Upaya peningkatan kualitas layanan salah satu yang telah dilakukan diantaranya melalui pelaksanaan Survei Kepuasan Masyarakat (SKM) dan Forum Konsultasi Publik (FKP) untuk mengetahui tingkat kualitas layanan dan menjaring masukan dari Masyarakat untuk penyempurnaan layanan. Forum Konsultasi Publik (FKP) merupakan tools untuk mendengarkan keinginan publik.

Pentingnya peran serta masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik dimulai sejak penyusunan standar pelayanan sampai dengan evaluasi dan pemberian penghargaan. Peran serta masyarakat diwujudkan dalam bentuk kerja sama, pemenuhan hak dan kewajiban masyarakat, serta peran aktif dalam penyusunan kebijakan pelayanan publik.

Apa itu Forum Konsultasi Publik?

Salah satu bentuk peran serta masyarakat adalah melalui Forum Konsultasi Publik (FKP). FKP merupakan kegiatan dialog, diskusi, pertukaran opini secara partisipatif antara penyelenggara layanan publik dengan publik tidak terbatas pada penyusunan Standar Pelayanan tetapi juga untuk membahas antara lain: rancangan kebijakan, penerapan kebijakan, dampak kebijakan, evaluasi pelaksanaan kebijakan, ataupun permasalahan terkait pelayanan publik dalam kerangka transparansi dan efektivitas untuk meningkatkan kualitas penyelenggaraan pelayanan publik. Pasal 2 PMK 46/PMK.01/2021 menekankan prinsip partisipatif dan transparansi sebagai salah satu bentuk implementasi dari FKP.

Berdasarkan surat nota dinas dari Sekretariat Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (DJKN), berkaitan dengan hasil pelaksanaan SKM dan FKP tersebut, oleh instansi/unit satuan kerja  beserta seluruh jajarannya untuk melaksanakan hal-hal sebagai berikut:

a.    Terus berupaya untuk senantiasa meningkatkan kualitas layanan dengan janji penyelesaian sesuai dengan standar pelayanan, SOP, maupun peraturan yang telah ditetapkan. Dengan catatan bahwa norma waktu yang telah ditetapkan pada standar pelayanan, SOP, maupun peraturan teknis lainnya merupakan waktu penyelesaian paling lama, diharapkan waktu penyelesaian layanan diselesaikan secepat mungkin dengan tetap menjaga kualitas output yang dihasilkan.

b.    Melaksanakan publikasi melalui berbagai media antara lain media sosial dengan materi yang disampaikan memuat seluruh layanan masing-masing unit yang telah ditetapkan pada standar pelayanan dengan minimal memuat 5 (lima) hal yaitu prosedur, persyaratan, jangka waktu penyelesaian, output layanan, serta saluran pengaduan. 

c.     Melanjutkan pelaksanaan SKM setiap triwulan serta menyampaikan hasil pelaksanannya paling lambat 2 (dua) minggu setelah periode triwulanan berakhir.

d.    Mengakselerasi pelaksanaan FKP agar dilaksanakan secepatnya serta menyampaikan hasil pelaksanannya paling lambat 7 (tujuh) hari kerja setelah pelaksanaan FKP. 

Penyelenggaraan acara Forum Konsultasi Publik (FKP) dengan mengundang peserta secara tatap muka dan ditandatangani dari 6 unsur yang di undang:  penyelengara layanan, pengguna layanan, stakeholder pelayanan publik, ahli/praktisi, organisasi masyarakat sipil, Media masa. Forum Konsultasi Publik (FKP) merupakan kegiatan dialog, diskusi, serta pertukaran opini secara partisipatif antara penyelenggara layanan publik dengan publik/pengguna layanan. Pelaksanaan FKP ini bertujuan untuk menyelaraskan standar layanan unit dengan kebutuhan stakeholder yang ditetapkan dalam Keputusan Direktur Jenderal Kekayaan Negara nomor KEP-60/KN/2023 Tentang Standar Pelayanan di Lingkungan Direktorat Jenderal Kekayaan Negara. Pada Kanwil DJKN sesuai Kepdirjen tersebut terdapat 4 (empat) layanan yaitu:

1)    Persetujuan/Penolakan Pemindahtanganan dengan cara Penjualan Barang Milik Negara berupa Selain Tanah dan/atau Bangunan pada Pengguna Barang.

2)    Pelayanan Penilaian oleh Penilai Pemerintah di Lingkungan Kanwil DJKN.

