Semarang – Pada tahun 2018, Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (DJKN) akan menerapkan sertifikasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 pada seluruh Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) di lingkungan Kantor Wilayah DJKN Jawa Tengah dan DI Yogyakarta. Pada Senin (14/5) dilaksanakan Kick Off Meeting Persiapan Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu Instansi Vertikal DJKN Tahun 2018 pada KPKNL di lingkungan Kanwil DJKN Jawa Tengah dan DI Yogyakarta di Ruang Rapat Kanwil DJKN Jawa Tengah dan DI Yogyakarta.

Hadir dalam acara penting tersebut perwakilan Sekretariat DJKN, konsultan eksternal yang ditunjuk, Pejabat Eselon II & III Kanwil DJKN Jawa Tengah dan DI Yogyakarta, dan pimpinan KPKNL di lingkungan Kanwil DJKN Jawa Tengah dan DI Yogyakarta didampingi oleh Kepala Seksi Kepatuhan Internal beserta staf.

Hardy Sumaryadi, Kepala Subbagian Tata Laksana Kantor Pusat DJKN menyampaikan bahwa penunjukan kantor pelayanan di wilayah Jawa Tengah dan DI Yogyakarta untuk sertifikasi ISO sebagai sebuah apresiasi atas partisipasi Kanwil DJKN Jawa Tengah dan DI Yogyakarta dalam lomba kantor wilayah terbaik Kementerian Keuangan pada tahun sebelumnya. Pihaknya yakin 70% ketentuan sertifikasi ISO telah terpenuhi di kantor pelayanan dimaksud sehingga tinggal ditingkatkan.

Kepala Kanwil DJKN Jawa Tengah dan DI Yogyakarta Tavianto Noegroho menyampaikan bahwa momentum sertifikasi ini cukup tepat bagi KPKNL di lingkungannya yang sedang mengikuti berbagai kompetisi yang instrumennya relatif sama. Tavianto menyatakan kesiapannya untuk menyukseskan peraihan sertifikasi ISO 9001:2015 pada tahun 2018. Tavianto juga meminta komitmen setiap Kepala KPKNL beserta stafnya.

Kehadiran Kepala KPKNL dalam kick off meeting dipandang penting untuk meneguhkan komitmen proses sertifikasi ISO 9001:2015. Sementara, Kepala Seksi Kepatuhan Internal akan diproyeksikan sebagai koordinator ISO masing-masing KPKNL.

Sebagai informasi, saat ini 3 tiga KPKNL di lingkungan Kanwil DJKN Jawa Tengah dan DI Yogyakarta sedang mengikuti penilaian Zona Integritas Menuju Wilayah Bebas dari Korupsi (WBK) dan Wilayah Birokrasi Bersih dan Melayani (WBBM), dan satu KPKNL mewakili penilaian Pengarusutamaan gender (PUG) Kementerian Keuangan. Sebelumnya satu KPKNL telah mendapatkan penghargaan sebagai kantor pelayanan terbaik dan satu KPKNL penghargaan kantor pelayanan percontohan.

Perwakilan dari Konsultan yang ditunjuk, Imron Hanafi menyampaikan bahwa selama ini kliennya selalu lulus uji sertifikasi ISO. Meskipun begitu dia menegaskan bahwa pihaknya hanya mengantarkan ke Badan Akreditasi Nasional, jika sistem baik dan implementasinya juga baik maka kemungkinan lolos uji sertifikasi juga besar.

Kepala Bidang Kepauhan Internal, Hukum, dan Informasi, Edy Suyanto yang mendapatkan mandat untuk melakukan monitoring dan pembinaan sertifikasi ISO ini meminta komitmen setiap peserta sekaligus menggelorakan jargon, “Semangat! Aku ISO.”

Pada hari berikutnya dilaksanakan pelatihan. Setiap KPKNL mendelegasikan delapan pegawai untuk mengikuti pelatihan ini. Imron menyampaikan bahwa setelah pelatihan ISO Awareness peserta diharapkan mendapatkan pengetahuan tentang interpretasi persyaratan ISO 9001:2015, melakukan perencanaan mutu, dan menyiapkan, menyusun, menerapkan dan meningkatkan sistem manajemen mutu di kantor masing-masing.

Tim konsultan membantu para peserta memahami manfaat dokumentasi, memahami struktur dokumentasi, mengerti teknik pemetaan proses, mengerti karakteristik dokumentasi yang baik, dan mengerti persyaratan minimum dokumentasi yang diharuskan standar. Selanjutnya setiap tim peserta diminta untuk berbagi keadaan dokumentasi di kantornya sekaligus kendalanya baik dari internal maupun eksternal.

Sebagai salah satu persyaratan sertifikasi, konsultan melatih para pegawai calon auditor internal ISO 9001:2015. Setelah mendapatkan pemahaman tentang Audit Internal, para peserta peserta diminta melakukan simulasi Audit Internal.

Pada penghujung acara, Tavianto kembali meminta setiap peserta untuk berkomitmen mensukseskan sertifikasi ini serta meminta secara khusus kepada peserta yang hadir untuk meng-influence pegawai di kantornya karena agenda ini merupakan bagian penting dari perubahan organisasi. (Penulis/ Fotografer: Bidang KIHI Kanwil DJKN Jateng dan DI Yogyakarta)