Tujuh bulan lebih sejak Corona Virus Disease 2019 (Covid-19) pertama kali diumumkan mewabah di Indonesia, Kanwil DJKN DKI Jakarta beserta unit operasional dibawahnya melaksanakan pelayanan tugas dan fungsinya secara  terbatas. Keharusan menjaga protokol kesehatan membuat pola kerja dan aktivitas sehari-hari berubah. Banyak Instansi Pemerintah menetapkan pola kerja secara WFH (Work From Home) bagi pegawainya, begitu juga Kanwil DJKN DKI Jakarta. Interaksi lebih banyak dilakukan menggunakan teknologi informasi yaitu internet.

Katadata.co.id menyampaikan bahwa penggunaan media sosial seperti Whatsapp dan Instagram melonjak sebanyak 40%. Hal ini disebabkan banyak orang menggunakan media sosial untuk berkomunikasi saat diterapkannya karantina wilayah.

Media sosial sebenarnya bukan hanya WhatsApp, Facebook, Twitter ataupun Instagram. Semua konten, ide, pemikiran dan komunikasi yang dilakukan secara online juga dapat didefinisikan sebagai media sosial.

Instansi Pemerintah di era modern ini sangat terbantu dengan pesatnya perkembangan teknologi informasi. Adanya internet membuat jarak dan waktu menjadi tidak berarti. Transparansi dan kecepatan menjadi keharusan dalam memberikan layanan kepada masyarakat dengan tidak melupakan akuntabilitas kinerja. Internet menjadi salah satu sarana bagi Instansi Pemerintah untuk memberikan layanan yang cepat dan mudah, internet juga membuat rakyat lebih aktif mengawasi jalanannya layanan publik.

Pemanfaatan media sosial oleh instansi pemerintah merupakan salah satu inovasi dengan memaksimalkan teknologi. Dalam buku “ Memaksimalkan Penggunaan Media Sosial Dalam Lembaga Pemerintah" yang disusun oleh Direktorat Jenderal Informasi dan Komunikasi Publik, Kementerian Komunikasi dan Informatika, dipaparkan beberapa manfaat media sosial bagi pemerintah, yaitu :

1.       Mendorong efisiensi pemerintahan

Penggunaan media sosial dapat menjangkau masyarakat dengan lebih luas dan cepat. Media sosial dengan teknologi Artificial Inteligent (kecerdasan buatan) dapat digunakan untuk membantu proses analisa data.

2.       Memulihkan kepercayaan masyarakat yang turun

Di era keterbukaan seperti saat ini, masyarakat banyak mendapatkan informasi dari media sosial seperti whatsapp group atau komunitas di Facebook. Maraknya hoax dapat menimbulkan rasa tidak percaya. Media sosial dapat menjadi solusi karena dapat menjangkau khalayak secara lebih personal dan komunikatif.

3.       Menghadapi perkembangan jaman

Instansi Pemerintah saat ini menghadapi tantangan tertentu berupa penghematan anggaran, menuanya staf yang dimiliki, dan birokrasi yang dapat menghalangi kemajuan. Tantangan ini dapat diatasi  dengan mempersiapkan perencanaan dapat mengatasi masalah di kemudian hari.

4.       Sarana komunikasi di saat krisis dan bencana alam

Seperti saat pandemik sekarang ini keharusan jaga jarak ketika berinteraksi membuat interaksi lebih banyak dilakukan melalui media sosial. Bagi instansi pemerintah, media sosial harus memainkan peran yang jelas dalam strategi komunikasi krisis.

Lalu bagaimana dengan platform media sosial yang banyak digunakan oleh Instansi Pemerintah?

Menurut data yang dipublikasi oleh laman katadata.co.id, Youtube menjadi platform yang paling sering digunakan pengguna media sosial di Indonesia berusia 16 hingga 64 tahun. Persentase pengguna yang mengakses Youtube mencapai 88%. Media sosial yang paling sering diakses selanjutnya adalah WhatsApp sebesar 84%, Facebook sebesar 82%, dan Instagram 79%.

Sebagai informasi, rata-rata waktu yang dihabiskan masyarakat Indonesia untuk mengakses  media sosial  selama 3 jam 26 menit. Total pengguna aktif sosial media sebanyak 160 juta atau 59% dari total penduduk Indonesia. dan 99% pengguna media sosial berselancar melalui ponsel.

Jenis media sosial menurut Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, dibedakan atas beberapa kelompok, antara lain :

1.       media publikasi/blog, seperti Blogspot, Blogger, dan Wordpress;

2.       microblog, seperti Twitter dan Plurk;

3.       media berbagi (media-sharing), seperti Flickr, YouTube, dan Slideshare;

4.       media jejaring sosial, seperti Facebook, MySpace, Hi5, Google+, LinkedIn, dan WAYN;

5.       media kolaborasi/wiki, seperti Wikipedia, Wikimapia, dan Wikileaks;

6.       forum diskusi, seperti Kaskus dan www.webcosmoforums.com;

7.       media percakapan, seperti Google Talk, Yahoo Messenger, dan Skype;

8.       situs ulasan (review), seperti Goodread dan Yelp.