3)    Penerbitan Surat Pertimbangan Penghapusan secara Bersyarat/Mutlak atas Piutang Daerah.

4)    Pemberian Bimbingan Teknis Lelang kepada Balai Lelang dan Pejabat Lelang Kelas II.

Dasar Hukum Pembentukan Forum Konsultasi Publik

Perlu dipahami bahwa membangun kepercayaan masyarakat atas pelayanan publik yang dilakukan penyelenggara pelayanan publik merupakan kegiatan yang harus dilakukan seiring dengan harapan dan tuntutan seluruh warga negara dan penduduk tentang peningkatan pelayanan publik.

Sebelum mengulas lebih jauh, perlu penulis uraikan bahwa pelayanan publik berdasarkan Pasal 1 angka 1 Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik yang didefinisikan sebagai berikut:

Pelayanan publik adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan perundang-undangan bagi setiap warga negara dan penduduk atas barang, jasa, dan/atau pelayanan administratif yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan publik.

Kemudian, mengenai pelaksanaannya secara khusus diatur juga dalam Peraturan Pemerintah Nomor 96 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik bahwa penyelenggara pelayanan publik wajib mengikutsertakan masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik sebagai upaya membangun sistem penyelenggaraan pelayanan publik yang adil, transparan, dan akuntabel.

Lebih jelas lagi, pengikutsertaan masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik mencakup keseluruhan proses penyelenggaraan pelayanan publik yang meliputi:

a.    penyusunan kebijakan pelayanan publik;

b.    penyusunan standar pelayanan;

c.     pengawasan dan evaluasi penyelenggaraan pelayanan publik; dan

d.    pemberian penghargaan.

Sesuai Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 16 Tahun 2017 tentang Pedoman Penyelenggaraan Forum Konsultasi Publik dan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 46/PMK.01/2021 tentang Penerapan Standar Pelayanan di Lingkungan Kementerian Keuangan, mengamanatkan agar setiap penyelenggara pelayanan publik untuk mengikutsertakan masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik.

Latar Belakang Pembentukan Forum Konsultasi Publik

Undang-undang Nomor 25 Tahun 2009 maupun PP Nomor 96 Tahun 2012 mengamanatkan agar setiap penyelenggara pelayanan publik untuk mengikutsertakan Masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik. Sementara wujud pelibatan Masyarakat dapat berupa bentuk kerjasama, pemenuhan hak dan kewajiban, atau peran aktif dalam penyusunan kebijakan. Maka latar belakangnya adalah sebagai berikut:

1.    Amanat undang-undang untuk mengikutsertakan Masyarakat

2.    Pelibatan Masyarakat perlu diwujudkan

3.    Perlu koordinasi anatara Pemerintah dan Masyarakat.

Aturan khusus yang mendasari dibentuknya FKP adalah Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 16 Tahun 2017 tentang Pedoman Penyelenggaraan Forum Konsultasi Publik di Lingkungan Unit Penyelenggara Pelayanan Publik.

FKP adalah kegiatan dialog, diskusi pertukaran opini secara partisipatif antara penyelenggara layanan publik dengan publik. Adapun wujud keterlibatan masyarakat dapat berupa bentuk kerjasama, pemenuhan hak dan kewajiban, atau peran aktif dalam penyusunan kebijakan. Perlu dipahami bahwa membangun kepercayaan masyarakat atas pelayanan publik yang dilakukan penyelenggara pelayanan publik merupakan kegiatan yang harus dilakukan seiring dengan harapan dan tuntutan seluruh warga negara dan penduduk tentang peningkatan pelayanan publik.  

Kemudian bagaimana dengan konsep human centred public service yang di gaungkan dalam reformasi birokrasi diharapkan dapat segera diwujudkan, agar pelayanan publik sesuai dengan kebutuhan masyarakat. Mengakselerasi hal itu, Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PANRB) mendorong kementerian/lembaga untuk menyelenggarakan Forum Konsultasi Publik (FKP) sebagai salah satu upaya pemerintah untuk melibatkan masyarakat dalam pelayanan publik.

