“Arsip membantu seseorang memperbaiki ingatan. Arsip menunjukkan kekuatan pribadi pemiliknya. Arsip tidak akan berbohong karena ia tidak bisa membantah dirinya sendiri” - Pramoedya Ananta Toer

Memori dan jati diri. Dua kata tersebut bisa dikatakan sebagai peran dari arsip. Namun, apa yang pertama kali terlintas dalam pikiran ketika mendengar kata arsip? Bayangan akan tumpukan berkas lama yang menggunung dan pikiran bahwa sulit untuk menemukan kembali berkas yang kita cari memang tidak bisa dipungkiri. Padahal arsip merupakan bagian vital dalam kerangka kerja administrasi suatu organisasi. Salah satu indikator tata kelola pemerintahan atau orgnisasi yang baik dicerminkan dengan tata kelola pengarsipan yang baik pula.

Secara umum, tata kelola pemerintahan atau organisasi yang baik memiliki beberapa prinsip yaitu transparansi, akuntabilitas, partisipasi, responsif, efektif dan efisien, adil serta mengikuti aturan hukum. Arsip mempunyai karakter yang sejalan dengan prinsip tata kelola terutama pada aspek transparansi dan akuntabilitas. Arsip yang dikelola secara transparan merupakan sarana bagi organisasi untuk memahami siapa, kapan, di mana, bagaimana, dan mengapa suatu tindakan itu diambil. Dengan demikian, arsip dapat melindungi kepentingan organisasi dan pemangku kepentingan saat ini dan yang akan datang. Akuntabilitas arsip dapat menunjukkan kredensial suatu organisasi dan merupakan bukti kinerja suatu organisasi.

Tidak mungkin suatu organisasi dapat dan mampu memberikan informasi yang baik, lengkap dan akurat, jika organisasi tersebut tidak memelihara kearsipan dengan baik. Oleh karena itu, pengelolaan arsip sejak tahap penciptaan, penggunaan, pemeliharaan hingga pemusnahan diperlukan untuk memberikan ketersediaan arsip yang lengkap, autentik, reliable, dapat dipergunakan dan dapat dipahami. Selain itu, arsip yang dikelola secara baik juga penting untuk memastikan keberhasilan keterbukaan informasi publik, yang bergantung pada akses yang efisien dan andal terhadap arsip. Selanjutnya, arsip dan informasi yang terdapat di dalamnya dapat membantu proses analisis bagi pimpinan untuk membuat dan melaksanakan kebijakan, dan pengambilan keputusan berdasarkan bukti (evidence-based policymaking).

Arsip yang tertata rapi bisa menyajikan data dan informasi yang valid untuk pelayanan publik, media untuk transfer pengetahuan atau bahkan menjadi inspirasi dan memunculkan suatu pemahaman baru yang pada masa terciptanya arsip hal itu belum tergambar dengan jelas. Pada akhirnya, arsip menjadi acuan untuk merumuskan arah dan kebijakan strategis organisasi yang kemudian dapat mendukung terwujudnya pembangunan yang berkelanjutan, sebab dengan adanya bukti-bukti arsip ini seperti kita belajar dari masa lalu dan merancang yang terbaik untuk masa depan lebih baik. Sekaligus sebagai pengingat agar kejadian serupa tidak terulang.

Penulis: Aisya Nurasari Handyanti