Unit Kepatuhan Internal (UKI) merupakan unit yang mempunyai tugas untuk melakukan pemantauan atas fungsi pengendalian intern. Sejak tahun 2011, Kementerian Keuangan berupaya meningkatkan penerapan pengendalian intern di lingkungan Kementerian Keuangan berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan Nomor 152/KMK.09/2011 tentang Peningkatan Penerapan Pengendalian Intern di Lingkungan Kementerian Keuangan. Di lingkungan Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (DJKN), Unit Kepatuhan Internal yang merupakan satu seksi di Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) untuk pertama kalinya dibentuk pada bulan Juni 2013. Saya termasuk salah satu pegawai yang diberi amanah untuk menjabat di Seksi Kepatuhan Internal (KI) untuk pertama kali. Itu artinya sudah setahun Seksi KI telah menjalankan tugas dan fungsinya di KPKNL di seluruh Indonesia, itu berarti pula pasti ada manfaat yang didapat dari keberadaan seksi yang masih baru ini, bukan?

Dilihat dari uraian tugas yang ada, Seksi KI mempunyai tugas melakukan pemantauan pengendalian intern, pengelolaan kinerja, pengelolaan risiko, kepatuhan terhadap kode etik dan disiplin, tindak lanjut hasil pengawasan, serta perumusan rekomendasi perbaikan proses bisnis. Secara kasat mata, seluruh tugas yang diemban Seksi KI dirancang dan dibangun untuk membenahi intern organisasi. Dengan demikian, kehadiran seksi ini diharapkan dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi operasi, terjaganya kepatuhan terhadap hukum dan peraturan, serta meningkatnya reputasi organisasi dan kepercayaan para pemangku kepentingan.

Dalam artikel kali ini, yang dibahas secara singkat adalah tugas KI dalam melakukan pemantauan. Pemantauan yang dijalankan Seksi KI adalah terhadap semua pengendalian yang dilakukan oleh pemilik dan pelaksana pengendalian, yaitu seksi-seksi yang terkait dengan tugas pelayanan kepada pengguna jasa dan layanan. Yang dimaksud pemilik pengendalian adalah para kepala seksi, sedangkan pelaksana pengendalian adalah para staf/pelaksana di seksi yang bersangkutan. Jadi, sebenarnya semua pegawai tanpa kecuali memegang peranan penting agar pengendalian intern yang berjalan telah sesuai dengan instrumen yang ada. Dalam fungsi pemantauan, disinilah Seksi KI berperan untuk memastikan bahwa pengendalian intern yang dilakukan oleh masing-masing seksi tadi telah sesuai dengan peraturan yang berlaku, dan untuk memastikan apakah Standar Standard Operating Procedure (SOP) yang ada sudah dijalankan atau belum.

Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) disebutkan bahwa Pemantauan merupakan salah satu unsur dari Pengendalian Intern selain Lingkungan Pengendalian, Penilaian Resiko, Kegiatan Pengendalian, dan Komunikasi dan Informasi. Adapun pengertian Pemantauan itu sendiri adalah proses penilaian atas mutu kinerja sistem pengendalian intern dari waktu ke waktu. Sebagai acuan dalam melaksanakan kegiatan pemantauan pengendalian intern, Direktur Jenderal  Kekayaan  Negara  telah  menetapkan Rencana Pemantauan Tahunan (RPT) DJKN Tahun 2014 untuk Kantor Pusat, Kantor Wilayah dan KPKNL. Untuk KPKNL, yang menjadi  RPT 2014 ada tiga kegiatan, yaitu Persetujuan/Penolakan Penjualan BMN Selain Tanah dan/atau Bangunan, Penyetoran Hasil Bersih Kepada Penjual Melalui Bendahara Penerimaan, dan Pelayanan Pelaksanaan Lelang. Dari masing-masing kegiatan tersebut ditentukan alat Pengendalian Utama yang berisi Atribut Pengendalian, Cara Pengujian, dan Frekuensi Pengujian. Pelaksanaan kegiatan Pemantauan Pengendalian Utama dilaksanakan dengan menggunakan tiga perangkat yang terdiri atas:

1.   Tabel Pemantauan Pengendalian Utama (TPPU);

2.   Daftar Uji Pengendalian Utama (DUPU);

3.   Tabel Observasi Pengendalian Utama (TOPU).

Adapun hasil akhir (output) dari pelaksanaan Pemantauan ini terdiri dari 3 laporan, yaitu:

1.   Laporan Hasil Pengujian Pengendalian Utama (LHPPU) yang berisi simpulan hasil pemantauan berikut tingkat kepatuhan pelaksanaan pengendalian utama yang diperoleh dari Daftar Uji Pengendalian Utama (DUPU);

2.   Laporan Temuan Segera (bila ada), dibuat apabila rata-rata tingkat kepatuhan suatu kegiatan kurang dari 60%, yaitu yang termasuk dalam kategori “kurang patuh” dan “tidak patuh”.

