Jl. Lapangan Banteng Timur No.2-4, Jakarta Pusat
 1 50-991    ID | EN      Login Pegawai
 
Pentingnya Tata Kelola Arsip yang Efisien dan Efektif Dalam Memberi Manfaat Finansial dan Sosial Bagi Sebesar-besar Kemakmuran Rakyat
Dewi Lestuti Ambarwati
Jum'at, 25 Maret 2022   |   8885 kali

Tata kelola arsip yang efisien dan efektif tentu akan membawa dampak positif bagi suatu unit kerja, dimana salah satu tugas negara adalah memastikan arsip negara dapat terlindungi dan terselamatkan untuk kepentingan negara, pemerintahan, pelayanan publik, dan kesejahteraan rakyat. Sebagaimana yang diatur dalam Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara, pada Pasal 52 yang berbunyi : “Setiap orang dan/atau badan yang menguasai dokumen yang berkaitan dengan Perbendaharaan Negara wajib menatausahakan dan memelihara dokumen tersebut dengan baik sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku” dengan penjelasan Pasal 52 sebagai berikut : Peraturan perundang-undangan yang berlaku adalah Undang-undang tentang kearsipan. Selain itu pentingnya tata Kelola arsip/pemeliharaan arsip juga diatur pada UU No. 24 Tahun 2007 tentang Penanggulangan Bencana sebagaimana tercantum dalam Pasal 6 yang berbunyi : “Pemeliharaan arsip/dokumen otentik dan kredibel dari ancaman dan dampak bencana”

Apabila kita gali lebih lanjut, arsip mampu merekam suatu keputusan, tindakan, ataupun memori dimana merupakan warisan yang unik dan tidak tergantikan melintasi satu generasi ke generasi berikutnya. Tata kelola arsip dibutuhkan untuk melestarikan nilai guna dan peruntukannya sebagai sumber informasi yang sah dalam mendukung kegiatan administrasi yang akuntabel dan transparan yang memainkan peran penting dalam pengembangan masyarakat dengan cara menjaga dan membantu memori individu maupun kolektif. Keterbukaan akses arsip mampu memperkaya pengetahuan kita mengenai masyarakat, mendorong demokrasi, melindungi hak warga negara, serta meningkatkan kualitas hidup.

Berkaitan dengan arsip yang dimiliki negara (dimana merupakan arsip yang dihasilkan dari kegiatan Lembaga Negara dan kegiatan yang menggunakan sumber dana negara), arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara harus dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatannya, seperti: Arsip yang berkaitan dengan kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya, dan masalah-masalah pemerintahan yang strategis.

Untuk lebih mengetahui secara detail, ada berbagai jenis dan ragam arsip, yaitu :

        1. Berdasarkan fungsinya, meliputi :

a.     Arsip Aktif : Arsip dengan frekuensi penggunaan yang tinggi dan terus menerus

b.     Arsip Vital : Arsip dengan keberadaannya yang merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip dan tidak dapat diperbaharui serta tidak tergantikan apabila rusak dan hilang.

c.     Arsip Inaktif : Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun

     2. Berdasarkan subjeknya, misalnya : arsip kepegawaian, arsip keuangan , arsip pemasaran

     3. Berdasarkan sifat kepentingannya (level of importance) : arsip tidak berguna, arsip berguna, arsip penting, arsip vital, dan arsip terjaga

     4. Berdasarkan tingkat keasliannya : asli, tembusan, salinan, dan petikan

     5. Berdasarkan kekuatan hukum : arsip otentik dan arsip tidak otentik

Setelah melihat macam-macam arsip, mari kita lihat kebijakan kearsipan di DJKN :

     1. Pengelolaan arsip dinamis yang memadai dilakukan melalui :

a.     Program arsip vital dan terjaga yang termitigasi dengan baik

b.     Persiapan dalam rangka pengawasan kearsipan internal dan monitoring dengan baik

    2. Informasi pengelolaan dan penyajian arsip dilaksanakan melalui kegiatan webinar kearsipan yang bertemakan arsip produk sejarah organisasi DJKN dari masa ke masa

   3. Pembinaan kearsipan yang kontinyu serta hasil pembinaan yang siap dievaluasi dilakukan dengan kegiatan lomba kearsipan yang menjadi tradisi dan kebutuhan organisasi.

Berkaitan dengan kebijakan DJKN di atas mengenai tata kelola arsip, pentingnya bagi suatu unit kerja dalam hal ini DJKN sebagai Pengelola Kekayaan Negara untuk menerapkan tata Kelola arsip yang baik dalam mengatur data/dokumen aset negara yang dimilikinya yang sejalan dengan misi menjadi Pengelola Kekayaan Negara yang profesional dan akuntabel dalam rangka mendukung visi Kementerian Keuangan menjadi Pengelola Keuangan Negara untuk mewujudkan Perekonomian Indonesia yang Produktif, Kompetitif, Inklusif, dan berkeadilan serta untuk sebesar-besar kemakmuran rakyat.

Berdasarkan kebijakan kearsipan DJKN yang telah disebutkan di atas. Mari kita bahas mengenai permasalahan pengelolaan arsip di Kementerian Keuangan khususnya di DJKN, sebagai berikut :

     1. Unit kerja dipenuhi dengan arsip

Saat ini arsip di beberapa unit kerja masih tertumpuk dan belum terkelola dengan baik yang disimpan dengan kepentingan masing-masing pegawai.

     2. Pencarian kembali arsip tidak dapat dilakukan secara cepat, tepat, dan benar

Arsip yang telah disimpan sulit untuk ditemukan kembali

     3. Tidak ada petugas khusus yang menangani arsip

Tidak adanya petugas yang menangani arsip secara khusus dan profesional yang memahami tata kelola pengarsipan, ditambah lagi pemberkasan arsip tidak berdasarkan klasifikasi tetapi nomor urut agenda atau jenis naskah dinas.

Setelah membahas beberapa permasalahan tata Kelola arsip di DJKN. Penulis ingin menyampaikan beberapa rekomendasi perbaikan pada tata kelola arsip di DJKN, meliputi :

      1. Pengelolaan arsip dengan sistem aplikasi pemutakhiran database

Arsip disimpan sesuai dengan sistem aplikasi pemutakhiran database sehingga terselamatkannya arsip yang mempunyai nilai sejarah dan pertanggungjawaban secara nasional

      2. Adanya pemisahan pada arsip aktif dan inaktif

Arsip aktif dan inaktif dapat terpisahkan serta terkelola dengan baik dan didukung oleh prasarana dan sarana yang memadai sehingga penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan cepat dan tepat

      3. Terdapat petugas khusus tata kelola kearsipan

Adanya petugas yang khusus menangani arsip sehingga pemberkasan arsip dapat mempergunakan klasifikasi

Di akhir kata, Penulis ingin menyampaikan “Tetap semangat berjuang mengubah paradigma pengelolaaan kearsipan dari suatu kewajiban menjadi sebuah kebutuhan”.

(Penulis : Hedaryani - Kepala Subbagian Sumber Daya Manusia Kanwil DJKN SJB)

 

Disclaimer
Tulisan ini adalah pendapat pribadi dan tidak mencerminkan kebijakan institusi di mana penulis bekerja.
Foto Terkait Artikel
Peta Situs | Email Kemenkeu | Prasyarat | Wise | LPSE | Hubungi Kami | Oppini