Upaya penegakan hukum melalui lelang eksekusi Hak Tanggungan, lelang eksekusi Pengadilan, lelang eskekusi PUPN, dan lelang eksekusi harta pailit oleh Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) seringkali berhadapan dengan gugatan/bantahan/perlawanan. Gugatan dan atau perlawanan yang melibatkan KPKNL ini bisa berasal dari debitur atau pihak lain. Dalam perkembangannya, seiring dengan tugas dan fungsi KPKNL sebagai pengelola Barang Milik Negara (BMN) tidak terlepas pula perkara terkait BMN.

Menghadapi maraknya gugatan tersebut selain diperlukan pengetahuan yang luas juga diperlukan dukungan administrasi yang baik. Berkas-berkas yang berhubungan dengan perkara lelang dan atau pengelolaan BMN meliputi Risalah Lelang termasuk didalamnya lampiran-lampiran dalam Risalah Lelang dan/atau Surat Keputusan/Persetujuan pengelolaan BMN berikut kelengkapannya harus diadministrasikan secara baik. Administrasi yang baik akan memudahkan pada saat perkara memasuki dalam tahap Pembuktian.

Sebelum masuk pada uraian Pembuktian, penulis mencoba memberikan sedikit ulasan  tentang perkara perdata. Sebagaimana diketahui bahwa perkara perdata ini menyangkut hak-hak keperdataan seseorang atau pribadi. Hal ini mengakibatkan bahwa tugas dan peran hakim perkara perdata bersifat pasif. Dalam hal ini, hakim dalam perkara perdata hanya terbatas menerima dan memeriksa sepanjang mengenai hal-hal yang diajukan oleh para pihak, penggugat dan tergugat. Kebenaran diwujudkan sesuai dasar alasan dan fakta-fakta yang diajukan para pihak selama proses persidangan. Bertitik tolak dari hal tersebut dan berdasarkan pengalaman penulis sebagai petugas penangan perkara, saat proses pemeriksaan perkara masuk pada tahap Pembuktian, berupa Bukti Tertulis/Surat maka keberadaan dokumen adalah mutlak diperlukan.

Hukum pembuktian Perkara Perdata termuat dalam HIR ( Herziene Indonesische Reglement ) yang berlaku di wilayah Jawa dan Madura, Pasal 162 sampai dengan Pasal 177; RBg ( Rechtsreglement voor de Buitengewesten ) berlaku diluar wilayah Jawa dan Madura, Pasal 282 sampai dengan Pasal 314; Stb. 1867 No. 29 tentang kekuatan pembuktian akta di bawah tangan; dan BW ( Burgerlijk Wetboek ) atau KUHPerdata Buku IV Pasal 1865 sampai dengan Pasal 1945. Berdasarkan pasal 1866 KUH Perdata/pasal 164 HIR, alat bukti yang diakui dalam perkara perdata terdiri dari bukti tulisan, bukti saksi, persangkaan, pengakuan dan sumpah. Alat bukti tulisan/tertulis/surat, ditempatkan dalam urutan pertama. Hal ini bersesuaian dengan kenyataan bahwa dalam perkara perdata, surat/dokumen/akta memegang peran penting.

Pembuktian dalam Perkara Perdata adalah upaya untuk memperoleh kebenaran formil (formeel waarheid). Kebenaran formil didasarkan pada formalitas-formalitas hukum sehingga akta otentik memiliki kekuatan pembuktian yang sempurna dan mengikat. Sempurna berarti hakim tidak memerlukan alat bukti lain untuk memutus perkara selain berdasarkan alat bukti otentik dimaksud. Sedangkan mengikat berarti hakim terikat dengan alat bukti otentik kecuali dapat dibuktikan sebaliknya.

 Sesuai dengan bunyi pasal 1868 KUH Perdata “Suatu akta otentik ialah suatu akta yang dibuat dalam bentuk yang ditentukan undang-undang oleh atau dihadapan pejabat umum yang berwenang untuk itu di tempat akta itu dibuat”. Merujuk pada Peraturan Menteri Keuangan (PMK) Nomor  27/PMK.06/2016 tentang Petunjuk Pelaksanaan Lelang pasal 1 angka 14, pengertian Pejabat Lelang adalah orang yang berdasarkan peraturan perundang-undangan diberi wewenang khusus untuk melaksanakan penjualan barang secara lelang. Sebagai pejabat umum, Pejabat Lelang dalam setiap pelaksanaan lelang membuat produk berupa Risalah Lelang. Risalah lelang merupakan berita acara pelaksanaan lelang yang merupakan akta otentik dan mempunyai kekuatan pembuktian sempurna, sebagaimana tercantum dalam pasal 1 angka 35 PMK Nomor  27/PMK.06/2016 tersebut. Selanjutnya bunyi pasal 1 angka 36 adalah “Minuta Risalah Lelang adalah Asli Risalah Lelang berikut lampirannya yang merupakan dokumen atau arsip negara.