Melalui FKP yang berkeadilan, menjamin pelayanan yang diberikan juga mampu menjangkau seluruh masyarakat yang memiliki perbedaan status ekonomi, lokasi geografi, hingga kapasitas fisik dan mental. Bahwa keterlibatan masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik dimulai sejak penyusunan standar pelayanan sampai dengan evaluasi dan pemberian penghargaan. Bentuk kerja sama yang partisipatif salah satunya bisa dibentuk dalam pelaksanaan Forum Konsultasi Publik yang diharapkan dapat menjadi titik temu antara kebutuhan dan harapan masyarakat dengan kemampuan dan sumber daya yang ada di penyelenggara,

FKP selain sebagai sarana berinteraksi dua arah, dalam kegiatan dimaksud, juga diharapkan muncul kesepahaman serta mufakat yang tentunya harus dituangkan dalam bentuk dokumen berita acara pelaksanaan. Selanjutnya, beberapa urgensi pelaksanaan FKP merupakan bentuk partisipasi demokratis dalam mendorong prinsip citizen centric.

Pengertian dari citizen centric dalam pelayanan publik adalah pendekatan yang menempatkan kebutuhan dan kepentingan warga negara sebagai fokus utama dalam perencanaan, pengembangan, dan penyampaian layanan publik.

Masyarakat atau pengguna layanan memiliki hak untuk terlibat dalam proses pengambilan keputusan yang memengaruhi mereka, dan forum konsultasi publik adalah cara untuk mewujudkannya. Melalui FKP, kualitas pelayanan publik juga dapat ditingkatkan. Dengan melibatkan masyarakat dalam perencanaan, desain, dan evaluasi layanan publik, pemerintah dapat memastikan bahwa layanan tersebut lebih sesuai dengan kebutuhan dan harapan masyarakat. Selain itu, FKP juga membantu memperkuat akuntabilitas pemerintah dalam penyediaan layanan.

Dengan mengadakan FKP, pemerintah juga dapat lebih memerhatikan kelompok yang kurang terwakili atau rentan, sehingga mengurangi ketidaksetaraan dalam akses dan manfaat dari layanan publik. Layanan yang dirancang dengan mempertimbangkan masukan masyarakat lebih mungkin diterima oleh Masyarakat. Di dalam pelaksanaan FKP selama ini tentu masih terdapat sejumlah tantangan baik dari segi efektivitas pelaksanaan maupun keberlanjutan.

Untuk itu menekankan, dalam menunjang keberlanjutan perbaikan pelayanan setelah FKP, dibutuhkan pembenahan pada tahapan persiapan dan pelaksanaan FKP di instansi pemerintah agar berdampak ke masyarakat. Untuk memastikan pelaksanaan FKP berjalan dengan baik dan berdampak, maka dibutuhkan komitmen pimpinan di kementerian/lembaga dan pemerintah daerah. Selain itu, rencana tindak lanjut atas mufakat yang disepakati saat FKP juga perlu direalisasikan sebagai upaya perbaikan berkelanjutan.

Mengakselerasi hal itu, FKP merupakan salah satu tools yang digunakan untuk mendengarkan keinginan publik. FKP merupakan salah satu upaya pemerintah untuk melibatkan masyarakat dalam pelayanan publik. FKP merupakan kegiatan dialog yang dilakukan secara dua arah oleh penyelenggara pelayanan dengan publik. Dalam penyelenggaraan FKP dapat diulas terkait rancangan kebijakan, penerapan kebijakan, dampak kebijakan, evaluasi pelaksanaan kebijakan ataupun permasalahan terkait pelayanan publik dalam kerangka transparansi dan efektivitas untuk meningkatkan kualitas penyelenggaraan pelayanan publik.

Prinsip Forum Konsultasi Publik (FKP)

1.    Sederhana artinya mudah dilaksanakan, mudah diukur, dengan prosedur yang jelas dan biaya terjangkau.

2.    Partisipasif artinya melibatkan masyarakat dan pihak terkait untuk membahas bersama dan mendapatkan keselarasan atas dasar komitmen atau hasil kesepakatan.

3.    Akuntabel artinya hal-hal yang diatur dalam FKP harus dapat dilaksanakan dan dipertanggungjawabkan kepada pihak yang berkepentingan.

4.    Transparansi artinya mudah diakses masyarakat.

5.    Keadilan artinya menjamin bahwa pelayanan yang diberikan dapat menjangkau semua masyarakat yang berbeda status ekonomi, jarak lokasi geografis, dan perbedaan kapabilitas fisik dan mental.

