Aplikasi E-Perjadin merupakan bagian dari transformasi digital kemenkeu yang bertujuan menyediakan sistem perjalanan dinas yang efektif, efisien dan nyaman untuk meningkatkan kualitas pelaksanaan anggaran (spending better) dan pengelolaan kas negara.

Urgensi e-Perjadin dilatarbelakangi oleh belum adanya perubahan yang signifikan terhadap proses bisnis perjadin ditengah kebutuhan yang semakin dinamis dan kemajuan teknologi. Studi kasus di salah satu kantor pusat UE-I, terdapat 81 orang yang menjalankan probis perjadin meliputi pejabat berwenang, PPK, staf PPK, bendahara & tim, PIC Keuangan, dan PIC Kegiatan, belum termasuk pejabat di instansi tujuan. Selain itu terdapat 11 dokumen yang harus dicetak dengan 19 tanda tangan basah (paper based). Dari sisi penggunaan uang tunai, diitemukan praktik penggunaan uang tunai untuk membayar biaya perjadin (atau transfer lewat PIC Keuangan/non-bendahara yang bertentangan dengan manajemen risiko). Dan secara umum Perjadin dianggap minim nilai tambah, dimana dibutuhkan sekitar 16 jam kerja untuk memproses 10 frekuensi perjadin. Dalam satu tahun dibutuhkan sekitar 136.075 jam kerja untuk memproses perjadin di Kemenkeu (asumsi sebelum pandemi), setara dengan 680 policy papers untuk Menteri Keuangan/pimpinan.

Untuk itu diperlukan terobosan berupa perubahan mindset, psikologis (teori X dan Y), proses bisnis berbasis IT, dan perbaikan regulasi perjadin. Jika sebelumnya mekanisme perjalanan dinas harus mempertemukan banyak pihak dengan proses manual dan sistem yang terfragmentasi. Maka setelah ada terobosan diharapkan menghilangkan proses manual dan paper-based, simplifikasi dan efisiensi melalui integrasi probis perjadin end-to-end berbasis IT, otomatisasi perhitungan, pembayaran, dan pertanggungjawaban perjadin.

Bagi para pemangku kepentingan (stakeholders), e-Perjadin diharapkan dapat memberikan manfaat, misalnya pembayaran biaya perjadin yang lebih cepat, pasti,wajar, dan adil, prosedur perjadin serta pertanggungjawaban yang lebih mudah bagi pegawai. Proses bisnis perjadin, pengadaan moda transportasi/ akomodasi, pembayaran, dan pelaporan yang terintegrasi, pertanggungjawaban dan pelaporan APBN yang lebih mudah, serta digitalisasi manajemen keuangan dan micropayment transaksi bagi Satuan Kerja (Satker). Dari sisi pimpinan dapat melakukan monitoring efektivitas perjadin serta reformulasi kebijakan perjadin sesuai kebutuhan organisasi. Bendahara Umum Negara dapat melakukan manajemen likuiditas yang lebih efisien, perencanaan kas yang lebih efektif dan tersedianya basis data ritel untuk analisis belanja pemerintah (data analytics). Selain itu, dari sisi pengendalian internal, APIP maupun auditor eksternal diharapkan dapat mengurangi fraud perjadin, dukungan audit berbasis IT (e-audit), rekam jejak tercatat pada sistem, serta menjaga marwah  auditor & pemeriksa.

Agar upaya terobosan tersebut memiliki landasan yang kuat, dasar hukum aplikasi e-Perjadin, yaitu:

·       PMK 113/PMK.05/2012 tentang Perjalanan Dinas Dalam Negeri bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri, dan Pegawai Tidak Tetap

·    PMK 119 Tahun 2023 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Keuangan Nomor 113/PMK.05/2012 tentang Perjalanan Dinas Dalam  Negeri Bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri, dan Pegawai Tidak Tetap

·     KMK 176 Tahun 2024 tentang Implementasi Sistem Elektronik Perjalanan Dinas Dalam Negeri bagi Pejabat Negara, Pegawai Negara, dan Pegawai Tidak Tetap di Lingkungan Kementerian Keuangan

Berdasarkan landasan hukum tersebut ruang lingkup e-Perjadin masih terbatas pada Perjalanan Dinas Dalam Negeri, yaitu Perjalanan Dinas Jabatan yang melewati batas kota maupun Perjalanan Dinas Jabatan yang dilaksanakan Dalam Kota. Sedangkan Perjalanan Dinas Luar Negeri dan Perjalanan Dinas Pindah belum diatur di dalam ketentuan e-Perjadin.

