Jl. Lapangan Banteng Timur No.2-4, Jakarta Pusat
 1 50-991    ID | EN      Login Pegawai
 
KPKNL Serang > Berita
Sosialisasi Bimbingan Teknis Penatausahaan Arsip di KPKNL Serang
Teguh Agung Amanuyoso
Kamis, 21 Februari 2019   |   470 kali


Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) Serang mengadakan Sosialisasi Bimbingan Teknis Penatausahaan Arsip yang dihadiri oleh pegawai  KPKNL Serang dan pegawai Kanwil DJKN Banten (Selasa s.d Rabu, 19-20 Februari 2019). Hadir sebagai narasumber dalam kegiatan sosialisasi tersebut dari Bagian Umum Sekretariat Ditjen Kekayaan Negara, Hendro dan Adi. Acara dibuka oleh Plh. Kasubbag Umum Agus Trewulianto. Dalam sambutannya Agus mengharapakan agar dengan sosialisasi ini seluruh pegawai di setiap unit bisa mengetahui teknis-teknis dari penataan arsip kantor.

Dihari pertama dalam paparannya terkait teori kearsipan, Hendro menjelaskan bahwa arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan TIK yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan, dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat dan bernegara. Sedangkan dalam pengelolaannya arsip dibagi menjadi 2 yaitu Arsip Statis dan Arsip Dinamis, hal ini tertera dalam UU no. 43 Tahun 2009 Pasal 1 tentang Kearsipan. Penekanannya dalam sosialisasi kali ini pada arsip dinamis yaitu arsip yang selalu digunakan. Arsip Dinamis terbagi menjadi dua bagian yaitu Arsip Aktif dan Arsip Inaktif. Arsip Aktif ditandai dengan arsip yang posisinya berada di ruang kerja, usia arsip tersebut baru satu sampai dua tahun terakhir dan dimasukkan kedalam folder dengan pemberkasan. Sedangkan yang disebut dengan Arsip Inaktif yaitu, arsip yang penyimpanannya sudah berada di gudang (ruang simpan arsip), usia arsip tersebut biasanya telah lebih dari 2 tahun, dan disimpan dalam box atau rak.

Hendro melanjutkan, pengelolaan arsip dinamis melalui 4 tahap yaitu Penciptaan, Penggunaan, Pemeliharaan dan Penyusutan. Dalam tahap Penciptaan yaitu dengan pembuatan dan penerimaan dengan cara Pemberkasan yaitu penempatan naskah kedalam suatu himpunan yang tersusun secara sitematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas. Pencipta arsip harus memiliki minimal satu buah arsip asli. Pahitnya, jika memang hanya ada fotokopi minimal harus ada stempel, ucap Hendro menegaskan kepada peserta.

Hendro melanjutkan penjelasannya terkait Arsip Inaktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun (UU no. 43/2009 dan PP no. 28/2012). Arsip inaktif dirujuk atau digunakan hanya 5-6 kali dalam setahun. Pengelolaan arsip inaktif yaitu dengan cara Menerima, Menyimpan, Menata, Menemukan kembali, Menilai dan Menyusutkan. Penyusutan adalah solusi mengurangi arsip di kantor kita, sesuai dengan peraturan 983/KM.1/2015 tentang Tata Cara Penyusutan arsip di Lingkungan Kementerian Keuangan yaitu dengan cara Pindah, Musnah dan Serah, tutup Hendro. Dihari kedua, para peserta sosialisasi kearsipan diajak untuk melihat langsung arsip risalah lelang yang tersimpan  di gudang KPKNL Serang.

Diharapkan dengan adanya sosialisasi bimbingan teknis penatausahaan arsip, masing-masing unit dapat mengelola arsip dengan baik mulai dari penyimpanan arsip sampai dengan pemusnahannya dan dapat mengurangi beban tempat penyimpanan dokumen, sehingga penatausahaan dokumen/arsip dapat tercipta dengan tertib, rapi dan tertata. (ag/am)


Foto Terkait Berita
Peta Situs | Email Kemenkeu | Prasyarat | Wise | LPSE | Hubungi Kami | Oppini