Direktorat Jenderal Kekayaan Negara memberikan perhatian khusus terhadap kearsipan yang memadai dan kenyamanan pegawai dalam bekerja. Hal tersebut disampaikan oleh Wahyu Setiadi, Kepala Bagian Umum Sekretariat Direktorat Jenderal Kekayaan Negara pada kegiatan “Pembinaan Kearsipan di Lingkungan Kementerian Keuangan” yang diselenggarakan di KPKNL Malang. Terdapat beberapa hal yang disampaikan oleh Kepala Bagian Umum DJKN, Wahyu Setiadi pada kegiatan yang dilaksanakan pada Kamis, 28 Februari 2019 tersebut yaitu tentang Penghapusan BMN di lingkungan DJKN, Kearsipan, Open Space, dan implementasi Pengarusutamaan Gender (PUG) melalui Sarana dan Prasarana. Kebijakan-kebijakan tersebut dapat diimplementasikan dalam satu rangkaian kegiatan sehingga pelaksanaannya akan jauh lebih efektif dan efisien.

Kegiatan kearsipan khususnya pada Direktorat Jenderal Kekayaan Negara diimplementasikan melalui penggunaan SMART. Mulai Tahun 2016 telah dilakukan optimalisasi penggunaan SMART oleh seluruh pegawai DJKN secara intensif. Pada Kantor Pusat DJKN sendiri, penggunaan SMART telah menghasilkan penghematan hingga 1 Milyar Rupiah. Wahyu berharap bahwa seluruh pegawai DJKN khususnya para pejabat telah memasang (menginstall) Aplikasi SMART Mobile pada perangkat masing-masing yang dapat diunduh pada Playstore. Selain penghematan, penggunaan Aplikasi SMART baik pada desktop maupun versi mobile, dapat meningkatkan efektifitas kinerja seluruh pegawai karena surat dapat diakses di mana pun dan kapan pun. Tentu saja penggunaan SMART turut memberikan sumbangsih dalam gerakan ramah lingkungan (Go Green/Green Office) demi masa depan yang lebih baik. Tak lupa Wahyu Setiadi juga menghimbau kepada seluruh pegawai KPKNL Malang agar turut serta dalam optimalisasi penggunaan Aplikasi SMART.

Pada Seminar “Memperkuat Budaya dan Mindset Digital dalam Transformasi Kemenkeu”, Menteri Keuangan Republik Indonesia , Sri Mulyani Indrawati menyampaikan bahwa Kementerian Keuangan harus siap menghadapi perkembangan teknologi digital yang dalam upayanya dapat diimplementasikan salah satunya dengan Open Space/Open Office. Lebih jauh lagi, Sri Mulyani Indrawati juga memiliki wacana akan mengadakan lomba Open Space di Kementerian Keuangan pada Tahun 2019 ini. Konsep Open Space sendiri merupakan konsep ruang bekerja yang menghilangkan sekat dan didominasi ruang terbuka guna alur kerja yang lebih meningkat, mempercepat kinerja, mempererat kolaborasi, dan memperlancar komunikasi antar pegawai.  Pada ujungnya, konsep Open Space dinilai dapat meningkatkan produktivitas pegawai. Konsep Open Space telah banyak diadaptasi oleh berbagai pihak termasuk instansi pemerintah.

Dalam pandangannya, Wahyu Setiadi menyampaikan bahwa KPKNL Malang telah memiliki dasar kantor yang memiliki desain Open Space. Tidak ada kubikel dan antar ruangan hanya dibatasi oleh kaca sehingga yang perlu dilakukan saat ini adalah merapikan berkas dan mengefektifkan sarana kantor seperti komputer dan printer agar konsep Open Space dapat sepenuhnya diimplementasikan. Tata kearsipan juga erat hubungannya dengan konsep Open Space. Direktorat Jenderal Kekayaan Negara sendiri mencanangkan “Gerakan Sadar Tertib Arsip” agar tercipta kinerja yang SISFEK, Sistematis, Efisien, dan Efektif. Hal lain yang perlu ditindaklanjuti adalah Barang Milik Negara (BMN) yang dalam kondisi Rusak Berat di KPKNL Malang agar segera diajukan permohonan pemindahtanganan/penghapusannya. Perlu kerja bersama dari seluruh pegawai KPKNL Malang untuk menata kembali arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku, mewujudkan Green Office dan Open Space, serta Digitalisasi Persuratan.

Wahyu Setiadi menambahkan yang perlu menjadi perhatian khusus KPKNL Malang adalah penyediaan sarana dan prasarana yang sejalan dengan Pengarusutamaan Gender (PUG) yang saat ini menjadi salah satu prioritas Direktorat Jenderal Kekayaan Negara. Pengarusutamaan Gender (PUG) mengakomodasi seluruh kebutuhan  pegawai dan stakeholder baik laki-laki, perempuan, anak-anak, orang tua, difabel, maupun orang sakit. Sarana dan Prasarana yang akomodatif menjadi syarat utama sebuah kantor dapat dikatakan telah mengimplementasikan Pengarusutamaan Gender. Sarana tersebut di antaranya adalah disediakannya tempat parkir prioritas bagi kaum difabel, perempuan, dan ibu hamil, adanya akses masuk yang mudah bagi difabel dan orang tua, adanya antrian khusus bagi stakeholder yang perlu diprioritaskan, adanya ruang pelayanan yang ramah anak serta menyediakan ruang laktasi beserta perlengkapannya yang sesuai dengan standar ruang laktasi.

Sebagaimana arahan Direktur Jenderal Kekayaan Negara, Isa Rachmatarwata, beberapa kebijakan terkait kearsipan, Open Space, dan PUG diharapkan segera dilaksanakan dengan tujuan menciptakan suasana kerja yang terbuka, nyaman, dan efisien. Dengan adanya kebijakan-kebijakan tersebut, menandakan adanya perhatian yang besar terhadap kondisi lingkungan kerja pegawai. Semoga dengan adanya konsep yang mengutamakan kenyamanan pegawai tersebut, seluruh pegawai DJKN dapat memberikan produktivitas terbaiknya demi menghasilkan kinerja yang lebih baik. (teks neni/foto umam)