Apa yang ada dipikiran
Anda apabila mendengar kata “arsip”? Apakah tumpukan kertas? Atau sebuah gudang
dengan banyak lemari penuh debu? Lalu, apa sebenarnya arsip itu? Tahukah Anda, Negara kita memiliki kesadaran akan pentingnya arsip. Bukti keseriusan negara
dalam menangani arsip tertuang dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan (selanjutnya disebut UU 43/2009). Pada pasal 1 UU 43/2009 menyebutkan
bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Kearsipan merupakan salah satu hal yang penting dalam administrasi organisasi. Di samping itu, arsip mempunyai fungsi sebagai pertanggungjawaban kegiatan organisasi yang bersangkutan dan diperlukan dalam pengambilan keputusan atau kebijaksanaan baru oleh pimpinan. Arsip juga memegang peranan bagi kelancaran jalannya organisasi yaitu sebagai sumber informasi organisasi.
Secara umum, arsip terbagi menjadi 2 kategori yaitu arsip statis dan arsip dinamis. Sifat arsip statis antara lain memiliki nilai guna kesejarahan dan berketerangan dipermanenkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. Sedangkan arsip dinamis memiliki jangka waktu tertentu dan digunakan langsung dalam kegiatan pencipta arsip. Kedua jenis arsip ini harus dikelola dengan benar sesuai dengan peraturan dan ketentuan kearsipan yang ada. Terdapat kisah menarik terkait pentingnya mengelola arsip saat Indonesia akan merdeka. Teks proklamasi tulisan tangan Bung Karno yang didikte oleh Bung Hatta sempat nyaris terbuang di tempat sampah! Untungnya naskah tersebut berhasil diamankan oleh salah satu tokoh pers asal Aceh, BM Diah.
Terbayangkah Anda apabila
naskah penuh sejarah tersebut terbuang? Dari kisah tersebut dapat kita ambil
pelajaran bahwa arsip adalah hal yang penting dan perlu kita jaga bersama.
Pada lingkup
Kementerian Keuangan, kearsipan telah diatur dalam Peraturan Menteri Keuangan
(PMK) Nomor 196/PMK.01/2019 tentang Pedoman Kearsipan di Lingkungan Kementerian
Keuangan. PMK tersebut mengatur secara detail bagaimana mengelola kearsipan di
lingkungan Kementerian Keuangan hingga menjelaskan tentang klasifikasi arsip,
klasifikasi keamanan informasi arsip hingga pengaturan sarana dan prasarana
dalam kearsipan. Lebih lanjut, jadwal retensi arsip diatur dalam Keputusan
Menteri Keuangan Nomor 769/KM.1/2010 tentang Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif
Kementerian Keuangan dan Keputusan Menteri Keuangan Nomor 1200/KM.1/2009
tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif Direktorat Jenderal Kekayaan Negara.
Secara singkat, pengelolaan
arsip pada unit vertikal dapat dibagi menjadi 4 tahapan. Pertama, membuat Surat Keputusan Panitia. Panitia kearsipan
mencakup perwakilan seluruh bidang dan bagian selaku unit pengolah (unit yang
menciptakan arsip dan bertanggung jawab atas arsip aktif). Kedua, melaksanakan pemilahan arsip
sesuai jangka retensi arsip, pemberian klasifikasi arsip, dan pengelompokan
sesuai dengan klasifikasi arsip. Ketiga,
unit pengolah menyerahkan arsip inaktif dan arsip yang akan dimusnahkan kepada
unit kearsipan (dhi. Bagian Umum). Terakhir,
unit kearsipan akan melakukan verifikasi dan mengajukan daftar arsip usul
musnah secara berjenjang.
Seiring berkembangnya teknologi, pengelolaan arsip di era digital juga mengalami perkembangan. Proses bisnis menjadi lebih ringkas karena sudah semakin berkurangnya arsip dalam bentuk fisik yang telah berubah dalam bentuk digital. Pada internal Kementerian Keuangan khususnya DJKN sangat terbantu dengan adanya aplikasi Nadine dan SMARt DJKN. Berkas yang awalnya berupa fisik kertas, kini telah secara otomatis tersimpan dan terkirim dalam bentuk digital. Namun, keamanan informasi termasuk keamanan arsip menjadi tantangan baru di era dewasa ini. Metode penyimpanan arsip yang dahulu disimpan di dalam rak, kini cukup disimpan dalam media penyimpanan yang lebih ringkas seperti flashdisk, harddisk, atau server aplikasi. Media penyimpanan yang ringkas juga menjadi tantangan tersendiri bagi insan Kementerian Keuangan. Perlu awareness yang tinggi dari setiap pegawai untuk menjaga keamanan data dan informasi.
Kantor Wilayah DJKN Sulawesi
Utara, Tengah, Gorontalo, dan Maluku Utara serius dalam melakukan pengelolaan
kearsipan. Salah satu bukti keseriusannya adalah dengan menjadikan pengelolaan
kearsipan sebagai salah satu Indikator Kinerja Utama (IKU) pada Bagian Umum
sejak tahun 2019. Diharapkan dengan hadirnya IKU ini dapat meningkatkan
kesadaran seluruh pegawai akan pentingnya menjaga dan mengelola arsip sesuai
dengan peraturan yang ada. Mari bersama sama kita rawat, kita jaga, dan kita
kelola arsip yang ada di unit kita sesuai dengan peraturan yang berlaku demi
mendukung terwujudnya penyelenggaraan pemerintahan yang baik dan meningkatkan
kualitas pelayanan publik.
Penulis : Idham Widagdo Utomo, Kanwil
DJKN Suluttenggomalut