Pekanbaru – Kanwil Direktorat Jenderal Kekayaan Negara Riau, Sumbar, dan Kepri (Kanwil DJKN RSK) menyelenggarakan Sosialisasi dan Bimbingan Teknis di Bidang Kesekretariatan pada 9-10 Juni 2015 di Aula Gedung Kanwil DJKN RSK. Sosialisasi dihadiri oleh jajaran pejabat dan staf dari Kanwil DJKN RSK juga lima Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) yang berada di wilayah kerjanya. Narasumber berasal dari Sekretariat Kantor Pusat DJKN dengan beragam materi yang cukup padat mencakup pola mutasi jabatan karier dan pelaksana, penilaian kinerja pegawai terkait proses kenaikan pangkat PNS, monitoring dan pelaporan ketertiban pegawai melalui aplikasi DIANAS, evaluasi pelaksanaan penataan peringkat dan jabatan pelaksana di lingkungan DJKN, penatausahaan arsip, anggaran responsif gender, juga pengarus utamaan gender.

Terkait dengan pola mutasi pelaksana, narasumber mengatakan bahwa berdasarkan amanat Perdirjen Nomor 9/KN/2014 Tentang Pola Mutasi Pelaksana di Lingkungan DJKN, mutasi reguler terjadwal akan dilakukan sekurang-kurangnya 2 kali setahun. Sedangkan masa kerja di suatu unit kerja berlangsung antara dua sampai dengan lima tahun, dengan pertimbangan mutasi pelaksana adalah homebase, masa kerja pada unit terakhir, status hukuman disiplin, Nilai Kinerja Pegawai, nilai zona, formasi kebutuhan pelaksana, pembagian zona, aspirasi pegawai, dan/atau kebutuhan organisasi.

Homebase mengacu ke suatu tempat yang berisi preferensi kota/pilihan domisili Pelaksana sebagaimana termuat dalam perubahan data terakhir dalam Sistem Informasi Kepegawaian. Sehingga dalam pemilihan lima preferensi kantor dalam pembagian zona, Pelaksana dapat memilih satu diantaranya meliputi homebase sebagai preferensi pertamanya. Preferensi kantor selain homebase terdiri dari 4 preferensi kantor sesuai dengan Pembagian Zona yang wajib dipilih (nantinya akan terakomodir dan masuk dalam data sistem) dan preferensi ini akan digunakan sebagai masukan dalam hal penempatan/zoning Pelaksana dalam sistem mutasi. Dalam pemilihan preferensi kantor, ditentukan bahwa sedikitnya meliputi 3 zona yang berbeda. Terkait dengan perihal mutasi ini, updating data alamat homebase pegawai pada aplikasi SIMPEG-DJKN menjadi penting karena akan menjadi dasar dalam penentuan mutasi.

Sedangkan terkait pola mutasi jabatan karier, Perdirjen Nomor 10/KN/2014 tentang Perubahan Perdirjen KN Nomor 8/KN/2012 tentang Pola Mutasi Jabatan Karier di Lingkungan DJKN menyebutkan bahwa  selain mempertimbangkan  persyaratan administrasi, perpindahan jabatan juga memperhatikan perihal standar kompetensi jabatan yang ditetapkan, prestasi kerja, jangka waktu menduduki jabatan dan/atau wilayah kerja, peringkat jabatan, hukuman disiplin PNS, kebutuhan organisasi, dan/atau persyaratan lainnya yang ditetapkan Direktur Jenderal.

“Yang menjadi masalah dalam pengarsipan bukanlah terletak pada sulitnya menerapkan suatu sistem kearsipan, tetapi lebih pada bagaimana meyakinkan orang untuk mau menerapkan kearsipan sesuai dengan kaidah kearsipan,” kata narasumber dari Kantor Pusat DJKN Desti Manik. Dia mengingatkan bahwa para pegawai harus mengindahkan kaidah-kaidah yang berlaku demi kepentingan kantor dan juga untuk memudahkan si pegawai itu sendiri dalam mencari dan menemukan data dan dokumen saat dibutuhkan. Selanjutnya Desti menjabakan bahwa pembenahan arsip inaktif dimulai dari kondisi riil arsip yang kacau, lalu dilakukan pemilihan apakah dokumen-dokumen tersebut adalah non arsip/duplikasi yang akan berujung kepada pemusnahan, atau apakah dokumen-dokumen tersebut merupakan arsip yang memberkas atau berupa lembaran lepas.

Acara juga diselingi oleh  beragam permainan yang bertujuan memotivasi pegawai dipandu oleh seorang motivator yang didatangkan oleh Kantor Pusat DJKN. – (Timothée K.M.)