Penulis: ABD. CHOLIQ (abd.choliq@kemenkeu.go.id)

Kepala Seksi Kepatuhan Internal Kanwil DJKN RSK

Untuk menumbuhkan awareness pegawai di setiap unit kerja di lingkungan Kementerian Keuangan terkait manajemen keberlangsungan bisnis sebagaimana diatur di dalam Keputusan Menteri Keuangan nomor 520/KMK.01/2021 tentang Pedoman Pengelolaan Manajemen Keberlangsungan Bisnis (MKB), merupakan sebuah terobosan untuk memberikan langkah-langkah antisipasi bagi organisasi dalam menghadapi kondisi kedaruratan secara terstruktur.

Kementerian Keuangan menciptakan metode pengelolaan kebencanaan dengan harapan  jauh lebih komprehensif baik dari sisi jenis bencana yang dihadapi maupun tata kelolanya sejak masa pra-bencana, saat bencana terjadi dan pasca-bencana. Bencana alam, non alam, dan sosial telah menjadi bagian dari dinamika organisasi masa kini yang harus diantisipasi. Maka penulis dalam artikel ini akan mencoba menguraikan Manajemen Keberlangsungan Bisnis (MKB), diantaranya:

A.    Bencana, Dampaknya, dan Manajemen Keberlangsungan Bisnis

B.    Tata Kelola Manajemen Keberlangsungan Bisnis

C.   Pengisian Dokumen Manajemen Keberlangsungan Bisnis

D.   Implementasi Manajemen Keberlangsungan Bisnis

A.   Bencana, Dampaknya, dan Manajemen Keberlangsungan Bisnis

1.Dampak bencana terhadap pegawai, unit kerja, dan organisasi.

Bencana dan keadaan darurat dapat terjadi di mana saja dan kapan saja, termasuk di tempat kerja. Kejadian seperti kebakaran, banjir, tanah longsor, cuaca ekstrim, erupsi gunung api, gempa bumi, tsunami, gangguan jaringan, ledakan bahan kimia, hingga insiden radiologi dapat mengganggu operasional bisnis, menyebabkan kerugian material, serta membahayakan keselamatan pegawai.  

Mengingat kondisi Indonesia yang rentan terhadap bencana termasuk salah satu Negara yang memiliki wilayah dengan risiko tinggi terhadap bencana,  mengingat kantor vertikal yang tersebar di seluruh Indonesia, dalam rangka menjaga kesinambungan pelayanan dan proses bisnisnya, perlu menyusun rencana untuk menjamin keberlangsungan bisnis organisasi. Kementerian Keuangan menciptakan metode pengelolaan kebencanaan yang jauh lebih komprehensif baik dari sisi jenis bencana yang dihadapi maupun tata kelolanya sejak masa pra-bencana, saat bencana terjadi dan pasca-bencana.  

Bencana adalah salah satu aspek yang tak terpisahkan dari perjalanan panjang manusia di muka Bumi ini. Sejak zaman dahulu hingga era modern sekarang ini, manusia selalu dihadapkan pada berbagai bencana alam dan insiden yang tak terduga. Secara sederhana, bencana adalah gejala alam atau insiden yang dapat mengakibatkan kerusakan, penderitaan, dan kerugian besar pada manusia, hewan, serta ekosistem. Sementara itu, Kamus Besar Bahasa Indonesia mengartikan bencana sebagai sesuatu yang menyebabkan (menimbulkan) kesusahan, kerugian, atau penderitaan; kecelakaan; bahaya.

Dampak bencana sangat beragam, berikut beberapa poin penting yang perlu diperhatikan:

·         Kerugian Ekonomi, bencana sering kali mengakibatkan kerusakan properti, kerugian produksi, dan infrastruktur yang rusak. Bencana dapat memengaruhi pertumbuhan ekonomi suatu wilayah dan mengakibatkan hilangnya lapangan kerja.

·         Kerugian Fisik dan Kehilangan Nyawa, dampak bencana bisa sangat mengerikan, termasuk cedera fisik dan kehilangan nyawa. Dalam banyak kasus, tindakan cepat dalam penyelamatan dan perawatan medis dapat mengurangi dampak ini.

·         Kerusakan Lingkungan, bencana sering kali merusak ekosistem dan lingkungan. Kebakaran hutan, misalnya, dapat menghancurkan habitat hewan dan tumbuhan serta menyebabkan kerusakan jangka panjang.

·         Dampak Sosial dan Psikologis, bencana dapat berdampak pada kesejahteraan mental dan emosional individu dan masyarakat. Dampak psikologis, seperti stres pasca-trauma, bisa bertahan lama setelah bencana berakhir.

2.      Latar belakang pengembangan manajemen keberlangsungan bisnis.

Perjalanan dinamika organisasi yang terjadi di internal Kementerian Keuangan menuntut untuk diperlukannya pengaturan terkait manajemen keberlangsungan bisnis secara holistik. Sebelumnya KMK 119/2020 tentang pedoman pelaksanaan rencana keberlangsungan layanan terkait dampak COVID-19 di lingkungan Kemenkeu, menjelaskan:

·         Ruang lingkup bencana adalah hanya pandemi COVID-19 (KMK 119/2020 - 18 Mar 2020).

·         Ekosistem adalah sistem pengendalian (Alternatif Proses Bisnis) pada 1.358 Layanan dan mekanisme pelaporan berjenjang: Instansi Pusat dan Vertikal- Sekretariat.

·         Prosedurnya adalah menetapkan prosedur selama pandemi COVID-19.

Kemudian sesudah Covid-19 KMK 119/2020 tentang Manajemen Keberlangsungan Bisnis Kemenkeu meliputi, pertama bencana alam. Kedua bencana non alam. Ketiga  bencana sosial, mengacu UU 24/2007 tentang Penanggulangan Bencana.