6.    Keberlanjutan artinya FKP harus terus menerus dilakukan sebagai sarana perbaikan peningkatan kualitas pelayanan.

Pihak Yang Terlibat Dalam FKP

Pihak yang terlibat dalam Forum Konsultasi Publik, meliputi : Penyelenggara Layanan, Unit yang menyelenggarakan layanan publik; Stakeholder Pelayanan Publik, Pihak lain yang berkaitan dengan kegiatan pelayanan pada unit penyelenggara; OMS/LSM, Organisasi masyarakat sipil yang bergerak sesuai pada isu yang berkaitan layanan yang diberikan; Pengguna Layanan, Masyarakat yang menggunakan layanan pada unit terkait; Ahli/Pakar, Individu/Organisasi yang merepresentasikan keahlian yang berkaitan dengan layanan yang diberikan; dan Media Massa, Pers sebagai bentuk keterbukaan publik.

FKP dapat dilaksanakan dalam bentuk, pertama secara “Tatap Muka Onsite” dan kedua secara “Tatap Muka Virtual” merupakan kegiatan utama FKP, dapat dilakukan dalam bentuk, FGD, Public Hearing, Lokakarya, dsb. Melalui perangkat zoom meeting, teams dll. Pentingnya Forum Konsultasi Publik ini dalam mewujudkan Keberlanjutan ZI Wilayah Birokrasi Bersih Melayani (WBBM).

Tujuan FKP

1.    Memperoleh pemahaman hingga solusi maksudnya penyelenggara pelayanan dan Masyarakat perlu memperoleh pemahaman yang sama dan solusi atas permasalahan yang ada, antara lain terkait pembahasan rancangan, penerapan, dampak, dan evaluasi kebijakan yang ditetapkan oleh penyelenggara pelayanan sehingga diperoleh kebijakan yang efektif dalam rangka peningkatan kualitas pelayanan publik.

2.    Memberi kesempatan kepada Masyarakat maksudnya Masyarakat perlu diberi kesempatan untuk mengusulkan, memberikan masukan dan saran kepada penyelenggara pelayanan publik atas layanan yang diterima selaku pengguna layanan.

Manfaat Forum Konsultasi Publik

1.    Secara umum adalah menyelaraskan kemampuan penyelenggara layanan dengan harapan publik, atau meminimalisir dampak kebijakan yang merugikan publik.

2.    Bagi penyelenggara adalah pertama memperoleh masukan dari publik terkait kebijakan (mulai dari perumusan sampai dampak), kedua sebagai sarana mengajak dan mendidik publik, ketiga sebagai fungsi monitoring dan evaluasi penyelenggara pelayanan untuk mengetahui efektifitas dari kebijakan yang ditetapkan dalam penyelenggaraan pelayanan.

3.    Bagi publik meliputi: pertama sebagai ruang partisipasi Masyarakat, Kedua memperoleh pengetahuan terkait berbagai kebijakan yang akan atau sudah ditetapkan penyelenggara layanan, ketiga memperoleh kepastian layanan melalui pengawasan yang dilakukan, Keempat menyelaraskan antara harapan publik dengan kemampuan penyelenggara layanan, kelima meningkatkan peran serta Masyarakat dalam penyelenggaraan layanan publik.

Tahapan Pelaksanaan

Pelaksanaan kegiatan FKP dapat dibagi dalam 3 (tiga) tahap, yaitu: tahap pra pelaksanaan, tahap pelaksanaan, dan pasca pelaksanaan, yang selanjutnya secara singkat akan dijabarkan sebagai berikut:

1.    Pra pelaksanaan adalah penganggaran, pemilihan topik dan bentuk FKP. Kemudian penentuan narasumber ataupun pihak yang diundang.

2.    Pelaksanan adalah diskusi dan dialog dua arah untuk mendapatkan sebuah mufakat dan dokumentasi Kegiatan.

3.    Pelaporan dan tindak lanjut adalah menyusun laporan pelaksanaan FKP, mengirimkan laporan secara berjenjang mengenai tindak lanjut Hasil FKP.

Dokumen dalam FKP

Setelah melaksanakan FKP, menyampaikan kelengkapan bukti pendukung pelaksanaan FKP antara lain: undangan, daftar hadir, berita acara, laporan kegiatan atau notulen kegiatan dan dokumentasi lainnya. Pelaksanaan kegiatan FKP, didokumentasi agar dapat digunakan sebagai acuan pelaksanaan mufakat yang telah disepakati. Bentuk dokumentasi berupa: dokumen, foto, video, kemudian berita acara dibuat sebagai bentuk akuntabilitas pelaksanaan kegiatan dan komitmen terhadap Masyarakat.

