Tangerang (15/9), KPKNL Tangerang II kembali melakukan kegiatan Sharing Session tentang Pengelolaan Arsip. Kegiatan ini merupakan rangkaian sharing knowledge pengelolaan arsip yang baik dan benar dalam rangka Lomba Pengelolaan Arsip.  KPKNL Tangerang II telah ditunjuk sebagai perwakilan Kanwil DJKN Banten untuk mengikuti Lomba Pengelolaan Arsip yang diselenggarakan oleh Sekretariat DJKN bagi kantor-kantor vertikal DJKN. Sebagai upaya meningkatkan pengetahuan kearsipan kepada para pegawai, KPKNL Tangerang II melakukan berbagai pembekalan melalui sharing session maupun konsultasi langsung dengan arsiparis kantor pusat DJKN. Sharing session pun telah dilaksanakan sebanyak dua pertemuan pada tanggal 30 Juni 2021 dan 15 Agustus 2021.

Pengelolaan Arsip di Lingkungan DJKN telah diatur dalam beberapa Keputusan Menteri Keuangan maupun Keputusan Direktur Jenderal Kekayaan Negara. Sebagai peserta lomba pengelolaan arsip, KPKNL Tangerang II dituntut untuk dapat menerapkan sistem kearsipan sesuai peraturan dan ketentuan yang berlaku. Hal utama yang menjadi sorotan dalam kegiatan ini ialah perapihan arsip berdasarkan kode klasifikasi yang tertuang dalam Peraturan Menteri Keuangan Nomor 196 Tahun 2019. Subbagian dan setiap Seksi di KPKNL Tangerang II diharuskan melakukan perapihan arsip agar tersusun berdasarkan kode klasifikasi arsip. Kepala Subbagian Umum – Endang Sukanda, turut memberikan dukungan untuk perapihan arsip. “Subbagian umum siap mendukung perapihan arsip setiap seksi dalam hal sarana dan prasarana. Jika ada permintaan seperti folder, kardus, rak arsip dan lain-lain, mohon dapat disampaikan untuk kami penuhi.” Tutur Endang.

Selain kode pengklasifikasian, penyusutan arsip juga menjadi perhatian. Penyusutan yang dimaksud yaitu kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan penyerahan arsip statis ke Lembaga Kearsipan. Dalam hal ini, Kepala Subbagian Umum meminta agar setiap seksi mengajukan penyusutan arsip berdasarkan jadwal retensi arsip yang telah ditentukan. Pada lingkungan Kementerian Keuangan, jadwal retensi arsip telah diatur dalam Keputusan Menteri Keuangan nomor 1200 Tahun 2009 untuk Arsip Substantif dan nomor 769 Tahun 2021 untuk Arsip Fasilitatif. “Untuk arsip inaktif mohon dapat disampaikan ND usulan pemindahan atau pemusnahannya berikut daftar arsip dan berita acaranya sesuai peraturan yang berlaku.” tutur Endang. Melalui perlombaan pengelolaan arsip yang diikuti kali ini, kedepannya diharapkan dapat menumbuhkan kesadaran tertib arsip sesuai peraturan yang berlaku.