Siklus pengembangan Manajemen Keberlangsungan Bisnis (MKB) berdasarkan BCMBoK / ISO 22301 meliputi:1. Pengembangan Kebijakan, 2. Analisis Dampak Bisnis, 3. Analisis Risiko Keberlangsungan Bisnis, 4. Strategi Keberlang sungan Bisnis, 5. Pengem bangan Respon Kebencanaan, 6. Simulasi dan Uji Coba, Pemantauan dan Evaluasi, 7. Komunikasi dan Pelatihan.

Kerangka Pedoman MKB KMK 520/KMK.01/2021

·         Pedoman MKB menjadi landasan dalam pelaksanaan MKB jangka panjang yang telah direncanakan tahapannya pada penyusunan manajemen program.

·         Kementerian Keuangan menyusun pedoman Manajemen Kelangsungan Bisnis yang akan diterapkan pada seluruh instansi pusat, instansi vertikal, dan unit pelaksana teknis (UPT) di lingkungan Kementerian Keuangan yang tersebar di berbagai wilayah Indonesia.

·         Jenis bencana yang menjadi ruang lingkup bencana yang ditangani, yaitu Bencana Alam, Bencana Nonalam, dan Bencana Sosial. Hal ini mengacu ke UU 24 Tahun2007 tentang Penanggulangan Bencana.

Pedoman MKB Kementerian Keuangan

a.    Tata Kelola MKB

·         Kerangka Umum MKB

·         Struktur Pengelolaan MKB

·         Pola Komunikasi MKB

b.    Dokumen MKB

·         Kebijakan MKB

·         Analisa Dampak Bisnis

·         Asesmen Risiko Keberlangsungan Bisnis

·         Srtategi Keberlangsungan Bisnis

·         Pengembangan Respon Kebencanaan

c.     Prosedur Pelaksanaan MKB

·         Prosedur Prabencana

·         Prosedur Penanganan Darurat Bencana

·         Prosedur Pemulihan Pascabencana

d.    Sistem TIK MKB

·         Ruang Lingkup Pemanfaatan Aplikasi

·         Pengelolaan Dokumen MKB

3.   Cara penyelamatan diri dan asset penting unit kerja saat terjadi bencana

Prosedur Penanganan Bencana Dalam Manajemen Keberlangsungan Bisnis (MKB)

Berdasarkan waktu kejadian bencana, prosedur penanganan bencana terbagi atas 3 bagian yaitu:

3.1. Pra Bencana

Pra Bencana, yaitu langkah persiapan dalam menghadapi bencana dengan tujuan untuk meminimalkan risiko yang mungkin terjadi. Sebagai contoh: penyediaan sarana dan prasarana kantor sesuai standar gedung, jaringan, peralatan, dan mesin yang telah ditetapkan, pengujian Sistem Manajemen Kelangsungan bisnis, pelatihan keselamatan, safety induction, backup data, informasi petunjuk keselamatan, update kontak darurat.

3.2. Selama Bencana

Ketika bencana terjadi, Koordinator Keberlangsungan Bisnis memastikan bahwa pegawai dan seluruh pemangku kepentingan melakukan tindakan penyelamatan diri. Selanjutnya, Koordinator Keberlangsungan Bisnis perlu melakukan langkah-langkah penga_manan aset dan dokumen penting lainnya. Lalu, Koordinator Keberlangsungan Bisnis harus segera melaporkan kepada Tim Penanganan Bencana melalui Help Desk. Respon penyelamatan diri yang dilakukan sangat tergantung pada jenis bencana yang dihadapi. Sebagai contoh, bencana yang dihadapi yaitu gempa bumi, kebakaran, banjir dan erupsi.

a.    Gempa Bumi

·         Indoor, maksudnya cari tempat paling aman dari bahaya reruntuhan, berlindung di bawah meja dan kursi, waspada terhadap atap yang runtuh, temukan rute evakuasi, tidak menggunakan lift, waspada arus pendek, lari keluar jika memungkinkan, menutup mulut dan hidung untuk menghindari polusi.

·         Outdoor, maksudnya tetap di luar, hindari bangunan/barang-barang yang mudah roboh.

b.    Kebakaran

·         Merangkak lebih rendah agar terhindar dari asap menuju pintu keluar, beritahu kepada setiap pegawai untuk tetap merunduk ke dekat lantai ketika menyelamatkan diri dari kebakaran.

·         Ketika alarm asap berbunyi segera keluar, jika ada asap yang menghalangi segera cari jalan lain.

·         Jika terpaksa harus menerobos asap, berjalan atau merangkak di bawah asap menuju jalan keluar.

·         Sebelum membuka pintu, sentuhlah dengan hati-hati gagang pintu dan pintu. Jika terasa panas, carilah jalan keluar lain.

·           Jika ada asap masuk melalui pintu, biarkan pintu itu tetap tertutup dan gunakan jalan keluar lain.

·           Bukalah pintu secara perlahan dan bersiap untuk menutupnya jika muncul asap atau api yang muncul tiba-tiba.

·           Jika anda tidak dapat keluar, tutuplah pintu, tutupi ventilasi dan sela-sela pintu dengan pakaian atau lakban untuk mencegah masuknya asap.

·           Jika pakaian anda terbakar segeralah berhenti, tiarap dan berguling-guling sampai api padam sambil menutup wajah dengan kedua tangan. Jika tidak dapat melakukan hal tersebut, segera padamkan api dengan. selimut.

·           Hubungi petugas atau pemadam kebakaran dan sampaikan posisi anda serta berikan sinyal atau isyarat dengan senter atau pakaian anda melalui jendela.

