Tata kelola arsip yang
efisien dan efektif tentu akan membawa dampak positif bagi suatu unit kerja,
dimana salah satu tugas negara adalah memastikan arsip negara dapat terlindungi
dan terselamatkan untuk kepentingan negara, pemerintahan, pelayanan publik, dan
kesejahteraan rakyat. Sebagaimana yang diatur dalam Undang-Undang Nomor 1 Tahun
2004 tentang Perbendaharaan Negara, pada Pasal 52 yang berbunyi : “Setiap
orang dan/atau badan yang menguasai dokumen yang berkaitan dengan
Perbendaharaan Negara wajib menatausahakan dan memelihara dokumen tersebut
dengan baik sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku” dengan
penjelasan Pasal 52 sebagai berikut : Peraturan perundang-undangan yang berlaku
adalah Undang-undang tentang kearsipan. Selain itu pentingnya tata Kelola
arsip/pemeliharaan arsip juga diatur pada UU No. 24 Tahun 2007 tentang
Penanggulangan Bencana sebagaimana tercantum dalam Pasal 6 yang berbunyi : “Pemeliharaan
arsip/dokumen otentik dan kredibel dari ancaman dan dampak bencana”
Apabila kita gali lebih
lanjut, arsip mampu merekam suatu keputusan, tindakan, ataupun memori dimana
merupakan warisan yang unik dan tidak tergantikan melintasi satu generasi ke
generasi berikutnya. Tata kelola arsip dibutuhkan untuk melestarikan nilai guna
dan peruntukannya sebagai sumber informasi yang sah dalam mendukung kegiatan
administrasi yang akuntabel dan transparan yang memainkan peran penting dalam
pengembangan masyarakat dengan cara menjaga dan membantu memori individu maupun
kolektif. Keterbukaan akses arsip mampu memperkaya pengetahuan kita mengenai
masyarakat, mendorong demokrasi, melindungi hak warga negara, serta
meningkatkan kualitas hidup.
Berkaitan dengan arsip
yang dimiliki negara (dimana merupakan arsip yang dihasilkan dari kegiatan
Lembaga Negara dan kegiatan yang menggunakan sumber dana negara), arsip negara
yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara harus
dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatannya, seperti: Arsip yang berkaitan
dengan kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian
internasional, kontrak karya, dan masalah-masalah pemerintahan yang strategis.
Untuk lebih mengetahui secara detail, ada berbagai jenis dan ragam arsip, yaitu :
1. Berdasarkan fungsinya,
meliputi :
a. Arsip Aktif : Arsip dengan frekuensi penggunaan yang tinggi dan
terus menerus
b. Arsip Vital : Arsip dengan keberadaannya yang merupakan
persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip dan tidak dapat
diperbaharui serta tidak tergantikan apabila rusak dan hilang.
c. Arsip Inaktif : Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun
2. Berdasarkan subjeknya, misalnya : arsip
kepegawaian, arsip keuangan , arsip pemasaran
3. Berdasarkan sifat kepentingannya (level
of importance) : arsip tidak berguna, arsip berguna, arsip penting, arsip
vital, dan arsip terjaga
4. Berdasarkan tingkat keasliannya : asli, tembusan, salinan, dan petikan
5. Berdasarkan kekuatan hukum : arsip
otentik dan arsip tidak otentik
Setelah melihat
macam-macam arsip, mari kita lihat kebijakan kearsipan di DJKN :
1. Pengelolaan arsip dinamis yang
memadai dilakukan melalui :
a. Program arsip vital dan terjaga yang termitigasi dengan baik
b. Persiapan dalam rangka pengawasan kearsipan internal dan
monitoring dengan baik
2. Informasi
pengelolaan dan penyajian arsip dilaksanakan melalui kegiatan webinar kearsipan
yang bertemakan arsip produk sejarah organisasi DJKN dari masa ke masa
3.
Pembinaan kearsipan yang kontinyu serta hasil pembinaan yang siap dievaluasi
dilakukan dengan kegiatan lomba kearsipan yang menjadi tradisi dan kebutuhan
organisasi.
Berkaitan dengan
kebijakan DJKN di atas mengenai tata kelola arsip, pentingnya bagi suatu unit
kerja dalam hal ini DJKN sebagai Pengelola Kekayaan Negara untuk menerapkan tata
Kelola arsip yang baik dalam mengatur data/dokumen aset negara yang dimilikinya
yang sejalan dengan misi menjadi Pengelola Kekayaan Negara yang profesional
dan akuntabel dalam rangka mendukung visi Kementerian Keuangan
menjadi Pengelola Keuangan Negara untuk mewujudkan Perekonomian
Indonesia yang Produktif, Kompetitif, Inklusif, dan berkeadilan serta untuk
sebesar-besar kemakmuran rakyat.
Berdasarkan kebijakan
kearsipan DJKN yang telah disebutkan di atas. Mari kita bahas mengenai
permasalahan pengelolaan arsip di Kementerian Keuangan khususnya di DJKN,
sebagai berikut :
1. Unit kerja dipenuhi dengan arsip
Saat ini arsip di
beberapa unit kerja masih tertumpuk dan belum terkelola dengan baik yang
disimpan dengan kepentingan masing-masing pegawai.
2. Pencarian kembali arsip tidak dapat
dilakukan secara cepat, tepat, dan benar
Arsip yang telah
disimpan sulit untuk ditemukan kembali
3. Tidak ada petugas khusus yang
menangani arsip
Tidak adanya petugas
yang menangani arsip secara khusus dan profesional yang memahami tata kelola
pengarsipan, ditambah lagi pemberkasan arsip tidak berdasarkan klasifikasi
tetapi nomor urut agenda atau jenis naskah dinas.
Setelah membahas
beberapa permasalahan tata Kelola arsip di DJKN. Penulis ingin menyampaikan
beberapa rekomendasi perbaikan pada tata kelola arsip di DJKN, meliputi :
1.
Pengelolaan arsip dengan sistem aplikasi pemutakhiran database
Arsip disimpan sesuai
dengan sistem aplikasi pemutakhiran database sehingga terselamatkannya arsip
yang mempunyai nilai sejarah dan pertanggungjawaban secara nasional
2. Adanya pemisahan pada arsip aktif dan
inaktif
Arsip aktif dan inaktif
dapat terpisahkan serta terkelola dengan baik dan didukung oleh prasarana dan sarana yang
memadai sehingga penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan cepat dan tepat
3.
Terdapat petugas khusus tata kelola kearsipan
Adanya petugas yang
khusus menangani arsip sehingga pemberkasan arsip dapat mempergunakan
klasifikasi
Di akhir kata, Penulis
ingin menyampaikan “Tetap semangat berjuang mengubah paradigma pengelolaaan
kearsipan dari suatu kewajiban menjadi sebuah kebutuhan”.
(Penulis : Hedaryani - Kepala
Subbagian Sumber Daya Manusia Kanwil DJKN SJB)