Menindaklanjuti telah terbitnya Surat Keputusan Kepala
KPKNL Dumai Nomor KEP13/WKN.03/KNL.05/2022 tanggal 14 Januari 2022 dalam hal
Pembentukan Tim Pembangunan Zona Integritas Menuju Wilayah Birokrasi Bersih dan
Melayani, KPKNL Dumai mengeluarkan
sebuah ide baru yang dibuat untuk mendukung keikutsertaan KPKNL Dumai menjadi
unit kerja yang berpredikat Zona Integritas Wilayah Birokrasi Bersih dan Melayani
(ZI WBBM). Coaching dan Learning Diary adalah sebuah inovasi baru dari
subbagian umum KPKNL Dumai yang sudah ada sejak awal tahun 2022.
Coaching dan
Learning Diary (CLD) ini merupakan media yang dapat
dilakukan secara tertulis maupun lisan bagi seluruh pegawai di lingkungan KPKNL
Dumai. Sesi ini dilakukan oleh bawahan dengan atasannya langsung dan dilakukan
secara 1-on-1. Sesi 1-on-1
ini dilakukan minimal satu kali dalam sebulan dengan durasi maksimalnya 1 jam
untuk masing-masing pegawai. Sesi ini adalah sesi formal antara atasan dengan
bawahan. Dalam prosesnya, pegawai dalam
hal ini pelaksana, dapat melakukan konsultasi, bimbingan dan meminta arahan
dari atasan langsung maupun dari atasan yang dianggap mampu memberikan
kritik/saran yang membangun dari pegawai yang bersangkutan.
Sebelum memulai sesi 1-on-1
ini atasan dan bawahan sudah melakukan persiapan seperti membekali diri
dengan kompetensi CMC yang sudah tertuang dalam Peraturan Pemerintah nomor 30
tahun 2019 tentang Penilaian Kinerja Pegawai Negeri Sipil. Kemudian
mengindentifikasi apa yang menjadi kebutuhan bawahan dan mempersiapkan
data-data yang dibutuhkan jika ada. Lalu dalam pelaksanaannya hal pertama yang
dilakukan untuk mengisi kegiatan dalam buku CLD ini pegawai yang bersangkutan
datang dan berbicara secara langsung dengan atasannya. Kedua, pegawai tersebut
wajib membawa buku CLD dan mengisi keterangan waktu, topik, catatan dan hasil
pembelajaran, tujuan pembelajaran, nama mentor, sumber referensi dan tanda
tangan atasan, serta dapat memberikan penilaian untuk sesi yang telah dijalani.
Pegawai tersebut dapat memilih apakah sesi ini sangat bermanfaat, biasa saja,
cukup bermanfaat atau tidak bermanfaat. Dalam hal ini, Atasan di akhir sesi
juga dapat memberikan review ataupun
catatan tindak lanjut yang dibutuhkan untuk pegawai tersebut. Atasan juga dapat
membuka potensi yang dimiliki bawahannya untuk memaksimalkan kinerja mereka dan
membantu mereka untuk dapat melakukan rencana selanjutnya. Dalam melaksanakan
sesi ini, atasan dapat menggunakan pendekatan Appreciative Inquiry (AI) yang diperkenalkan pertama kali oleh
David Cooperrider pada tahun 1987. Defenisi Appreciative
itu sendiri adalah memberikan penghargaan pada pencapaian masa lalu dan masa
kini sedangkan inquiry adalah
ekplorasi/penemuan potensi. Pendekatan AI berfokus pada potensi yang ada bukan
dari kegagalannya. Pendekatan AI ini
awalnya digunakan pada level organisasi, namun seiring dengan perkembangan
penerapannya dapat dilakukan saat coaching secara personal. Menurut Cooperrider (2008), AI adalah
pendekatan perubahan secara transformational yang menekankan pada area
kekuatan/potensi yang dimiliki oleh individu/organisasi.
Selanjutnya, jika ada issue-issue atau keluhan yang
perlu ditindaklanjuti oleh pihak-pihak lain, dapat dicatat dalam CLD dan
dikomunikasikan dengan pihak terkait agar dapat diselesaikan secepatnya. Sehingga
tidak ada permasalahan yang dapat mengganggu kinerja pegawai tersebut di
lingkungan kantor. Dengan adanya konsistensi pelaksanaan sesi 1-on-1 ini diharapkan dapat mewujudkan
interaksi positif antara atasan dengan bawahan, memahami diri sendiri dan orang
lain, serta memberikan dampak bagi unit kerja
untuk meningkatkan kemampuan dan kompetensi pegawainya, monitoring
pengembangan SDM, hingga meningkatkan kinerja organisasi.
Penulis : Nathasya Olivia S.