Palembang - Direktorat Jenderal Kekayaan Negara  (DJKN) akan menerapkan  Sertifikasi  Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 pada semua KPKNL di lingkungan Kanwil DJKN Sumatera Selatan, Jambi dan Bangka Belitung. Sebagai langkah awal dalam penerapan ISO 9001:2015, Senin tanggal 13 Mei 2019 telah dilaksanakan Kick Off Meeting dan Pelatihan Sertifikasi  Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015  pada seluruh KPKNL di lingkungan Kanwil DJKN SJB.

Acara dilaksanakan di Ruang Rapat Kanwil DJKN SJB dan dihadiri oleh perwakilan dari Sekretariat Kantor Pusat DJKN, Konsultan eksternal yang ditunjuk, Pejabat Eselon II dan III Kanwil DJKN SJB, Para Kepala KPKNL dan Eselon IV KPKNL di lingkungan Kanwil SJB beserta staf.

Pada pembukaan acara Kick Off Meeting dan Pelatihan Sertifikasi  Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 tersebut Kepala Kanwil DJKN SJB Thaufik  menyampaikan ucapkan terima kasih kepada kantor pusat DJKN yang telah memberikan kepercayaan kepada Kanwil DJKN SJB dalam penerapan Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 pada KPKNL di bawahnya. Lebih lanjut Thaufik menyampaikan bahwa Kanwil dan KPKNL dibawahnya akan bekerja keras dan berkomitmen untuk meraih Sertifikasi ISO 9001:2015, oleh karena itu prinsip-prinsip dalam manajemen mutu yaitu fokus pada pelanggan (Customer Focus), kepemimpinan (Leadership), pelibatan orang (Engagement Of People), pendekatan roses (Process Approach), perbaikan (Improvement), pengambilan keputusan berbasis bukti (Evidence-Based Decision Making), manajemen hubungan (Relationship Management) harus selalu dijaga dan dilaksanakan sebaik-baiknya.

Kepala Bagian Organisasi dan Kepatuhan Internal (OKI) DJKN Jose Arif Lukito pada intinya menyampaikan peran DJKN sebagai Distinguish Asset Manager dan sekaligus memperkenalkan roadmap Sertifikasi ISO 9001:2015 yang akan dicanangkan dalam waktu 10 tahun. “Kami harapkan kegiatan Kick Off Meeting dan Pelatihan Sertifikasi ini dapat berjalan sukses dan dapat memperoleh sertipikasi ISO 9001:2015. Sehingga kemudian kita naik ke step berikutnya yaitu menjadikan Kanwil DJKN SJB sebagai tempat studi banding/Benchmarking maupun jadi tempat penelitian, dan kita punya SDM yang banyak yang siap kita optimalkan “ pungkas Jose di akhir sambutannya.

Sebagai informasi, roadmap ISO 9001:2015 yang diimplementasikan pada kantor vertikal Kanwil DJKN SJB ada 4 lokasi yang disertifikasi dan semua layanan yang di ISO-kan merupakan agenda kegiatan ketiga kalinya setelah sebelumnya pada Tahun 2018 yaitu Kanwil Jateng dan DIY ada 6 lokasi yang disertifikasi dan semua layanan di ISO-kan. Kanwil DJKN Jakarta mendapatkan kesempatan untuk pertama kalinya dalam implementasi ISO 9001:2015, namun demikian yang di ISO-kan baru  proses lelangnya saja.

Acara selanjutnya yaitu sambutan dari Direktur PT. Kharisma Primaulang Imron Hanafi selaku konsultan yang ditunjuk memenangkan tender untuk memberikan konsultasi ISO di DJKN khususnya Kanwil DJKN SJB. Tim Konsultan berjumlah tiga orang yaitu Imron Hanafi, Syamsul Hadi dan Andi Lala, Tim inilah yang akan mendampingi KPKNL dalam melatih dan mempersiapkan diri sehingga layak untuk maju mengikuti sertifikasi.

Dalam sambutannya Imron Hanafi menyampaikan bahwa dengan dimulainya Kick Off Meeting ini, maka enam bulan kedepan proses untuk sertifikasi akan berjalan. Untuk sertifikasi ini ada empat tahapan besar, yang pertama yaitu Tahap Pencanangan, meliputi pelatihan ISO 9001, Kajian Awal yaitu untuk mengetahui yang sudah diimplementasikan apa saja dan sistemnya bagaimana, selanjutnya Training Internal Audit.

Yang kedua yaitu Develop System/Sistem Manajemen Mutu yang akan dimulai setelah lebaran pada awal bulan Juni 2019.  Pada tahap ini akan dibentuk Tim Project, pembuatan SOP, pembakuan form/check list dokumen.

Yang ketiga yaitu tahap implementasi. Ada tiga tahapan dalam implementasi yaitu sosialisasi kepada pegawai mengenai SOP yang ada, tahap selanjutnya yaitu internal audit untuk mengetahui implementasinya efektif atau tidak, dilanjutkan penyusunan laporan dalam tinjauan manajemen.

Terakhir yaitu Sertifikasi. Badan Sertifikasi yang akan melakukan sertifikasi penunjukannya akan dilakukan melalui lelang. Dalam sertifikasi ada tahapan yang namanya Pre Asesment yaitu tahapan untuk melihat dokumen-dokumennya apakah sudah memenuhi syarat atau belum, jika belum minta dikoreksi. Setelah layak baru masuk Final Asesement. Dalam Final Asesment nanti keputusannya adalah rekomendasi untuk  mendapatkan ISO atau tidak.

Diakhir sambutannya Imron Hanafi menekankan kembali bahwa target yang akan dicapai tidak semata-mata hanya sertifikatnya saja, akan tetapi implementasinya. Sertifikat itu adalah bukti  pengakuan dari eksternal mengenai manajemen mutu secara internasional. Jangan sampai mendapatkan sertifikat tetapi pelayanannya tidak meningkat artinya nilai indeks kepuasan masyarakat menurun.

Pada hari berikutnya dilaksanakan pelatihan Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: 2015 yang diikuti oleh perwakilan dari masing-masing KPKNL. Harapannya peserta mendapatkan pengetahuan tentang ISO 9001:2015. Melakukan perencanaan mutu, menyusun dan menerapkan/meningkatkan sistem manajemen mutu di masing-masing unit KPKNL. Selanjutnya Kajian Awal yaitu untuk mengetahui yang sudah diimplementasikan apa saja dan sistemnya bagaimana. Pada sesi terakhir Tim Konsultan melakukan Training Internal Audit dan simulasi kepada peserta calon auditor internal ISO 9001:2015.

Dengan selesainya simulasi Internal Audit, maka selesai sudah rangkaian acara pencanangan Pelatihan Sertifikasi ISO 9001:2015 pada Kanwil SJB. Acara ditutup dengan sesi foto bersama.

(Bidang Kepatuhan Internal Hukum dan Informasi)