DJKN SEBAGAI PENGELOLA ASET BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI

16 Oktober 2017 - 15:19     Deta Novian Anantika Putra    djkn10tahun

Oleh : Muchammad Angga Firmansyah-KPKNL Lahat

Perkembangan teknologi informasi telah membawa dampak dalam kehidupan masyarakat. Sejak penemuan komputer pada tahun 1955, dunia telah memasuki era informasi. Pemrosesan informasi berbasis komputer mulai dikenal orang dan hingga saat ini sudah banyak perangkat lunak yang dapat digunakan sebagai alat pengelolah data untuk menghasilkan informasi. Dibidang manajemen, sistem pemrosesan informasi manajemen aset berbasis komputer banyak ditawarkan dengan tujuan mempermudah administrasi dari aset dan hubungannya dengan tugas pencatatan sehingga menghasilkan informasi yang dapat dipercaya, relevan, tepat waktu, lengkap, dapat dipahami, dan teruji. Pengaruh kemajuan teknologi informasi tidak dapat dihindarkan lagi, seperti penggunaan telepon, faksimili, komputer, dan satelit dalam berbagai aktivitas sarana berkomunikasi perusahaan maupun instansi. Teknologi informasi memungkinkan manusia untuk memperoleh informasi dari tempat yang berjauhan dalam waktu yang singkat dan dengan biaya yang murah.

Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (DJKN) sebagai Pengelola Barang Milik Negara (BMN) harus tanggap pada perubahan lingkungan jika ingin tetap bertahan dan meningkat kinerjanya. DJKN juga harus sensitif terhadap pengaruh perkembangan teknologi yang mencakup informasi, peralatan teknik, dan proses dalam mengubah input menjadi output. Perubahan lingkungan ini menuntun proses bisnis DJKN sebagai suatu sistem informasi untuk menyediakan informasi yang dapat dipercaya, relevan, tepat waktu, lengkap, dapat dipahami, dan teruji dalam rangka pengambilan keputusan.

Di era informasi saat ini, penggunaan teknologi informasi untuk kepentingan aplikasi manajemen aset menjadi sangat penting. Saat ini, DJKN sebagai Pengelola Barang telah menggunakan SIMAN (Sistem Informasi Manajemen Aset Negara) sebagai aplikasi manajemen aset.

SIMAN berfungsi sebagai alat untuk mempermudah administrasi dari aset dalam hubungannya dengan tugas pencatatan. Semua tugas rutin manajemen aset dapat menjadi mudah dengan hanya beberapa klik akan sangat menghemat waktu.

Dengan pertumbuhan populasi yang semakin meningkat, tekanan terhadap jumlah aset yang diperlukan pun akan meningkat. Hal ini akan menimbulkan peningkatan intensitas pemakaian dari aset, sehingga teknologi informasi sangat dibutuhkan untuk menciptakan pengelolaan aset yang maksimal, serta tetap transparan dan akuntabel.

Pengawasan dan pengendalian merupakan tindakan pengamanan terhadap aset agar terhindar dari ketidakjelasan pengelolaan aset yang mengakibatkan tidak berjalannya manajemen aset dengan baik. Jalannya audit, perhitungan dan pencatatan laporan mendukung dengan mudah rekonsiliasi dan analisis yang transparan sehingga seluruh aset terkontrol dengan baik. Selain itu, SIMAN juga menyediakan fungsi perencanaan kebutuhan Barang Milik Negara, yang bertujuan agar pengadaan aset sesuai dengan kebutuhan yang ada. SIMAN juga mempermudah dan mengotomatisasi manajemen aset untuk proses transaksi aset. Manfaat dari SIMAN antara lain sebagai berikut :

  1. Menghemat biaya administrasi dan waktu. Penyimpanan semua informasi dan kertas untuk setiap aset online, akan menghemat biaya dan waktu untuk pengarsipan, pencarian informasi, penggandaan, fax dan penerimaan dokumen yang serupa dan melancarkan jalannya audit terhadap aset.
  2. Optimalisasi dan akurasi manajemen aset. Pengaturan sebuah aset organisasi dalam satu sistem akan memudahkan beberapa transaksi standar dan menynikronisasi proses alur kerja dan petunjuk evaluasi, mengurangi ketidakefisiensi dan meningkatkan transparasi, transaksi dan perhitungan aset yang lebih akurat.
  3. Meningkatkan laporan keuangan dalam aset. SIMAN mengharuskan para Pengguna Barang memasukkan informasi secara lengkap, dengan demikian total nilai aset dan transaksi yang berhubungan terpantau secara akurat, dan transparan dengan nilai yang sebenarnya untuk jalannya setiap tahap.

SIMAN dapat membantu Pengelola Barang dan Pengguna Barang mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja. Informasi manajemen aset dibutuhkan dan digunakan dalam semua lingkup manajemen aset, meliputi perencanaan hingga pengambilan keputusan. Pemerintah harus mampu menghadapi tantangan perubahan lingkungan sehingga dapat menghasilkan informasi yang sesuai dengan perubahan teknologi sistem informasi. Sistem manajemen aset harus mampu beradaptasi dengan kemajuan teknologi. Selain itu kemajuan teknologi informasi membawa dampak terhadap perkembangan sektorĀ  publik yang menuntut sumber daya manusia lebih ditingkatkan untuk mencapai tujuan secara optimal dalam menyajikan informasi yang relevan dalam rangka pengambilan keputusan baik strategik maupun taktis.

Kemajuan teknologi informasi juga membawa dampak besar pada perkembangan paradigma maupun teknologi manajemen aset. Beberapa faktor manajemen aset mengalami perubahan akibat penggunaan teknologi informasi. Perubahan tersebut antara lain mencakup proses perencanaan, pengendalian aktivitas rutin dan situasi kerja. Dalam situasi dimana lingkungan berubah, maka rencana organisasi juga harus berubah agar tetap bertahan dan keadaan organisasi tetap bertahan dan stabil. Penerapan teknologi informasi merupakan suatu tantangan bagi pemerintah dalam pengelolaan manajemen aset. DJKN sebagai Pengelola Barang harus mempertimbangkan pesatnya perkembangan teknologi informasi, dimana DJKN harus mampu menyesuaikan pertumbuhan nilai aset negara serta sumber daya alam yang akan dimasukkan menjadi portofolio aset dengan tersedianya sistem informasi yang memadai dan sumber daya manusia yang handal. Implementasi teknologi informasi pada lingkup pengelolaan aset adalah suatu keniscaayaan walapaun biaya investasi saja, perawatan dan operasi, termasuk biaya tenaga ahli dan pemakaian jaringan internet di seluruh Indonesia tetap harus dipertimbangkan.

Untuk mempertahankan kelangsungan hidup suatu organisasi maupun instansi, harus disadari bahwa lingkungan usaha akan selalu berubah, termasuk teknologi informasi yang juga mengalami perkembangan. Dengan berkembangnya teknologi informasi mengakibatkan perubahan-perubahan dalam bidang manajemen aset. Kehadiran teknologi informasi memberikan banyak manfaat bagi perusahaan/instansi pemerintah, seperti mampu meringankan aktivitas usaha maupun dalam mengembangkan tugasnya dan pelayanan publik yang kompleks serta menghasilkan informasi yang dapat dipercaya, relevan, tepat waktu, lengkap, dapat dipahami, dan teruji dalam rangka perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan manajemen.


Video
Stay up to date
Stay connected