Pasca Pelaksanaan FKP

1.    Diumumkan hasil keputusan bersama dan solusi disampaikan secara terbuka dan diketahui oleh Masyarakat.

2.    Dilaporkan hasil pelaksanaan FKP unit pelayanan publik disampaikan kepada pimpinan instansi. Hasil pelaporan pelaksanaan FKP melampirkan; salinan daftar hadir, notulensi, foto kegiatan, dan berita acara pelaksanaan kegiatan serta, berita acara penandatanganan komitmen.

3.    Dipantau tindaklanjutnya, pimpinan instansi memantau pelaksanaan komitmen perbaikan. Pengawasan juga dapat dilakukan langsung oleh masyarakat selaku peserta FKP.

4.    Dilakukan SKM/SKPL, sebagai salah satu bentuk pengawasan, dapat dilakukan melalui survei kepuasan masyarakat untuk mengukur sejauh mana tindak lanjut perbaikan yang telah dilakukan paska FKP.

5.    Dilaporkan Tindak Lanjut yang dilakukan dan hasilnya, tindak lanjut hasil FKP harus dilaporkan kepada pimpinan secara periodik, yang berisi: permasalahan yang telah ditindaklanjuti dan masalah-masalah yang belum mampu ditindaklanjuti.

Namun demikian, apabila dalam memberikan pelayanan, terdapat kekurangan atau hal-hal lain yang bertentangan dengan norma kerja, Sebagai Instansi/satuan unit kerja siap menerima masukan dan pengaduan. Telah disediakan saluran pengaduan yang dapat dilakukan melalui beberapa saluran yaitu:

1.    Saluran Internal

2.    Aplikasi Whistleblowing System (WiSe)

3.    Aplikasi SP4N-LAPOR!

Kesimpulan dari FKP

Kesimpulan dari FKP adalah dalam rangka mewujudkan penyelenggarakan pelayanan publik sesuai dengan asas penyelenggaraan pemerintahan yang baik dan guna mewujudkan kepastian hak dan kewajiban berbagai pihak yang terkait penyelenggaraan pelayanan, setiap penyelenggara pelayanan publik wajib menetapkan Standar Pelayanan.  Standar pelayanan adalah tolak ukur yang dipergunakan sebagai pedoman penyelenggaraan pelayanan dan acuan penilaian kualitas pelayanan sebagai kewajiban dan janji penyelenggara kepada masyarakat dalam rangka pelayanan yang berkualitas, cepat, mudah, terjangkau, dan teratur.

Peran Serta Yang Diharapkan

Bagi Masyarakat adalah memberikan umpan balik dalam rangka perbaikan pelayanan publik, dan melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan tindak lanjut hasil FKP. Kemudian bagi penyelenggara layanan adalah mengumumkan hasil tindak lanjut FKP, dan melaksanakan tindak lanjut rekomendasi FKP.

Bahwa FKP yang diharapkan dapat menjadi titik temu antara kebutuhan dan harapan masyarakat dengan kemampuan dan sumber daya yang ada di penyelenggara layanan. Melalui Forum Konsultasi Publik ini juga diharapkan dapat meningkatan kualitas layanan melalui pelibatan aktif publik (meaningful participation) partisipasi yang bermakna dalam penyusunan maupun penyempurnaan Standar Pelayanan di lingkungan Kementerian Keuangan (Kemenkeu).

Penulis            : Abd. Choliq, Kepala Seksi Kepatuhan Internal Kanwil DJKN RSK

Referensi          :

1.     Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik

2.     Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 96 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang Undang Nomor 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik

3.     Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 16 Tahun 2017 tentang Pedoman Penyelenggaraan Forum Konsultasi Publik

4.     Peraturan Menteri Keuangan Nomor 46/PMK.01/2021 tentang Penerapan Standar Pelayanan di Lingkungan Kementerian Keuangan

5.     Keputusan Direktur Jenderal Kekayaan Negara nomor KEP-60/KN/2023 Tentang Standar Pelayanan di Lingkungan Direktorat Jenderal Kekayaan Negara

6.     https://www.hukumonline.com/klinik/a/dasar-hukum-pembentukan-forum-konsultasi-publik-lt5ceb5d7b8ee2b/

7.     https://www.menpan.go.id/site/berita-terkini/pentingnya-forum-konsultasi-publik-dalam-wujudkan-human-centred-public-service