End to end proses e-Perjadin dimulai dari proses penerbitan Surat Tugas (ST) dan & SPD

à Perhitungan biaya Perjadin à Pengadaan dan Pembayaran tiket, moda transportasi, dan penginapan à Penggunaan geotagging à Pertanggungjawaban pelaksanaan perjadin à Pertanggungjawaban biaya perjadin

 Role dan Tugas pada e-Perjadin:

                    1.  Pengelola Kegiatan:

Terdiri dari pengelola kegiatan unit inisiator dan pihak terundang. Tugasnya menginput kegiatan, membuat konsep ST dan undangan untuk pihak eksternal, melengkapi administrasi serta bukti pengeluaran pelaksanaan e-Perjadin

2.  Pelaksana Perjadin:

Terdiri dari pengguna dan non-pengguna ePerjadin. Tugasnya menerima ST dan/atau menyampaikan ST untuk pihak eksternal, melakukan geotagging (4 kali), menyampaikan pertanggungjawaban dalam waktu 5 (lima) hari kerja, menyetorkan kelebihan pembiayaan perjadin (jika ada), serta menyampaikan laporan pelaksanaan dalam waktu 5 hari (lima) kerja.

3.  Admin:

Terdiri dari admin user dan admin dashboard. Admin bertugas mengelola user account untuk Pengelola Kegiatan, Staff PPK, dan Admin dibawah kewenangannya.

       4.  PPK/ Staff PPK:

Bertugas membuat komitmen anggaran/SPD atas ST dan mekanisme pembayaran (LS/UP), memberikan persetujuan atas surat keterangan, memesan tiket (apabila sudah terkoneksi dengan sistem elektronik tiket), menguji pertanggungjawaban, menerbitkan SPBy dan/atau SPP-LS.

5.  Bendahara:

Tugasnya menyetujui/menolak mekanisme UP, memeriksa status penggunaan dan limit Kartu Kredit Pemerintah (KKP), membayar perjadin ke Pelaksana Kegiatan perjadin, membayar kekurangan biaya perjadin setelah pertanggungjawaban disetujui PPK, serta menyetorkan kelebihan pembayaran perjadin.

       6.  PPSPM:

                    Bertugas menguji SPP atas perjadin dan menerbitkan SPM-LS dan SPM-GUP

Alur UmumTransaksi e-Perjadin:

Prinsip pada aplikasi e-Perjadin, yaitu: Selektif, Ketersediaan Anggaran dan Kesesuaian Kinerja, Efisiensi dan Efektivitas Belanja Negara, serta Tranparansi dan Akuntabiltas.

Ketentuan Umum:

· Perjalanan dinas secara umum bertujuan untuk memenuhi output/outcome organisasi, sesuai prinsip-prinsip perjadin dan ketentuan           yang berlaku, serta bukan unsur penambah penghasilan (pelaksana SPD tidak harus diuntungkan namun tidak dirugikan);

· E-perjadin merupakan tools untuk memastikan perjadin sesuai dengan prinsip dan peraturan yang berlaku, serta membantu pihak-pihak yang berkepentingan melakukan tugasnya dalam satu platform;

· Setiap pengeluaran yang terjadi dalam rangka perjadin harus didukung bukti yang sah;

· Pejabat Pengelola Keuangan tetap bertugas untuk memastikan perjadin sesuai secara formil dan material sesuai peraturan yang berlaku, termasuk SBM;

·  Best practice dan kebijakan unit terkait perjadin diintegrasikan dalam e-Perjadin (misal: larangan pembayaran rangkap atas 2 penugasan bersamaan, efisiensi uang harian 80%, dan penolakan pembayaran atas pertanggungjawaban perjadin yang dianggap tidak wajar)

Ketentuan Geotagging e-Perjadin:

·         Pelaksana Kegiatan wajib melakukan geotagging:

