Bima (16/05) - “Arsip tertata akan menciptakan space lebih luas yang akan menambah kreativitas kita.”, sambutan Nyoman Heryawan Triana Putra, Kepala Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) Bima dalam acara Sosialisasi Pengelolaan Arsip. Konsep open space menciptakan ruangan terbuka sehingga masing – masing seksi dapat langsung berinteraksi tanpa sekat – sekat penghalang. Sekat berupa almari arsip akan ditata sedemikian sehingga ruang menjadi lebih luas.

Sosialisasi pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan di Aula KPKNL Bima dan diikuti oleh seluruh pegawai. Kepala Subbagian Umum, Gaspar Bacenti Fernandez, memaparkan tentang keadaan arsip yang ada di KPKNL Bima. “Kantor vertikal harus melaksanakan minimal satu kali retensi arsip setiap tahun.”, jelas Gaspar dalam sosialisasi. Arsip yang dirasa ekstrim di KPKNL Bima adalah di Seksi Hukum dan Informasi dan Subbag Umum karena ditemukan dokumen – dokumen yang perlu dipilah menjadi arsip aktif dan inaktif.

Arsip merupakan alat bukti suatu kejadian sehingga penting untuk dikelola. Arsip ada dua yaitu arsip aktif dan inaktif. Arsip aktif adalah arsip yang masih digunakan di seksi masing – masing sedangkan inaktif adalah yang sudah tidak digunakan. Arsip inaktif ini yang selanjutnya akan dikelola oleh unit pengelola arsip. Arsip yang masih aktif sebaiknya tidak disimpan di almari agar mudah dalam menemukan ketika dibutuhkan. Sosialisasi menjadi lebih menarik dengan video arsip yang disajikan oleh Gaspar. Pegawai menjadi lebih paham mengenai kearsipan.

Acara ditutup dengan penandatanganan pernyataan bersama pengelolaan arsip di KPKNL Bima. Penandatanganan dimulai dari Kepala KPKNL Bima dan diikuti seluruh kepala seksi dan pelaksana. Dengan penandatanganan ini diharapkan terbentuk komitmen pegawai untuk melakukan penatausahaan arsip.

 Foto/Teks : Deti N