Disinilah administrasi memegang peran penting. Pentingnya surat-surat terkait dengan pelaksanaan lelang dan pengelolaan BMN baik yang berasal dari pihak pemohon lelang/satuan kerja maupun produk yang dihasilkan oleh KPKNL didokumentasikan dengan  baik. Sebagai berita acara dalam pelaksanaan lelang, Risalah Lelang yang dibuat oleh Pejabat Lelang telah ditetapkan formatnya dalam Peraturan Dirjen Kekayaan Negara Nomor 5 tahun 2017 yang mengatur tentang Risalah Lelang. Keseluruhan dokumen pendukung Risalah Lelang merupakan satu kesatuan yang disebut dengan Minuta Risalah Lelang. Demikian pula dalam hal produk hukum yang terkait dengan pengelolaan BMN. Keseluruhan dokumen pendukung produk hukum dalam pengelolaan BMN sudah semestinya di administrasikan secara baik dan menjadi satu kesatuan dengan produk Surat Keputusan/Persetujuan sebagaimana Risalah Lelang. Meskipun dalam pengelolaan BMN belum ada satu aturan pun yang mengatur mengenail hal ini.

Bukti tertulis harus diajukan sebagai bukti penyanggah dalil-dalil dalam gugatan/bantahan/perlawanan pihak Penggugat/Pembantah/Pelawan. Ketersediaan dokumen asli menjadi begitu penting agar keseluruhan dokumen tersebut dipertimbangkan oleh Majelis Hakim. Sedangkan dokumen yang berupa salinan/copy dokumen tidak akan dipertimbangkan oleh Majelis Hakim akan tetapi hanya akan menjadi sebuah catatan saja.

 Dalam praktiknya memang tidak seluruh dokumen lampiran Risalah Lelang dalam Minuta Risalah Lelang merupakan dokumen asli, terutama dokumen yang berasal eksternal misalnya sertifikat kepemilikan, sertifikat pengikatan, dokumen perjanjian kredit dan laporan hasil penilaian.  Hal ini pun tidak bertentangan dengan Peraturan Dirjen Kekayaan Negara Nomor 2 tahun 2017 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Lelang yang mengatur tentang teknis pelaksanaan lelang termasuk di dalamnya dokumen-dokumen yang harus dilampirkan oleh pemohon lelang dalam mengajukan permohonan lelang kepada KPKNL. Untuk dokumen  eksternal yang masih dapat diupayakan mendapatkannya sebagai dokumen asli seyogyanya dilakukan.

Dalam beberapa kasus, seringkali pihak pemohon lelang sudah tidak mempunyai dokumen asli, misalnya surat peringatan dan surat pemberitahuan lelang. Hal tersebut terjadi karena surat-surat tersebut sudah disampaikan kepada penerima surat, sementara di sisi lain tidak dipertimbangkan dokumen untuk keperluan arsip. Terkait dengan surat pemberitahuan rencana pelaksanaan lelang, hal yang tak kalah pentingnya adalah tanda penerimaan surat tesebut, yaitu apabila surat pemberitahuan disampaikan secara langsung atau resi/bukti pengiriman surat apabila surat pemberitahuan disampaikan melalui jasa pengiriman. Dan kewajiban membuktikan surat-surat dimaksud utamanya berada di tangan pemohon lelang. Agar terjadi kesamaan persepsi dengan pihak pemohon lelang diperlukan koordinasi dan penyampaian informasi yang tepat dengan pihak pemohon lelang.    

Sedangkan untuk dokumen internal pun harus diupayakan merupakan dokumen asli. Apabila tidak memungkinkan untuk menjadi lampiran risalah lelang (Minuta Risalah Lelang) berupa dokumen asli semua karena menjadi lampiran untuk Minuta Risalah Lelang yang lain, maka pada saat Pembuktian yang ditunjukkan ke Majelis Hakim adalah dokumen aslinya. Hal ini terjadi apabila dalam satu kali pelaksanaan lelang menghasilkan lebih dari satu Risalah Lelang.