1.    Pada tanggal dan tempat keberangkatan yang sah

2.    Di tanggal dan tempat tujuan (datang)

3.    Di tanggal dan tempat tujuan (pulang)

4.    Di tanggal dan tempat kepulangan yang sah

Ketentuan Lain:

·  Geotagging (1) dilakukan paling cepat pada hari kerja terakhir setelah jam kerja selesai sebelum penugasan dimulai

·   Geotagging (3) dilakukan paling lambat pada hari kerja pertama sebelum jam kerja dimulai setelah penugasan selesai

· Geotagging di lokasi transit harus dilakukan dalam diperlukan transit yang berakibat pada tambahan biaya uang harian dan/atau akomodasi

·  Dalam hal Keberangkatan lebih cepat dan/atau Kepulangan lebih lambat, maka Uang Harian dan penginapan atas kelebihan hari tidak dapat dibayarkan

·   Dalam hal tidak dapat melakukan geotagging:

v  Mengunggah foto yang menunjukkan bahwa Pelaksana Perjalanan Dinas ada di Tempat Kedudukan, Tempat Tujuan, dan/ atau Tempat Sah

v  Apabila tidak dapat mengunggah foto, menyampaikan Surat Pernyataan yang menyatakan bahwa Pelaksana Perjalanan Dinas hadir dan melaksanakan tugas dengan persetujuan PPK

· Perjalanan Dinas keberangkatan ke Tempat Tujuan dan kepulangan dilakukan dari dan ke Tempat Kedudukan (Pasal 8 ayat 3a  PMK  119/2023)

·  Perjalanan Dinas keberangkatan ke Tempat Tujuan dan kepulangan dapat dilakukan dari dan ke selain Tempat Kedudukan dengan memperhatikan efisiensi dan efektivitas, serta dibayarkan sesuai dengan Biaya Riil, paling banyak sebesar estimasi biaya transportasi dari Tempat Kedudukan ke Tempat Tujuan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan mengenai standar Biaya (Pasal 8 ayat 3b PMK 119/2023)

·  Perjalanan Dinas keberangkatan ke Tempat Tujuan dan kepulangan selain dari dan ke Tempat Kedudukan sebagaimana dimaksud dilakukan dari dan ke Tempat Sah (Pasal 8 ayat 3c PMK 119/2023), yaitu : Unit Kerja, Lokasi FWS, Lokasi Cuti, Lokasi  ketika Libur Resmi, dan Lokasi tujuan perjadin lain.

·   Dalam hal terjadi gangguan sistem elektronik sehingga e-Perjadin tidak dapat digunakan, maka perjadin dilaksanakan dengan ketentuan:

1.  Pengelola Kegiatan menyusun ST dan/atau undangan melalui aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik (Nadine)

2. Pengelola kegiatan menyampaikan ST dan/atau undangan, estimasi rincian biaya perjadin, serta usulan Uang Muka (apabila diperlukan) kepada PPK

3. PPK memberikan persetujuan komitmen anggaran atas rincian perjadin dan usulan Uang Muka dari pengelola kegiatan serta menerbitkan SPP LS atau SPBy atas komitmen anggaran tersebut

4.    Ketentuan terkait dengan geotagging tetap berlaku bagi peserta kegiatan yang memiliki akses ke e-Perjadin

5.    Setelah e-Perjadin dapat digunakan kembali, pengelola kegiatan menggunggah dokumen perencanaan dan pelaksanaan kegiatan ke e-Perjadin

Sesuai Nota Dinas Sekretaris DJKN nomor ND-2188/KN.1/2024 tanggal 27 Juni 2024 disampaikan bahwa DJKN ditetapkan menjadi salah satu instansi yang melakukan implementasi e-Perjadin tahap III di lingkungan Kementerian Keuangan mulai bulan Mei 2024. Selanjutnya, implementasi e-Perjadin di lingkungan Kantor Pusat DJKN telah dilaksanakan sejak tanggal 10 Juni 2024 sedangkan untuk Unit Vertikal DJKN implementasi e-Perjadin akan dimulai pada tanggal 1 Juli 2024 dan pada LMAN dimulai pada bulan Oktober 2024. Informasi lebih lanjut terkait implementasi e-Perjadin di lingkungan DJKN dapat diakses melalui situs https://linktr.ee/ePerjadinDJKN.

