Bagaimana Mengelola Arsip Dengan Baik?

KPKNL Pekalongan mengadakan sharing session kearsipan secara daring pada Jum’at (11/09/2020) dengan menghadirkan nara sumber dari Kantor Pusat DJKN. Acara ini diselenggarakan untuk memberikan pemahaman kepada pegawai tentang kearsipan sesuai kaidah sebagai bagian dalam menjalankan tugas dan fungsi sekaligus memberikan pemahaman kearsipan sehubungan dengan keikuikutsertaan KPKNL Pekalongan dalam lomba penataan arsip tahun 2020.

Sharing session dibuka oleh Kepala KPKNL Pekalongan, Jati Wiryawan. Jati Wiryawan menyampaikan bahwa acara ini diinisiasi oleh KPKNL Pekalongan berkaitan dengan lomba penataan arsip yang penilaiannya akan dilaksanakan dalam waktu dekat. Berbagai persiapan telah dan sedang dilaksanakan oleh jajarannya menghadapi penilaian tersebut, diantaranya melakukan penataan arsip baik yang aktif maupun yang in aktif, membuat data base arsip dan melakukan penataan fisik gudang arsip.   

Materi sharing session ini disampaikan oleh Hendro Darpito mengenai Penguatan Budaya Tertib Arsip di DJKN. Pada awal materinya, disampaikan mengenai kondisi penataan arsip yang belum sesuai dengan kaidah kearsipan. Bahwa terhadap pengelolaan arsip ini yang paling mendasar adalah bukan terletak pada sulitnya menerapkan suatu sistem kearsipan, tetapi lebih pada bagaimana meyakinkan orang untuk mau menerapkan kearsipan sesuai dengan kaidah kearsipan. Oleh karena itu, Kantor Pusat DJKN mengapresiasi KPKNL Pekalongan yang telah berupaya dalam melakukan penataan arsip sesuai kaidah sebagaimana Peraturan Menteri Keuangan (PMK) No. PMK  Nomor  196/PMK.01/2019 tentang Pedoman Kearsipan di Lingkungan Kementerian Keuangan. Secara umum kearsipan menganut 3 (tiga) azas yaitu Arsip Dinamis, yaitu arsip yang digunakan langsung dalam kegiatan penciptaan arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu, Arsip Statis merupakan arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan oleh lembaga kearsipan dan Arsip Terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. Contoh: Teks Proklamasi, Arsip UUD 1945.

Perlu diketahui bahwa Siklus Hidup Arsip, diawali dengan penciptaan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan arsip dan penyusutan arsip. Namun, pada umumnya kondisi kearsipan setiap kantor dihadapkan pada permasalahan yang sama yaitu arsip tidak diberkaskan dengan baik, menyimpan arsip di boks tanpa nama, yang menyebabkan arsip menumpuk dan tidak andal sehingga kesulitan pada saat akan melakukan penyusutan arsip. Dalam manajemen kearsipan, titik kritis penatausahaan arsip adalah menyangkut pemberkasan.

Lebih lanjut Hendro memaparkan langkah-langkah pemberkasan arsip, yaitu memilih arsip yang homogen pada satu map, penamaan arsip sesuai kegiatan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA), menghindari label Surat Masuk/Keluar serta identifikasi dan memisahkan non arsip, seperti duplikasi berlebih, cetakan berlebih dan blanko kuesioner. Selanjutnya dalam penatausahaan arsip aktif dan in aktif memerlukan sarana yang sudah ditentukan. Arsip aktif memerlukan sarana berupa guide, folder dan filing cabinet sedangkan untuk arsip in aktif sarana yang diperlukan adalah boks aktif, rak arsip dan label arsip. Yang harus menjadi perhatian dan kesadaran bagi setiap pegawai adalah bahwa penatausahaan arsip bukanlah pekerjaan instan melainkan sebuah proses yang terus berkelanjutan. Terlebih lagi bagi pegawai pemerintah pusat seperti DJKN dimana mobilitas mutasi pegawai cukup tinggi. Penatausahaan arsip yang baik memberikan banyak manfaat, yaitu tata kelola arsip yang baik akan memberikan kemudahan dalam pencarian arsip di kemudian hari, arsip merupakan dasar manajemen / pondasi dalam penyusunan sebuah kebijakan dan keputusan serta wujud tertibnya tata kelola arsip merupakan bentuk profesionalitas dari sebuah organisasi.

Sharing session ini berlangsung sangat interaktif dengan banyaknya pertanyaan yang disampaikan para pegawai KPKNL Pekalongan dan langsung mendapat tanggapan dari nara sumber. (Naskah& Foto : seksi Hukum dan Informasi).