·           Apabila anda melihat kebakaran segera hubungi pemadam kebakaran, sampaikan ke petugas pemadam lokasi kejadian kebakaran.

c.     Banjir

·         Dengarkan informasi dari radio, televisi, maupun media elektronik lainnya.

·         Segera berpindah ke lantai yang lebih tinggi atau keluarlah menuju dataran yang lebih tinggi, jangan menunggu instruksi untuk berpindah.

·         Berhati-hatilah terhadap daerah yang dapat terjadi banjir tiba-tiba.

·         Jika terpaksa berjalan dalam air, berjalanlah pada pijakan yang tidak bergerak. Gunakan tongkat atau sejenisnya untuk memastikan kedalaman air di depan anda.

·         Jangan mengemudikan kendaraan pada daerah banjir, tinggalkan mobil anda dan berpindahlah ke dataran yang lebih tinggi.

·         Jangan berlindung di dekat sungai atapun an.ak Sungai.

d.    Erupsi

·         Segera tutup semua jendela, pintu dan sumber ventilasi, seperti ventilasi cerobong asap atau tungku.

·         Matikan AC dan sistem pemanas; dan pindah ke ruang interior tanpa jendela yang berada di atas permukaan tanah.

·         Untuk melindungi diri dari jatuhan abu vulkanik, cobalah untuk tetap di dalam rumah dan tempatkan handuk lembab di antara pintu dan tanah.

·         Jika Anda pergi ke luar, kenakan lengan panjang dan celana panjang, kenakan masker sekali pakai dan kenakan kacamata (dan beralih ke kacamata, bukan lensa kontak).

·         Abu vulkanik sangat berbahaya bagi mereka yang menderita penyakit pernafasan jadi keputusan terbaik adalah tetap berada di dalam rumah.

·         Setelah letusan, cobalah untuk menghindari mengemudi pada daerah dengan hujan abu vulkanik lebat.

·           Jika perlu dan dengan sangat hati-hati, bersihkan abu dari atap rumah, karena abu yang berat dapat menyebabkan bangunan runtuh.

·           Mengulurkan bantuan-menjangkau teman dan tetangga, terutama mereka yang mungkin memerlukan bantuan khusus.

Koordinator Keberlangsungan Bencana harus memastikan aset-aset strategis kantor dan dokumen penting lainnya (yang tidak ada backupnya) dalam posisi aman. Sehingga jumlah sumber daya yang dilaporkan kepada Tim Penanganan Bencana tetap akurat dan dapat dipedomani. Sebagai contoh: a. Jika masih memungkinkan, pastikan peralatan dan sarana penting lainnya dipindahkan ke tempat aman atau tempat yang lebih tinggi. b. Padamkan listrik melalui saklar utama, kemudian lepaskan semua peralatan listrik yang masih terpasang. Jangan pernah menyentuh peralatan kelistrikan jika dalam kondisi berdiri dalam air.

3.3. Pasca Bencana

Segera setelah bencana, Koordinator Keberlangsungan Bencana meng-assess situasi dan mengikuti prosedur darurat bencana sesuai situasi yang dihadapi. Jika Bencana terjadi di luar jam kerja, Petugas jaga (satpam) segera menyampaikan laporan kepada Koordinator Keberlangsungan Bencana. Laporan tersebut memuat informasi awal yang penting dan strategis disampaikan kepada Tim Penanganan Bencana, yang meliputi:

·         Detail waktu terjadinya bencana;

·         Kondisi Sumber Daya (Infrastruktur, Sistem, Jaringan., Peralatan, dan lingkungan) yang meliputi jumlah, tingkat kerusakan, kuantitas yang masih dapat dioperasionalkan;

·         Identifikasi Proses Bisnis yang masih dapat berjalan;

·         Kondisi pegawai dan keluarganya (jika diperlukan), yang meliputi keselematan, kondisi fisik, dan kondisi psikis.

Bagi pegawai tinggal di rumah, mengapa arsip keluarga juga harus dilindungi? Arsip dapat melindungi hak keperdataan bagi Masyarakat yang meliputi: hak sosial, hak ekonomi, danlainnya. •Misalnya: sertifikat tanah, ijazah, surat nikah, akte kelahiran, kartu penduduk, data kependudukan, surat wasiat, dan surat izin usaha berdasarkan UU No 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.

Tujuan Memahami Evakuasi Darurat

Pertama, melindungi para pegawai dari bencana. Melalui sistem yang terencana, tujuan memahami evakuasi darurat adalah untuk memastikan keselamatan para pegawai dari bencana. Hal ini penting, agar para korban dapat diarahkan dalam satu komando untuk meninggalkan tempat rawan bencana.

Kedua, meminimalisir korban. Saat bencana terjadi, kecepatan waktu dalam menolong korban sangat diperlukan, agar korban berjatuhan tidak banyak. Evakuasi korban ke tempat yang aman guna meminimalisr korban dan mengurangi kepanikan.

Ketiga, meningkatkan kesadaran pentingnya tanggap darurat. Memahami teknik evakuasi darurat dapat menjadikan pembelajaran bagi para pekerja untuk menerapkan kesiapsiagaan di tempat kerja. Melalui simulasi, pekerja mengetahui langkah yang harus diambil ketika bencana di tempat kerja terjadi.

Selanjutnya teknik evakuasi darurat, seperti: Tentukan lokasi evakuasi darurat, Nyalakan alarm darurat bencana, Gunakan alat bantuan sesuai bencana yang terjadi, Jangan panik, Prioritaskan disabilitas, Hubungi nomor penting seperti pemadam kebakaran, kepolisian maupun Ahli K3 (keselamatan dan kesehatan kerja).