Pelaksanaan aplikasi e-Perjadin dimulai dengan melakukan login menggunakan akun masing-masing pegawai ke aplikasi Satu Kemenkeu. Setelah berhasil masuk, dilanjutkan ke submenu Kepegawaian – Perjalanan Dinas – Dashboard Perjadin. Pada contoh implementasi e-Perjadin disini, Penulis memiliki dua role yaitu role sebagai Peserta Perjadin dan role sebagai PPSPM.

       Pada role sebagai Peserta Perjadin, menu yang ditampilkan adalah:

·         Dashboard : berisi Statistik Perjadin + Perjalanan Dinas Unit Tahun 2024

·         Pelaksanaan : berisi Daftar Pelaksanaan

·         Pertanggungjawaban : ada beberapa tab: Draft – Dikirim – Disetujui – Ditolak

Pengalaman Penulis selama menggunakan aplikasi e-Perjadin menggunakan role sebagai Pelaksana Kegiatan dilaksanakan tanpa kendala yang berarti karena sudah tersedia panduan dan tutorial yang telah disiapkan oleh pengembang aplikasi e-Perjadin. Apabila usulan kegiatan perjalanan dinas sudah disetujui dan sudah terbit ST dan SPD dari Pengelola Kegiatan, maka Pelaksana Kegiatan tinggal melaksanakan perjadin, melakukan geotagging, serta menyiapkan dan mengirimkan dokumen pelaksanaan dan pertanggungjawaban. Selanjutnya setelah pertanggungjawaban disetujui oleh PPK dan PPSPM, maka Peserta Perjadin tinggal menunggu pencairan uang perjalanan dinasnya.

       Pada menu role sebagai PPSPM pada Kanwil SJB, akan ditampilkan menu:

·         Dashboard : berisi Statistik Perjadin + Perjalanan Dinas Unit Tahun 2024

·         Pelaksanaan : Daftar Pelaksanaan

·         Pertanggungjawaban : Daftar Pertanggungjawaban : Sudah Disetujui PPK – Sudah Disetujui - Ditolak

Sebagaimana diuraikan pada bagian sebelumnya, kegiatan perjadin pada role PPSM akan tercantum di aplikasi e-Perjadin apabila kegiatan perjadin telah melalui proses persetujuan atau penolakan oleh PPK terhadap pelaksanaan atau pertanggungjawaban perjadin. Jika proses dari PPK belum dilakukan, maka pada menu PPSPM juga tidak akan muncul kegiatan perjadin tersebut. Ada semacam ketergantungan pada proses input data awal e-Perjadin. Berkaitan dengan hal tersebut, kiranya kelancaran setiap proses perjadin harus diawali dengan peran aktif dari pegawai/pejabat yang menjadi role Pengelola Kegiatan. Karena setiap keterlambatan maupun hambatan pada proses tersebut akan sangat berpengaruh pada proses e-Perjadin selanjutnya.

Hal berikutnya yang sedikit mengganggu pada role PPSPM adalah adanya banyak daftar ST atau kegiatan dari unit lain diluar Kanwil SJB. Ketika lebih diperhatikan detailnya, ternyata memang kegiatan tersebut tidak ada kaitannya dengan Kanwil, baik mengenai pegawai yang bertugas, Surat Tugas maupun pembebanan DIPA perjadinnya. Dalam perkembangannya jumlah kegiatan semacam itu semakin banyak seiring dengan bertambahnya kegiatan perjadin di unit lain. Untuk melihat dan meneliti lebih detail terhadap suatu kegiatan, langkah berikutnya yang dilakukan PPSPM adalah menolak atau menyetujui kegiatan tersebut. Ketika selesai menekan tombol menolak/menyetujui, ternyata aplikasi melakukan “refresh” dan langsung kembali ke menu daftar seluruh kegiatan yang banyak tadi. Kondisi ini semakin mengganggu apabila satu kegiatan atau ST diikuti oleh lebih dari satu orang Peserta perjadin, dimana proses “refresh” aplikasi akan kembali ke menu daftar seluruh kegiatan dan tidak fokus ke kegiatan yang sedang dilihat detailnya.