Jakarta-Rabu (3/6) Sebagai suatu rekaman kegiatan atau peristiwa, arsip mempunyai peran yang sangat penting dalam kehidupan organisasi, termasuk juga di dalam pemerintahan. Kearsipan adalah  sebuah proses kegiatan mulai dari penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, sampai dengan penyusutan. Persoalan yang seringkali muncul adalah ketika kita kehilangan arsip. Seharusnya, saat arsip dibutuhkan maka dengan mudah dan cepat arsip tersebut dapat ditemukan. Hal ini sejalan dengan prinsip pengelolaan arsip yang mampu menyediakan arsip dengan benar, kepada orang yang tepat, pada waktu yang cepat, dan dengan biaya yang murah. Kebutuhan inilah yang selalu muncul dalam sebuah organisasi sejalan dengan banyaknya arsip yang dihasilkan. Demikian juga dengan pengelolaan arsip di KPKNL Jakarta IV yang masih harus dioptimalkan pengelolaannya secara efektif dan efisien sesuai dengan kaidah-kaidah pengelolaan arsip dan peraturan yang berlaku.

Untuk mendapatkan pencerahan dan informasi pengelolaan arsip yang lebih baik, hari Rabu tanggal 3 Juli 2019, KPKNL Jakarta IV melakukan studi tiru ke Gedung Arsip DJKN di Bekasi yang beralamat di Jalan H. Mukhtar Tabrani Nomor 12, Bekasi Utara. Studi tiru ini bertujuan untuk mempelajari bagaimana pengelolaan arsip dinamis, tahapan yang harus dilakukan, dan bagaimana mengatasi kendala-kendala yang dihadapi.

Banyak manfaat yang didapat dari studi tiru ini, terutama dalam hal masa retensi arsip dan pemusnahan arsip yang sudah dikatagorikan dapat dimusnahkan. Pemusnahan arsip yang dimaksud ternyata tidak hanya dalam bentuk fisik (hardcopy) tetapi juga dalam bentuk softcopy. Studi tiru ini dipimpin oleh Linda Susanti selaku Kepala Sub Bagian Tata Usaha KPKNL Jakarta IV dan Ketua Tim Pemusnahan Arsip KPKNL Jakarta IV.

Studi tiru ini diharapkan memberikan pemahaman terkait bagaimana pengelolaan arsip dilakukan tidak hanya oleh Tim Pemusnahan Arsip KPKNL Jakarta IV namun juga oleh seluruh pegawai KPKNL Jakarta IV. Setelah kegiatan ini, diharapkan arsip pada KPKNL Jakarta IV akan diverifikasi secara bertahap dengan menggunakan sistem kearsipan, dukungan oleh sumber daya manusia, anggaran, dan juga sarana dan prasarana menuju pengelolaan kearsipan yang lebih baik.