B.   Tata Kelola Manajemen Keberlangsungan Bisnis

1.   Peta jalan dan rencana aksi Manajemen Keberlangsungan Bisnis

Rencana aksi ini terbagi dalam beberapa tahap yaitu tahap inisiasi dan tahap pengembangan Tahap I, Tahap II dan Tahap III:

Tahap Inisiasi (2020-2021)

·         Hasil evaluasi Keputusan Menteri Keuangan Nomor 119/KMK.01/2020 merupakan refleksi dari pembelajaran dalam upaya mengatasi covid-19 terhadap keberlangsungan bisnis pada Kementerian Keuangn yang mendasarkan pada konsep Business Continuity Plan (BCP).

·         Penetapan framework dan peta jalan manajemen keberlangsungan, awareness program, serta Keputusan Menteri Keuangan Nomor520/KMK.01/2021 tentang Pedoman Manajemen Keberlangsungan Bisnis.

Tahap Pengembangan Manajemen Keberlangsungan Bisnis

Tahap I 2022

·         Sosialisasi atau workshop Keputusan Menteri Keuangan Nomor 520/KMK.01/2021 kepada 1.189 unit kerja pusat dan daerah

·         Penyusunan dokumen Manajemen Keberlangsungan Bisnis di lingkungan Eselon I.

·         Melakukan evaluasi atas Business Continuity Plan Covid-19.

Tahap II 2023,

·         Melakukan Simulasi atau Pengujian atas dokumen Manajemen Keberlangsungan Bisnis di seluruh Unit Eselon I yang telah disusun pada tahun 2022

·         Pemantauan dan Evaluasi atas implementasi Manajemen Keberlangsungan Bisnis Tahun 2022.

Tahap III 2024,

·         Pemantauan dan Evaluasi atas implementasi Manajemen Keberlangsungan Bisnis tahun 2022-2023

·         Ppenyempurnaan keberlangsungan Bisnis Kemenkeu berdasarkan hasil Simulasi dan Pengujian serta Pemantauan dan Evaluasi.

Implementasi Manajemen Keberlangsungan Bisnis (MKB)

Rencana aksi untuk tahap inisiasi sampai dengan tahap III dilakukan sebagai berikut:

·         Membentuk struktur Pengelola Manajemen Keberlangsungan Bisnis mulai dari unit seselon I sampai dengan unit terkecil.

·         Melakukan pelatihan secara berkesinambungan kepada Pengelola Manajemen Keberlangsungan Bisnis di seluruh unit.

·         Melakukan Pembangunan dalam rangka penyusunan Dokumen Manajemen Keberlangsungan Bisnis pada masing-masing unit.

2.   Kebijakan utama, pengertian, tujuan, kerangka umum manajemen keberlangsungan bisnis

Tujuan utama MKB adalah mengupayakan keselamatan pegawai dan pemangku kepentingan serta mempertahankan kegiatan-kegiatan utama yang mendukung tujuan organisasi. Keputusan Menteri Keuangan menetapkan Pedoman Manajemen keberlangsungan bisnis untuk memastikan keberlangsungan layanan utama setelah terjadi gangguan.

Kebijakan Umum

a.    Kegiatan MKB harus dilakukan untuk memastikan keberlangsungan layanan utama selama keadaan darurat, sesuai dengan kebutuhan dan jangka waktu yang diharapkan.

b.    Kegiatan MKB harus mewakili kepentingan secara umum, mengutamakan keselamatan pegawai dan pemangku kepentingan dan dilakukan secara berkesinambungan.

c.     Kerangka Kerja keberlangsungan Bisnis meliputi.

d.    Keberhasilan Keberlangsungan Bisnis adalah tanggung jawab seluruh pejabat dan pegawai.

e.    Ruang lingkup Keberlangsungan. Bisnis dapat disesuaikan dengan perubahan profil risiko kegiatan dan layanan.

f.      Dokumen dan prosedur Keberlangsungan Bisnis adalah dokumen hidup (living documents) yang dikelola dan diperbarui oleh Tim Manajemen Kelangsungan Bisnis (TMKB).

g.    Pernyataan keadaan darurat dan kondisi normal ditentukan oleh Direktur Jenderal dan dapat diwakili oleh Sekretaris Dirjen atau pejabat lainnya yang ditunjuk.

h.    Setelah Deklarasi Darurat dikeluarkan, tanggapan terhadap keadaan darurat ditangani langsung oleh Tim Penanganan Bencana yang komposisi anggotanya dapat disesuaikan.

i.      Gangguan/bencana yang berdampak pada sistem, jaringan, atau infrastruktur yang berkaitan dengan Sistem ditangani sesuai dengan peraturan yang berkaitan dengan Business Continuity Plan (BCP).

Kebijakan Manajemen Keberlangsungan Bisnis (MKB). Ruang lingkup MKB mencakup seluruh sumber daya pada kantor yang meliputi: 1. Sumber Daya Manusia, 2. Gedung dan Bangunan, 3. Sistem dan Jaringan, 4. Mesin dan Peralatan.

Pengertian Manajemen Keberlangsungan Bisnis

MKB yang disebut Manajemen Keberlangsungan Bisnis merupakan proses sistematis dan terstruktur berdasarkan kernagka umum untuk mengidentifikasi potensi risiko bencana terhadap organisasi dan dampaknya pada operasi utama, dalam membangun ketahan organisasi dan dampaknya pada operasi bisnis utama, dalam membangun ketahanan organisasi Kementerian Keuangan.

Tujuan

·         Memastikan keberlangsungan layanan utama Kementerian Keuangan setelah terjadi gangguan;

·         Mengurangi dampak gangguan terhadap organisasi;

·         Meningkatkan Meningkatkan kesadaran para pejabat/ pegawai akan pentingnya kelangsungan bisnis organisasi;

·         dan kepercayaan dan kepuasan stakeholders terhadap penyelenggaraan layanan Kemenkeu yang berkelanjutan dalam kondisi kahar/bencana.

