Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) Serang melalui Subbag Umum menyelenggarkan kegiatan Focus Group Discussion (FGD)  terkait Pengelolaan Arsip di Lingkungan KPKNL Serang, Kamis 18 Juli 2019. Kegiatan dimaksud merupakan tindak lanjut dari sosialisasi Bimbingan Teknis Penatausahaan Arsip dari Kantor Pusat Sekretariat Ditjen Kekayaan Negara  pada Februari lalu.

Tampil sebagai narasumber dalam kegiatan FGD tersebut Suryanzah dan Sumarlin yang memaparkan tentang rencana pengelolaan arsip di KPKNL Serang.  Suryanzah menjelaskan bahwa dalam pengelolaan arsip ada dua pihak yang terlibat didalamnya yaitu Unit Kearsipan yang dikelola oleh subbag umum dan Unit Pengolah yang dikelola oleh subbag umum dan seluruh seksi pada KPKNL. Dijelaskan lebih lanjut bahwa tusi dari Unit Kearsipan nantinya adalah sebagai unit yang menyimpan arsip-arsip inaktif, mengolah arsip inaktif menjadi informasi, menyiapkan penyerahan arsip statis, melaksanakan pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna dan sebagai pembina kearsipan di internal kantor. Setelahnya Sumarlin lebih jauh menjelaskan secara teknis terkait rencana pengelolaan arsip di KPKNL Serang yang akan segera dilaksanakan secepatnya, mengingat ketersediaan gudang penyimpanan berkas di KPKNL Serang sudah overload. Rencana tersebut berupa pendampingan yang dilaksanakan oleh Subbag Umum pada tiap-tiap seksi di KPKNL Serang dalam memeriksa arsip yang telah habis masa simpan aktifnya sesuai jadwal retensi arsip. Kemudian membuat daftar arsip yang memuat kode klasifikasi, jenis arsip, tahun, jumlah dan lain-lain. Setelahnya menata fisik  ke dalam boks arsip dan memberi label pada boks dan memindahkan arsip inaktif. Untuk memudahkan koordinasi dengan Unit Kearsipan, setiap seksi  ditunjuk Person In Charge (PIC) yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan arsip di masing-masing seksi.

Dengan adannya pengelolaan arsip di lingkungan KPKNL Serang, diharapkan dapat tercipta penatausahaan dokumen dengan tertib, rapi dan tertata. (tim humas’19)