Apabila dokumen-dokumen asli tersebut bisa ditunjukkan ke hadapan Majelis Hakim maka akan semakin menguatkan dalil sanggahan jawaban/duplik KPKNL dan pemohon lelang/satuan kerja, yang sama-sama berkedudukan sebagai Tergugat/Terbantah/Terlawan.  

Kekuatan pembuktian perkara perdata untuk memenangkan perkara yang berdasar pada dokumen ini juga harus memperhatikan beberapa hal menyangkut kebenaran formil di dalamnya. Sebagaimana pendapat M. Yahya Harahap, bahwa kekuatan pembuktian sempurna dan mengikat pada akta otentik harus memenuhi tiga kriteria yaitu kekuatan bukti luar, kekuatan pembuktian formil dan kekuatan pembuktian materiil. Suatu akta otentik yang diperlihatkan harus dianggap dan diperlakukan sebagai akta otentik kecuali dapat dibuktikan sebaliknya. Selama tidak dapat dibuktikan sebaliknya pada akta tersebut melekat bukti luar/harus diterima kebenarannya sebagai akta otentik. Kekuatan pembuktian formil berdasarkan pasal 1871 KUH Perdata, menyangkut kebenaran formil yang dicantumkan oleh pejabat pembuat akta. Untuk kebenaran materiil, merupakan permasalahan benar atau tidak keterangan yang tercantum di dalamnya.  

Agar dokumen-dokumen tersebut di atas memenuhi syarat formil dan materiil maka yang harus diperhatikan adalah ketika membuatnya adalah kehatian-hatian. Dalam hal ini, harus dicermati penulisan keterangan di dalamnya mengenai subyek dan obyek peristiwa, tanggal ataupun keterangan lainnya.

Tanggung jawab yang melekat pada diri pribadi seorang Pejabat Lelang, mengharuskan Pejabat Lelang lebih berhati-hati, cermat dan teliti dalam membuat Risalah Lelang. Administrasi yang baik tidak hanya meliputi keberadaaan dokumen dan keaslian dokumen akan tetapi menyangkut kebenaran apa yang tercantum dalam dokumen. Kebenaran dalam hal ini adalah tidak adanya kesalahan pencantuman penulisan/keterangan/redaksional dalam dokumen.

Terhadap adanya kesalahan redaksional telah diakomodir para pembuat kebijakan, dimana memungkinkan adanya ralat dalam Risalah Lelang. Sebagaimana di atur dalam Perdirjen KN Nomor 5 tahun 2017 pasal 14 sampai dengan pasal 17 termasuk di dalamnya hal-hal teknis pembetulan terhadap adanya kesalahan redaksional Risalah Lelang.

Pada akhir bagian dari tulisan ini, penulis kembali menekankan pentingnya administrasi dan penatausahaan dokumen yang baik dalam penyelenggaraan tugas dan fungsi pelayanan yang diberikan kepada para pengguna jasa. Antisipasi terhadap upaya hukum yang mungkin timbul adalah hal yang harus dilakukan untuk mempertahankan apa yang telah dijalankan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Disamping itu sebagai bagian dari upaya pemberian layanan kepada pemenang lelang khususnya untuk mempertahankan haknya, sebagaimana layaknya layanan purna jual, meminjam istilah dalam bisnis..

Bahwa sepanjang pelaksanaan tugas dan fungsi telah sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan didukung dengan administrasi yang baik sehingga Pembuktian bisa dilakukan secara baik maka prosentase kemenangan dalam menghadapi upaya hukum pun akan semakin besar. Bahwa dalam praktek berperkara selama ini, Pembuktian dari KPKNL relatif lebih lancar apabila dibandingkan pihak lain. Hal ini tentunya tiak lepas dari dukungan administrasi yang baik.  Pembuktian yang baik akan sangat menetukan dalam kemenangan perkara.

Kemenangan berpekara ini membuktikan bahwa semua hal yang terkait sebelum pelaksanaan tugas, sewaktu pelaksanaan tugas dan paska pelaksanaan tugas telah diupayakan secara maksimal dengan harapan pihak-pihak yang berkepentingan merasa terlindungi. Kewajiban memberikan layanan prima sudah seyogyanya dilakukan.

(Penulis : Siti Rokhayah/Seksi Hukum dan Informasi KPKNL Pekalongan)

Referensi : Hukum Acara Perdata, M. Yahya Harahap, S.H.