Kerangka Umum

a.    Pengembangan kebijakan

Implementasi MKB di internal organisasi yang digunakan acuan dalam Menyusun program dan kegiatan terkait pengembangan MKB unit masing-masing.

b.    Analisi Dampak Bisnis

Merupakan proses penentuan dan dokumentasi dampak dari kejadian yang menimbulkan gangguan terhadap setiap proses bisnis utama.

c.     Analisis Risiko Keberlangsungan Bisnis

Asesmen terhadap kemungkinan keterjadian dan dampak atas berbagai risiko yang berpotensi menimbulkan gannguan terhadap bisnis yang diukur berdasarkan Analisi Dampak Bisnis yang sudah dilakukan sebelumnya.

d.    Strategi Keberlangsung Bisnis

Strategi preventif (mitigasi), strategi respons krisis dan strategi pemulihan yang harus dilakukan antara terjadinya bencana dan waktu Ketika operasi normal dipulihkan.

e.    Pengembangan Respon dan Kebencanaan

Merupakan penerpanan renacana Keberlangsungan Bisnis dengan Menyusun sejumlah rencana keberlangsungan yang implementif dalam kondisi bencana yang relevan dengan kondisi di masing-masing wilayah.

f.      Simulasi dan Uji Coba

Kegiatan untuk mengukur kualitas perencanaan, kompetensi sumber daya manusia, dan efektifitas penerapan (Business Continuity Management) BCM response.

g.    Pemantauan dan Evaluasi

Memonitor, mengukur, menganalisis, dan mengevaluasi implementasi BCM mengacu pada regulasi dan kebijkan BCM Kemenkeu.

h.    Komunikasi dan Pelatihan

Peningkatan kesadaran dan pengetahuan terkait kebijakan, peran dan tanggung jawab setiap pihak, serta manfaat BCM bagi organisasi dan pegawai.

Acuan kerangka umum Manajemen Keberlangsungan Bisnis Kementerian Keuangan yaitu Business Continuity Management Body of Knowledge (BCMBok) yang terdapat pada benchmark ISO 22301 Tahun 2019.

ISO 22301:2019 adalah standar internasional yang memberikan kerangka kerja bagi organisasi untuk membangun dan memelihara Sistem Manajemen Keberlangsungan Bisnis (SMKB) yang efektif. Standar ini dirancang untuk membantu organisasi dalam merencanakan, membangun, mengimplementasikan, mengoperasikan, memantau, meninjau, memelihara, dan terus meningkatkan kemampuannya untuk merespons gangguan yang dapat mengganggu operasional bisnis.

Business Continuity Managemen (BCM) memainkan peran yang sangat penting dalam setiap organisasi. Agar perusahaan/organisasi dapat melanjutkan operasi bisnisnya saat terjadi gangguan, perlu menetapkan, menerapkan, dan terus meningkatkan proses manajemen keberlangsungan bisnis organisasi.

3.   Pengelola dan tanggung jawab pengelola manajemen keberlangsungan bisnis

Struktur Pengelola MKB

Secara umum struktur pengelola MKB terbagi atas 2 kondisi, yakni Struktur Pengelola MKB dalam kondisi normal, dan Struktur Pengelola MKB dalam kondisi bencana.

Struktur pengelola MKB berdasarkan kondisinya, dibedakan menjadi 2 sebagai berikut.

·         Kondisi Normal

Pada kondisi normal struktur pengelola MKB terdiri dari:

a.    Komite Pengarah;

b.    Koordinator Pengembangan MKB;

c.     Subkoordinator Pengembangan MKB; dan

d.    Pengembang Dokumen MKB Unit.

·         Kondisi Kebencanaan

Pada kondisi kebencanaan, struktur pengelola MKB terdiri dari:

a.    Koordinator Implementasi MKB, terdiri dari:

b.    Ketua;

c.     Koordinator Bidang Keuangan;

d.    Koordinator Bidang Tanggap Darurat;

e.    Koordinator Bidang Logistik dan Peralatan;

f.      Koordinator Bidang Komunikasi Kebencanaan dan Juru Bicara;

g.    Koordinator Bidang Pemulihan/Recovery Manager TIK;

h.    Koordinator Bidang Evakuasi, serta Pemulihan Fisik dan Psikologi Pegawai;

i.      Koordinator Bidang Evakuasi dan Pemulihan Aset;

j.      Koordinator Bidang Evakuasi dan Pemulihan Arsip;

k.     Koordinator Bidang Implementasi RKB;

l.      Satgas Tanggap Darurat dan Pemulihan Sumber Daya Ibu Kota Negara;

m.   Satgas Tanggap Darurat dan Pemulihan Sumber Daya Wilayah;

n.    Satgas Tanggap Darurat dan Pemulihan Sumber Daya Unit;

o.    Tim Implementasi RKB Pusat; dan

p.    Tim Implementasi RKB Unit.

Koordinator Bidang Komunikasi Kebencanaan dan Juru Bicara terdiri atas beberapa peran sebagai berikut.

a.    Komunikator.

b.    Penghubung dengan Media.

c.     Pengatur Logistik.

d.    Pengurus Administrasi.

Melihat dari struktur pengelola MKB di atas, khususnya pada kondisi kebencanaan, terdapat koordinator bidang komunikasi kebencanaan dan juru bicara yang pada intinya bertugas untuk menyampaikan informasi terkait bencana dan penanganannya kepada media/masyarakat, memantau perkembangan pemberitaan, mengelola hubungan dengan media, dan melaksanakan konferensi pers. Keberadaan koordinator bidang komunikasi pada struktur pengelola MKB menunjukkan betapa pentingnya fungsi komunikasi dalam kondisi sebelum dan sesudah terjadinya bencana maupun pada saat terjadinya bencana (tanggap darurat).

