Jakarta - Selain menjalankan kegiatan Revaluasi Barang Milik Negara (BMN) yang tengah menjadi program seluruh kantor di lingkungan Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (DJKN), Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) Jakarta I juga melakukan retensi arsip terhadap arsip inaktif. Hal ini sesuai dengan peraturan mengenai retensi  arsip yang mengatur bahwa arsip yang telah melampaui batas waktu penyimpanan harus dimusnahkan atau disimpan sesuai dengan mekanisme yang sudah ditetapkan.

Kegiatan retensi arsip sudah dimulai beberapa bulan yang lalu dengan pemilahan dan klasifikasi jenis arsip. Arsip yang dipilah adalah arsip yang semula disimpan di Pendopo Kanwil DJKN DKI Jakarta di Jalan Prajurit KKO Usman dan Harun No. 10 Jakarta Pusat. Pendopo yang merupakan cagar budaya ini akan direnovasi sehingga barang-barang yang ada di dalamnya harus segera dipindahkan. Proses pemilahan dan proses klasifikasi arsip dipimpin oleh Kasubag Umum KPKNL Jakarta I, Yenny dengan mengerahkan pegawai dari masing-masing seksi dibantu oleh pegawai On Job Training. Box arsip yang sudah tua dan penyimpanan yang belum teratur membuat tim pemilah harus lebih teliti dalam membuat klasifikasi dan memasukkan ke dalam box tersendiri dan diberi nama sesuai isi arsip.

Dari hasil klasifikasi ini terkumpul lebih dari 50 box yang kemudian dilaporkan ke Kanwil dan diteruskan ke Sekretariat DJKN. Dirjen Kekayaan Negara kemudian menerbitkan surat nomor untuk menindaklanjuti permohonan pemusnahan arisp DJKN pada KPKNL Jakarta I.

Selanjutnya tim dari Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan mengadakan cek fisik langsung ke KPKNL dan meneliti arsip yang akan dimusnahkan tersebut. Semua box diteliti dan diperiksa berkasnya untuk kemudian dilakukan Berita Acara Pemeriksaan Arsip antara tim Sekjen dengan KPKNL Jakarta I.  Berdasarkan Berita Acara tersebut maka akan dimohonkan ke Arsip Nasional Indonesia untuk dilakukan pemusnahan.

Sambil menunggu persetujuan dari ANRI terhadap pemusnahan arsip maka box arsip akan dititipkan ke Gudang Arsip UK II. Gedung Arsip ini memuat berbagai macam arsip dari sejak berdirinya BUPN sebagai cikal bakal DJKN sampai sekarang menjadi DJKN. Dibutuhkan proses yang panjang karena dokumen yang akan dimusnahkan harus diteliti dan dipastikan bisa dimusnahkan sesuai ketentuan yang ada dalam peraturan retensi arsip. (Teks dan foto: Aziza Yuniarti, Sena Mahesa Wicaksana)