Oleh: Warlan

Serang-Transformasi kelembagaan pada Kementerian Keuangan adalah suatu keniscayaan yang sedang dilakukan pada saat ini. Semua unit eselon I pada Kementerian Keuangan harus mendukung dan siap untuk melakukan perubahan yang lebih baik. Demikian juga Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (DJKN) sebagai salah satu unit eselon I di Kementerian Keuangan mendukung adanya transformasi kelembagaan. Namun demikian, transformasi kelembagaan tidak akan berhasil tanpa didukung oleh Sumber Daya Manusia (SDM) yang siap untuk melakukan perubahan.

Dalam rangka mendukung transformasi kelembagaan tersebut, Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) Serang harus berupaya untuk meningkatkan SDM yang ada. Upaya peningkatan SDM tidaklah semudah membalik telapak tangan. Hal tersebut disebabkan oleh kondisi yang ada, antara lain:

1. Belum meratanya kemampuan dan kompetensi pegawai.

Saat ini masih ada anggapan bahwa seorang staf hanya dituntut untuk menguasai tugas dan fungsi sesuai seksinya masing-masing dan tidak harus mengetahui tugas dan fungsi pada seksi yang lain. Anggapan tersebut akan membuat seorang staf menjadi malas untuk belajar akan tugas dan fungsi seksi lainnya. Kondisi semacam itu juga terjadi pada pegawai KPKNL Serang.

1. Belum adanya kebiasaan diskusi terkait tugas dan fungsi KPKNL baik secara formal maupun informal.

Sifat ego terhadap seksi masing-masing membuat pegawai enggan untuk berdiskusi permasalahan dengan pegawai di luar seksinya. Hal ini akan memberikan dampak antara lain: 1) permasalahan pada tiap seksi belum tentu bisa diselesaikan secara optimal karena tidak ada masukan dari seksi lain, 2) kurangnya sifat kebersamaan dalam satu kantor.

1. Kurangnya keberanian pegawai dalam berkomunikasi di forum.

Salah satu upaya meningkatkan kemampuan berkomunikasi pegawai adalah dengan melatih berbicara di forum. Namun demikian, pada KPKNL serang belum ada forum yang sifatnya formal dan rutin sebagai sarana untuk melatih berkomunikasi pegawainya.

Berdasarkan beberapa permasalahan tersebut di atas maka penulis mengusulkan kegiatan yang bersifat formal dan rutin yaitu Fokus Grup Diskusi (FGD).

Fokus Grup Diskusi ini dilaksanakan seminggu sekali setiap hari Rabu mulai pukul 08.00 WIB s.d. 09.00 WIB. Tema dan pemateri disampaikan secara bergantian antarseksi. Sampai dengan saat ini, sudah ada empat kegiatan FGD yang telah dilaksanakan oleh KPKNL Serang, yaitu pada  22 April 2015 dengan tema Pemantauan Pengendalian Internal dan pemateri  M. Abdurahman/Suryanzah Setiadi  (Seksi Kepatuhan Internal),  29 April 2015 dengan tema Pengenalan Potensi Diri dan pemateri Warlan (Kepala Seksi Pelayanan Penilaian),  06 Mei 2015 dengan tema Kepastian Hukum dalam Pengelolaan BMN dan pemateri Abdul Wahab Iskandar (Staf Seksi Pengelolaan Kekayaan Negara), 13 Mei 2015 dengan tema  Pengurusan Piutang Rumah Sakit dan pemateri  Haerudin M. Ganda Wijaya (Kepala Seksi Piutang Negar. Dalam kegiatan tersebut, pihak yang terlibat  adalah Kepala KPKNL Serang sebagai pihak yang mendukung terselenggaranya kegiatan FGD tersebut, Semua Kepala Seksi pada KPKNL Serang, kepala seksi berdiskusi dengan stafnya untuk memutuskan materi apa yang akan disampaikan dan siapa yang bertugas untuk menyampaikan materi tersebut, dan semua staf KPKNL Serang, yang menyiapkan bahan yang akan disampaikan dalam FGD tersebut.

Peserta dalam FGD ini adalah semua pegawai KPKNL Serang, baik kepala kantor, kepala seksi dan staf yang tidak sedang menjalankan tugas keluar kantor, sedangkan pemateri adalah Kepala Seksi maupun Staf KPKNL yang ditunjuk secara bergantian.

Dengan adanya kegiatan Fokus Grup Diskusi diharapkan setiap pegawai mampu memahami tugas dan fungsi yang ada pada KPKNL, menjadikan diskusi baik formal maupun informal sebagai budaya sharing knowladge dan penyelesaian masalah terkait tugas dan fungsi kantor, melatih agar semua pegawai  berani berbicara pada forum diskusi dan meningkatnya communication skill.

Dengan meningkatnya kualitas SDM pada pegawai KPKNL, diharapkan akan dapat memberikan manfaat bagi stakeholders dengan komunikasi yang efektif, baik pada saat melakukan sosialisasi maupun pada saat menyampaikan informasi pelayanan.

Untuk melakukan kegiatan Fokus Grup Diskusi tersebut, sebelumnya dibuat tim Fokus Grup Diskusi berdasarkan nota dinas Kepala KPKNL. Tim Fokus Grup Diskusi bertugas untuk menyusun jadwal pelaksanaan Fokus Grup Diskusi. 

Meskipun baru berjalan empat kali, manfaat dari kegiatan FGD ini sudah bisa dirasakan oleh pegawai KPKNL maupun stakeholders. Bagi pegawai, beberapa manfaat yang telah dirasakan antara lain wawasan pegawai mulai bertambah, tidak hanya memahami tugas seksinya saja, keberanian berbicara masing-masing pegawai mulai muncul, setiap diskusi selalu dihasilkan masukan-masukan yang sifatnya membangun, dan menjadikan diskusi sebagai budaya pada KPKNL Serang.

Manfaat bagi stakeholders dapat diukur dengan kuesioner. Pada saat adanya kunjungan dari mahasiswa Universitas Sultan Ageng Tirtayasa pada 11 Mei 2015 dalam rangka berdiskusi tentang proses pelaksanaan lelang, telah dibagikan kuesioner untuk mengetahui tingkat efektivitas komunikasi dari staf Seksi Pelayanan Lelang. Hasil kuesioner menunjukkan bahwa tingkat efektivitas komunikasi sebesar 88,57% yang artinya bahwa komunikasi yang dilakukan sangat efektif.

Kegiatan Fokus Grup Diskusi ini bisa dijalankan dan akan memberikan manfaat bagi semua pihak karena adanya komitmen bersama dari kepala kantor, semua kepala seksi dan semua staf pada KPKNL Serang.

Edited: Achie – Humas DJKN