C.   Pengisian Dokumen Manajemen Keberlangsungan Bisnis

Standar kerangka kerja organisasi untuk merencanakan, menetapkan, menerapkan, mengoperasikan, memantau, meninjau, memelihara, dan meningkatkan sistem manajemen yang terdokumentasi untuk melindungi, mengurangi kemungkinan, dan memastikan pemulihan dari insiden/ganggunan.

Skema pilar ketahanan dan pemulihan organisasi

·         BCM (Business Continuity Management) adalah proses manajemen yang berfokus pada pengawasan dan penerapan strategi untuk mengatasi risiko gangguan yang tak terduga, seperti bencana alam, gangguan teknologi, atau krisis operasional.

·         BIA (Business Impact Analysis) adalah analisis yang digunakan bisnis untuk mengidentifikasi risiko yang berpotensi besar muncul dan mengganggu operasional Perusahaan.

·         DRA (Disruptive Risk Assessment) adalah Penilaian yang dilakukan untuk mengklasifikasikan risiko-risiko yang timbul dari hasil Business Impact Analysis (BIA).

·         BCS (Business Continuity Strategy) adalah Strategi Kelangsungan Bisnis adalah fase dalam proses perencanaan BCM. Ini adalah ringkasan konseptual dari strategi pencegahan (mitigasi), strategi tanggap krisis, dan strategi pemulihan yang harus dilaksanakan antara terjadinya bencana dan saat operasi normal dipulihkan.

·         BCP (Business Continuity Plan) adalah rencana kelangsungan bisnis adalah dokumen yang menguraikan informasi penting tentang perusahaan yang diperlukan jika terjadi keadaan darurat atau tidak terduga.

Benefitnya adalah meningkatkan ketahanan organisasi, Meningkatkan proses manajemen risiko, Menjamin respons sistematis terhadap krisis, Meningkatkan kepercayaan para pemangku kepentingan.

Kebijkan Terkait Dokumen MKB

a.    Dokumentasi hasil pengembangan MKB Kementerian Keuangan adalah dokumen hidup (living dokuments) yang dikelola dan diperbaruhi atas koordinasi seluruh Struktur Pengelola MKB yang terkait. Acuan implementasi MKB di lingkungan Kementeriang Keuangan juga tidak terlepas dari pedoman yang telag ada.

b.    Setiap unit kerja diharapkan mulai mempersiapkan sumber daya yang dibutuhkan, diantaranya peningkatan kapabilitas SDM, penyusunan dokumen MKB Unit, timeline simulasi dan pemantauan, serta hal-hal lain yang termasuk dalam strategi organisasi dalam rangka mendukung keberhasilan implementasi MKB.

c.     Gangguan/bencana yang menjadi fokus utama penanganan MKB adalah gangguan/bencana yang memiliki level”dampak tinggi” dan “dampak sangat tinggi” pada unit organisasi yang bersangkutan.

Tata Cara Pengisian Identitas Unit Dokumen MKB

Penyusunan Dokumen MKB diawali dengan pengisian Identitas Unit pada sheet pertama. Catatan: Selanjutnya, setiap lembar Dokumen MKB harus diberi tanggal penetapan dan ditandatangani oleh Ketua Pengembang Dokumen MKB Unit (Pimpinan unit kerja). Dokumen MKB ini disusun pada masa prabencana

a.    Kuesioner Analisis Dampak Bisnis (ADB)

ADB diimplementasikan melalui Kuesioner ADB. Sub Koordinator Pengembangan MKB dan Pengembang Dokumen MKB Unit bertanggung jawab untuk mengidentifikasi proses bisnis kritis, level dampak, dan identifikasi hal-hal lain yang akan digunakan dalam penyusunan Strategi Keberlangsungan Layanan. Merupakan proses menganalisis kegiatan utama yang dijalankan oleh organisasi dan dampak yang ditimbulkan jika terjadi gangguan terhadap kegiatan utama tersebut.

b.    Matriks Asesmen Risiko (AR)

AR dilakukan terhadap kemungkinan keterjadian dan dampak atas berbagai risiko yang berpotensi menimbulkan gangguan terhadap proses bisnis. Dalam MKB, risiko yang diases lebih difokuskan pada peristiwa/keadaan yang menyebabkan terhentinya proses bisnis inti atau layanan unggulan, sedikit berbeda dengan risiko terkait pencapaian kinerja sebagaimana KMK 577/2019 tentang Manajemen Risiko. Merupakan asesmen terhadap kemungkinan keterjadian dan dampak atas berbagai risiko kebencanaan yang berpotensi menimbulkan gangguan terhadap bisnis yang diukur berdasarkan ADB yang sudah dilakukan sebelumnya.

c.     Matriks Strategi Keberlangsungan Bisnis (SKB)

Meliputi kegiatan penyusunan strategi preventif, strategi respons bencana, dan strategi pemulihan yang harus dilakukan antara terjadinya bencana dan waktu ketika operasi normal dipulihkan, berdasarkan data dan hasil analisis yang diperoleh dari tahap Analisis Dampak Bisnis dan Asesmen Risiko. Yaitu strategi preventif, strategi respons bencana, dan srtategi pemulihan yang harus dilakukan antara terjadinya bencana dan waktu Ketika operasi normal dipulihkan.