Kanwil DJKN DKI Jakarta sebagai salah satu instansi pemerintah yang berada di bawah Kementerian Keuangan telah menggunakan beberapa platform media sosial yaitu :

1.  Web/portal (www.djkn.kemenkeu.go.id/kanwil-jakarta) sebagai media publikasi yang menampilkan berita-berita tentang semua kegiatan yang diselenggarakan oleh Kanwil DJKN DKI Jakarta. Web tersebut juga menampilkan artikel-artikel yang ditulis oleh pegawai Kanwil DJKN DKI Jakarta sebagai media publikasi dan edukasi.

2.  Twitter (@kanwildjknjkt) dan Instagram (@kanwil_djkn_dkijkt) sebagai microblog yang menampilkan kegiatan, layanan, dan edukasi kepada masyarakat mengenai tugas dan fungsi Kanwil DJKN DKI Jakarta, DJKN, dan Kementerian Keuangan.

3.   You Tube (https://www.youtube.com/channel/UCzwK1zvUNJ0FNtHEtrSOc9w) sebagai media publikasi dokumentasi/kegiatan berupa video.

4. Facebook Page (https://web.facebook.com/kanwildjkndkijakarta/) dan WhatsApp (masih untuk kalangan terbatas) sebagai media jejaring sosial.

5. Memanfaatkan Aplikasi Zoom sebagai forum diskusi dan media percakapan untuk menyelenggarakan rapat kedinasan, webinar, dan sharing knowledge secara virtual.

Dalam mengelola media sosial, Instansi Pemerintah harus memiliki prinsip dan etika yang berbeda dengan pengelolaan media sosial untuk pribadi. Pedoman Pemanfaatan Media Sosial Instansi Pemerintah yang dikeluarkan oleh Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi  Nomor 83 Tahun 2012 mengatur beberapa prinsip dan etika yang perlu diperhatikan oleh pengelola media sosial di Instansi Pemerintah, yaitu :

1. kredibel, yakni menjaga krediblitas sehingga informasi yang disampaikan akurat, berimbang, dan keterwakilan;

2. integritas, yakni menunjukkan sikap jujur dan menjaga etika;

3. profesional, yakni memiliki pendidikan, keahlian, dan keterampilan di bidangnya;.

4. responsif, yakni menanggapi masukan dengan cepat dan tepat;

5. terintegrasi, yakni menyelaraskan penggunaan media sosial dengan media komunikasi lainnya, baik yang berbasis internet (on-line) maupun yang tidak berbasis internet (off-line); .

6.  keterwakilan, yakni pesan yang disampaikan mewakili kepentingan instansi pemerintah, bukan kepentingan pribadi.

Sedangkan etika yang perlu ditegakkan yaitu : 

1. menjunjung tinggi kehormatan instansi pemerintah;

2. memiliki keahlian, kompetensi, objektivitas, kejujuran, dan integritas;

3.  menjaga rahasia negara dan melaksanakan sumpah jabatan;

4.  menegakkan etika yang berlaku agar tercipta citra dan reputasi instansi pemerintah;

5.  menghormati kode etik pegawai negeri;

6.  menyampaikan dan menerima informasi publik yang benar, tepat, dan akurat;

7.  menghargai, menghormati, dan membina solidaritas serta nama baik instansi dan perorangan;

8.  melaksanakan keterbukaan informasi publik sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

Untuk mengoptimalikan penggunaan media sosial oleh Instansi Pemerintah, perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :  

1.    Dukungan dari organisasi terutama yang mendukung perubahan pola komunikasi dan budaya organisasi yang sesuai dengan karakteristik dunia maya terutama di media sosial yang lebih terbuka dan fleksibel. Media sosial Instansi Pemerintah harus dapat memberikan respon lebih cepat daripada layanan offline, apalagi saat ini banyak pengguna lebih kritis terhadap kualitas layanan yang diberikan oleh Instansi Pemerintah.

2. Kualifikasi Pengelola Media Sosial. Pengelola media sosial memerlukan kemampuan khusus, antara lain kemampuan berkomunikasi secara interaktif dengan netizen/follower, kemampuan menggunakan aplikasi olah gambar untuk membuat konten-konten media sosial. Perlu diberikan pelatihan kepada pengelola media sosial di Instansi Pemerintah yang diberikan tugas mengurus media sosial.

3. Sumber informasi. Jadikan setiap postingan yang dibagikan di media sosial mudah dipahami agar mendapat perhatian dan respon dari netizenfollower. Media sosial mempermudah Instansi Pemerintah menyebarkan informasi, dengan tetap memperhatikan prinsip dan etika organisasi.

Pada masa ini sudah saatnya Instansi Pemerintah mengelola media sosialnya dengan terencana dan terukur. Dengan kemudahan-kemudahan yang ada di platform media sosial, diharapkan dapat menjadi representasi negara dan Instansi dalam menyajikan layanan kepada masyarakat menjadi lebih baik.

Penulis : Endang Sulistyowati & I Made Murdwarsa Febriyanta 

Daftar Pustaka :

1. Optimalisasi Penggunaan Media Sosial untuk Perpustakaan Oleh : Nuning Kurniasih* Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjadjaran 15 Juni 2016.

2. Pedoman Pemanfaatan Media Sosial Instansi Pemerintah yang dikeluarkan oleh Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 83 Tahun 2012.

3. Buku “Memaksimalkan Penggunaan Media Sosial dalam Lembaga Pemerintah” disusun oleh  Direktorat Jenderal Informasi dan Komunikasi Publik, Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia.