pembinaan kinerja personal

Pembinaan dilaksanakan dengan cara diskusi one on one antara atasan langsung dan pegawai untuk menyusun strategi dan mengidentifikasi hambatan dalam pencapaian target kinerja serta memperoleh kesepakatan guna menentukan rencana aksi masing—masing pegawai.

(2)    Pembinaan kinerja kelompok

Pembinaan kelompok merupakan diskusi one to many antara atasan langsung dan para pegawai pada unit kerja berkenaan yang diatur sebagai berikut:

a.     Jumlah minimal pegawai dalam setiap pelaksanaan pembinaan kelompok sebanyak 2 (dua) orang dan jumlah maksimal sebanyak 15 (lima belas) orang. Jika pegawai berjumlah 30 (tiga puluh) orang, maka pembinaan kelompok dapat dibagi menjadi 2 (dua) sesi.

b.      Dalam sesi pembinaan kelompok atasan langsung harus berfokus pada:

-   Target (goal setting) dari masing—masing pegawai;

-  Kemampuan pegawai dalam pencapaian target sehingga atasan langsung selaku Pembina seharusnya dapat menentukan pegawai mana saja yang harus diprioritaskan pembinaannya;

-    Tindak lanjut yang harus dilakukan oleh pegawai

-     Pengembangan kompetensi bagi masing-masing pegawai bila dibutuhkan.

c.      Atasan langsung memiliki‘ tanggung jawab untuk dapat memberikan ruang kepada setiap pegawai dalam pembinaan kelompok untuk berkontribusi dalam dialog dan menciptakan iklim untuk saling percaya, saling memotivasi, serta saling menjaga kerahasiaan.

Melalui DKI, hubungan antara atasan dan pegawai tidak hanya bersifat instruksional, tetapi juga menjadi kemitraan yang saling mendukung dalam mencapai tujuan organisasi. Dengan komunikasi yang terbuka, umpan balik yang konstruktif, serta pembinaan yang berkelanjutan, organisasi dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih produktif, dan adaptif.

Implementasi DKI yang efektif diharapkan mampu mendorong terciptanya pegawai yang tidak hanya berkinerja baik, tetapi juga terus berkembang dan siap menghadapi tantangan organisasi di masa depan.