Rabu (30/6), KPKNL Tangerang II menyelenggarakan kegiatan rutin Rabu Berbagi Ilmu. Kegiatan ini dilaksanakan secara virtual melalui web teleconference. Berbeda dengan kegiatan sebelumnya yang hanya dihadiri pegawai di lingkungan KPKNL Tangerang II, kali ini kegiatan Rabu Berbagi juga dihadiri Pejabat dan Pegawai di lingkungan Kanwil DJKN Banten dan kantor vertikal dibawahnya, termasuk Kepala Kanwil DJKN Banten – Nuning Sri Rejeki Wulandari. Mengangkat tema Pengelolaan Arsip, KPKNL Tangerang II menghadirkan 4 (empat) narasumber yang merupakan para Arsiparis. Ke-empat narasumber menyajikan paparan materi yang berbeda diantaranya Yustinus Eri Prastiantoko-Arsiparis Ahli Muda berbagi tentang Pengantar Kearsipan, Nur Setyawan-Arsiparis Mahir yang digantikan oleh Diana membawakan materi Sumber Daya Kearsipan, Risandy Mukhsin-Arsiparis Ahli Pertama menerangkan bagaimana Pemeliharaan Arsip yang baik, dan Hendro Darpito- Arsiparis Ahli Pertama membawakan materi Penyusunan Arsip.

Dalam paparannya, Yustinus Eri Prastiantoko menyampaikan klasifikasi arsip yaitu personal dan organisasional. Yustinus juga menekankan pentingnya arsip. “Arsip itu adalah kebanggaan. Banyak catatan yang bisa dipelajari dari masa lalu. Arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.”, pungkas Yustinus. Di Indonesia, arsip organisasional telah diatur dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, khususnya pasal 33 yang menyatakan Arsip yang tercipta dari kegiatan Lembaga Negara dan kegiatan yang menggunakan sumber daya negara dinyatakan sebagai arsip milik negara. Pada Kementerian Keuangan, Struktur Organisasi Kearsipan terdiri dari 4 (empat) unit yaitu Unit Kearsipan I, Unit Kearsipan II, Unit Kearsipan III dan Unit Pengolah yang merupakan hulu kearsipan. Selama masa pandemi Covid-19, Kementerian Keuangan telah mengatur pengelolaan arsip elektronik dalam KMK nomor 184/KMK.01/2021.

Narasumber berikutnya, Diana memaparkan materi Sumber Daya Kearsipan yang meliputi sumber daya manusia, prasarana dan sarana, organisasi kearsipan dan pendanaan. Melalui materinya, Diana menyampaikan bahwa Kanwil dan KPKNL merupakan Unit Kearsipan III dimana pelaksana teknis pada Kanwil yaitu Kepala Bagian Umum dan Pelaksana Teknis pada KPKNL yaitu Kepala Subbagian Umum. Dalam pengelolaan arsip, hal lain yang perlu diperhatikan ialah standar Gedung dan/atau ruangan meliputi lokasi, konstruksi dan bahan baku, tata ruang, beban muatan, kapasitas ruang simpan, suhu dan kelembaban, cahaya dan penerangan, pengamanan gedung dan/atau ruangan serta pencegahan dan penanggulangan bahaya serangga. Standar ini harus terpenuhi untuk kelayakan fisik arsip.

Penggunaan dan pemeliharaan arsip juga menjadi materi dalam Rabu Berbagi ini. Menerangkan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip, Risandy menuturkan bahwa peminjaman dan permintaan suatu arsip harus berpedoman pada SOP. “Arsip tidak dapat diakses untuk umum. Ada beberapa derajat kearsipan seperti terbuka, rahasia dan lain-lain. Oleh karena itu ada SOP atau sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis (SKKAAD) untuk menentukan siapa saja yang mempunyai akses terhadap suatu arsip.”, tutur Risandy. Jika permintaan peminjaman arsip tidak sesuai dengan SKKAAD, maka permintaan akan ditolak. Hal ini demi menjaga keamanan informasi dan arsip itu sendiri.

Materi lain yang disampaikan yaitu penyusutan arsip. Hendro dalam paparannya menyampaikan perlunya penyusutan arsip seiring dengan pertambahan arsip baru agar tidak terjadi penumpukan yang mengganggu kenyamanan ruangan. Penyusutan arsip dilakukan dengan cara pemindahan, pemusnahan dan penyerahan arsip, sesuai KMK nomor 983/KM.1/2015 tentang Tata Cara Penyusutan Arsip di Lingkungan Kementerian Keuangan. Hal penting yang perlu diketahui untuk pemusnahan arsip ialah jadwal retensi arsip (JRA) yaitu tabel berisi nama arsip, umur simpan dan keterangan tindaklanjutnya.

                Menutup acara Rabu Berbagi Ilmu, Tredi Hadiansyah menyampaikan ucapan terima kasih kepada para narasumber dan para perserta yang turut hadir dalam kegiatan ini. Tredi juga menghimbau peserta khususnya pegawai di lingkungan KPKNL Tangerang II untuk dapat menerapkan sistem kearsipan yang baik dan benar guna pengelolaan informasi yang akurat dan akuntabel. “Banyak sekali masukan yang didapat dari kegiatan ini. Saya menghimbau pegawai khususnya KPKNL Tangerang II untuk mencatat dan mengimplementasikan sistem kearsipan demi keamanan informasi.”, tutur Tredi. Diharapkan dengan adanya kegiatan ini dapat menambah pengetahuan para peserta dan membawa perubahan yang lebih baik di bidang kearsipan pada lingkungan Kanwil DJKN Banten dan kantor vertikal dibawahnya.