d.    Pengembangan Respon Kebencanaan (RTDB, RKBU, dan RPKK) Secara umum, respon kebencanaan mempersiapkanlangkah taktis organisasi yang dikolaborasikan dari berbagai aspek (SDM, aset, arsip, komunikasi, dan sebagainya) yang dilakukan untuk meminimalisasi kerusakan melalui respon secepat mungkin.

e.    Rencana Tanggap Darurat Bencana (RTDB)

Merupakan dokumen yang berisi rencana yang disusun atas jenis bencana yang paling memungkin terjadi pada wilayah kantor unit yang bersangkutan, berdasarkan hasil Analisis Dampak Bisnis dan Asesmen Risiko Keberlangsungan Bisnis.

f.      Rencana Keberlangsungan Bisnis (RKB) Unit

Merupakan dokumen yang berisi panduan bagi organisasi dalam merespons, memulihkan, melanjutkan, dan mengembalikan operasi proses bisnis/layanan kritis pada tingkat tertentu setelah terjadi bencana

g.    Rencana Pengelolaan Komunikasi Kebencanaan (RPKK)

Merupakan dokumen yang berisi srtategi kehumasan dalam mengendalikan risiko, dampak, dan ketidakpastian akibat bencan.

h.    Laporan Penerapan Keberlangsungan Bisnis (LPKB)

Merupakan dokumen yang berisi panduan bagi organisasi dalam merespons, memulihkan, melanjutkan, dan mengembalikan operasi proses bisnis/layanan kritis pada tingkat tertentu setelah terjadi bencana. Disusun pada masa pascabencana, merupakan dokumen pascabencana yang memuat penjelasan terkait jenis, ruang lingkup, dan penyebab bencana, penjelasan terkait tindakan yang telah dilakukan beserta asesmen singkat apakah Tindakan tersebut telah memadai sebagai respon atas bencana yang terjadi dan telah memadai dalam memenuhi RTO, serta asesmen singkat apakah terdapat kebutuhan penyempurnaan/perbaikan terhadap keseluruhan MKB. RTO, atau Recovery Time Objective, adalah waktu maksimal yang diberikan kepada sebuah sistem atau aplikasi untuk pulih setelah terjadi bencana atau gangguan.

Pola Koordinasi Penyusunan Dokumen

·         Standar sistem pengendalian pada dokumen Rencana Keberlangsungan Bisnis (RKB), harus disusun dalam hal terdapat proses bisnis layanan kritis yang dilaksanakan oleh lebih dari satu Pengembang Dokumen MKB Unit pada Unit Eselon I/non Eselon.

·         Subkoordinator Pengembangan MKB Menyusun standar system pengendalian sebagai referensi unit dalam Menyusun RKB, memberikan bimbingan penyusunan, pemantauan, sinkronisasi penyusunan dokumen MKB pada Unit Eselon I masing-masing/non Eselon.

D.   Implementasi Dokumen Manajemen Keberlangsungan Bisnis

1.        Prosedur prabencana

Komunikasi dan Pelatihan yaitu proses dalam rangka peningkatan kesadaran dan pengetahuan terkait Manajemen Keberlangsungan Bisnis, peran dan tanggung jawab setiap pihak terkait MKB, serta manfaat MKB bagiorganisasi dan pegawai. Tujuan

·         mengembangkan kompetensi yang selaras menjadi budaya organisasi,

·         meningkatkan awareness pegawai, dan

·         memberikan pemahamanmelalui program pelatihan

Pelaksanaannya diintegrasikan dalam perencanaan program dan kegiatan di masing-masing UE I dengan dikoordinasikan oleh Kantor Vertikalnya. Pelatihan kepada seluruh pejabat/pegawai Kemenkeu dilaksanakan paling sedikit 1 (satu) kali dalam satu tahun.

Simulasi dan Uji Coba

·         Meliputi pengujian dalam rangka memastikan strategi BCM dapat diimplementasikan dengan baik.

·         Pengujian bertujuan untuk melakukan percobaan terhadap BCM, melatih anggota tim, serta pengujian terhadap teknologi dan prosedur.

·         Dikoordinasikan oleh Satgas Tanggap Darurat dan Pemulihan Sumber Daya dan Tim Implementasi RKB dengan melibatkan struktur pengelola MKB lainnya serta seluruh pejabat/pegawai di lingkungan unit kerjanya.

Tahapan: Pembelajaran Tertulis, Praktik, Focus Group Discussion/FGD

PenyempurnaanBerkelanjutan Penyempurnaan berkelanjutan diawali dengan pemantauan dan evaluasi. Pemantauan dan evaluasi dilakukan dalam rangka memonitor, mengukur, menganalisis, dan mengevaluasi implementasi MKB mengacu pada regulasi dan kebijakan Manajemen Kelangsungan Bisnis Kementerian Keuangan.

Obyek dan Pelaksana Pemantauandan Evaluasi

·         Kebijakan dan Manajemen Program MKB Kementerian Keuangan oleh Koordinator Pengembangan MKB

·         Seluruh Dokumen MKB yang disusun Pengembang MKB Unit oleh Subkoordinator Pengembangan MKB

Pemantauan dan evaluasi dilakukan setidaknya 3 (tiga) tahun sekali, atau dapat dilakukan sewaktu-waktu dalam hal terjadi perubahan organisasi yang signifikan, perubahan teknologi yang signifikan, perubahan tujuan bisnis, perubahan lingkungan bisnis, dll.

2.      Prosedur penanganan darurat bencana

·         Penerapan Rencana Tanggap Darurat (Emergency Response Plan) Bencana yang Berdampak pada Kelangsungan Bisnis.

·         Penerapan Rencana Tanggap Darurat (Emergency Response Plan) Bencana yang Berdampak pada Kelangsungan TIK.

·         Penerapan Rencana Pengelolaan Komunikasi Kebencanaan (Crisis Communication Plan).

·         Penerapan Rencana Keberlangsungan Bisnis/RKB (Business Continuity Plan).

3.      Prosedur Pemulihan Pascabencana

a.    Pemulihan Pasca Bencana yang Berdampak pada Kelangsungan TIK

·         Rencana Kelangsungan Layanan TIK.

b.    Bantuan Dana Dukungan Pemulihan bagi Pegawai

·         ketentuan mengenai jaminan kecelakaan kerja dan jaminan kematian bagi pegawai Aparatur Sipil Negara (PP 70 Tahun 2015 tentang JKK dan JKM bagi Pegawai).

·         Ketentuan mengenai pelaksanaan penanganan bencana di lingkungan Kementerian Keuangan (KMK 148/KMK.01/2020 tentang Penanganan Bencana Kemenkeu).

c.     Trauma Healing

·         Ketentuan mengenai pelaksanaan penanganan bencana di lingkungan Kementerian Keuangan (KMK 148/KMK.01/2020 tentang Penanganan Bencana di Lingkungan Kemenkeu).

d.    Pemulihan Aset yang Digunakan Kementerian Keuangan

·         Pemulihan didahului dengan pemusnahan dan penghapusan BMN ketentuan mengenai tata cara pemusnahan dan penghapusan BMN (PMK 83/2016 ttg Tata Cara Pelaksanaan Pemusnahan Dan Penghapusan BMN).

·         Pemulihan aset dilakukan melalui asuransi terhadap BMN berupa gedung dan bangunan  ketentuan mengenai pengasuransian BMN (PMK 97/PMK.06/2019 tentang Pengasuransian BMN).

·         Pemulihan aset dilakukan melalui kegiatan pemeliharaan terhadap BMN ketentuan mengenai pengelolaan BMN di lingkungan Kementerian Keuangan (KMK 334/KMK.01/2021 tentang Pengelolaan BMN Kemenkeu).

·         Pemulihan aset dilakukan melalui kegiatan restorasi /renovasi/ rehabilitasi/ rekonstruksi ketentuan mengenai pengadaan barang/jasa dalam penanganan keadaan darurat dan ketentuan mengenai pembangunan bangunan gedung Negara (Perlem LKPP 13/2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa dalam Keadaan Darurat dan PermenPUPR no 22/PRT/M/2018 tentang Pembangunan Gedung Negara).

·         Pemanfaatan BMN dan/atau prosedur penggunaan, pemanfaatan, dan pemindahtanganan BMD ketentuan mengenai pedoman pengelolaan BMD (Permendagri 19 Tahun 2016 Pedoman Pengelolaan BMD).

e.    Penyelamatan dan Pemulihan Arsip

·         Ketentuan mengenai pengelolaan arsip dinamis di lingkungan Kementerian Keuangan (KMK 682/KMK.01/2019 tentang Pengelolaan Arsip Dinamis).

Kesimpulan

Manajemen keberlangsungan bisnis untuk menjamin pelayanan publik saat bencana. Pengembangan Manajemen Keberlangsungan Bisnis (MKB) di lingkungan Kementerian diharapkan dapat membentuk budaya sadar bencana dan memberikan jaminan layanan kepada stakeholders selama masa bencana. ISO 22301:2019 adalah alat yang sangat berharga bagi organisasi yang ingin membangun ketahanan bisnis. Dengan menerapkan standar MKB, organisasi dapat mengurangi risiko gangguan, meningkatkan efisiensi, dan melindungi reputasi perusahaan.

Tujuan utama Manajemen Keberlangsungan Bisnis (MKB) adalah mengupayakan keselamatan pegawai dan pemangku kepentingan serta mempertahankan kegiatan-kegiatan utama yang mendukung tujuan organisasi. Keputusan Menteri Keuangan menetapkan Pedoman Manajemen keberlangsungan bisnis Kementerian Keuangan untuk memastikan keberlangsungan layanan utama setelah terjadi gangguan.

Penulis            : Abd. Choliq, Kepala Seksi Kepatuhan Internal Kanwil DJKN RSK

Referensi        :

1.    Materi e-learning Manajemen Keberlangsungan Bisnis/Klc.

2.    https://www.diklatkerja.com/blog/manajemen-bencana-dan-rencana-darurat-di-tempat-kerja-analisis-risiko-dan-implementasi#:~:text=Bencana dan keadaan darurat dapat terjadi di mana,bisnis, menyebabkan kerugian material, serta membahayakan keselamatan pekerja.

3.     https://setjen.kemenkeu.go.id/in/post/manajemen-keberlangsungan-bisnis-untuk-membangun-kemenkeu-tangguh-bencana

4.     https://www.hashmicro.com/id/blog/manajemen-adalah-pentingnya-bagi-bisnis-anda/

5.     https://klc2.kemenkeu.go.id/kms/knowledge/ini-video-748c68fe/detail/

6.     https://sites.google.com/view/pjjmkb/home

7.     https://opini.kemenkeu.go.id/article/read/komunikasi-kebencanaan-di-lingkungan-kementerian-keuangan-urgensi-gambaran-umum-dan-mekanisme

8.     https://konsultaniso9001.com/berita/iso-223012019-jantung-dari-sistem-manajemen-keberlangsungan-bisnis/

9.     https://kumparan.com/pengertian-dan-istilah/pengertian-bencana-jenis-jenis-dampak-dan-pencegahannya-21UkEk6YznG/1

10.  https://pusatkrisis.kemkes.go.id/cara-penyelamatan-saat-terjadi-bencana-alam

11.  https://djpb.kemenkeu.go.id/portal/images/dokumen_PPID/other/kep_695_pb_2018_-_Rencana_Kelangsungan_Bisnis_DJPb.pdf