Ukuran tingkat kepatuhan dapat dilihat sebagai berikut:

a.    Sangat patuh (100%)

b.    Patuh (80% < x < 100%)

c.    Cukup patuh (60% < x < 80%)

d.    Kurang patuh (30% < x < 60%)

e.    Tidak patuh (0% < x < 30%)

3.   Laporan Temuan yang berindikasi fraud (bila ada), dibuat apabila pada saat melaksanakan pemantauan ditemukan minimal 2 (dua) bukti yang menunjukkan indikasi telah terjadi kerugian (fraud).

Di awal Seksi KI terbentuk banyak persepsi yang salah mengartikan kewenangan yang dimiliki oleh KI. Seksi KI dianggap sebagai ‘mata-mata’ Inspektorat Jenderal (Itjen) yang setiap saat mencari-cari kesalahan sebagai temuan yang dapat dilaporkan. Ada juga yang menyebutkan KI sebagai alat untuk mem-punish pegawai atas kesalahan yang didapat pada saat pemantauan. Itu sama sekali keliru! Perlu dikoreksi bahwa KI bukanlah ‘mata-mata’ ataupun pemberi hukuman melainkan sebagai ‘mata’ dan ‘telinga’ kantor menuju arah perbaikan guna meminimalkan terjadinya kesalahan. KI bukanlah unit eksklusif melainkan bagian dari manajemen (part of management). Untuk itu, tetap diperlukan sinergi antara pelaksana pengendalian dan pelaksana pemantauan agar di dalam menjalankan tugas pelayanan dapat berjalan sesuai dengan norma yang berlaku. Pelaksana pemantauan jangan bosan-bosan memperingatkan pelaksana pengendalian untuk tetap berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku, dan pelaksana pengendalian janganlah risih apalagi ‘alergi’ apabila senantiasa diingatkan. Disinilah diperlukan communication skills yang baik dari SDM yang ada di KI sehingga ‘pesan’ pemantauan itu dapat sampai dan diterima dengan baik oleh semua pegawai.

Pelaksana pemantauan juga harus membekali diri dengan kompetensi teknis yang memadai, memiliki sikap mental (kepribadian) yang baik, serta keinginan untuk maju dan meningkatkan kemampuan profesionalnya. Kompetensi yang diperlukan tentunya dapat diperoleh dari pendidikan dan pelatihan yang cukup dan berkesinambungan terkait teknis pemantauan dan proses bisnis DJKN. Sedangkan sikap mental yang baik tercermin dari kejujuran, ketekunan, objektivitas, dan bertanggung jawab terhadap profesinya. UKI mempunyai slogan yang khas, yaitu Understand, Keep, Improve, yang masing-masing mempunyai pengertian. Understand berarti paham proses bisnis DJKN, Keep berarti menjaga apa yang menjadi tugas dan tanggung jawab telah dijalankan dengan sesuai (on the track), dan Improve berarti mengembangkan dan menyempurnakan proses bisnis yang sudah ada ke arah yang lebih baik lagi.

Seperti yang disebutkan di atas, bahwa semua pegawai mempunyai peranan penting dalam pengendalian intern. Hal ini sejalan dengan konsep three lines of defense (tiga lini pertahanan) yang bertujuan untuk meningkatkan pengendalian suatu organisasi. Seluruh pegawai termasuk kepala kantor adalah lini pertahanan pertama, yaitu lini pertahanan terpenting dalam mencegah kecurangan, serta mengidentifikasi kelemahan dan kerentanan pengendalian. Dengan demikian, seluruh pegawai dan pimpinan harus memahami dan melaksanakan dengan sungguh-sungguh tugas dan tanggung jawab pengendalian kegiatan masing-masing. Unit Kepatuhan Internal berada pada lini pertahanan kedua yang bertugas untuk memantau pengendalian intern dan memperingatkan lini pertama bila dijumpai kelemahan dalam pelaksanaan pengendalian (early warning system). Jika diibaratkan dalam arena sepak bola, UKI ini sama posisinya dengan pemain belakang (back) seperti yang dilakoni Gerard Pique pada tim Barcelona, yang bermain sedemikian rupa untuk menjaga agar bola jangan sampai lepas menuju gawang yang dapat mengakibatkan gol. Sedangkan lini pertahanan ketiga adalah Inspektorat Jenderal, yang memberikan konsultasi dan assurance secara independen dan objektif terhadap penerapan pengendalian intern, serta melaporkan kecurangan atau kekeliruan yang terjadi dan kelemahan pengendalian yang membahayakan organisasi.

Tentunya sudah banyak manfaat yang didapat dengan terbentuknya Unit Kepatuhan Internal tersebut, khususnya manfaat dari pemantauan yang dilakukan. Hal ini kami rasakan di KPKNL Padangsidimpuan, dimana dengan pemantauan berdasarkan populasi dan sampel yang diperoleh menunjukkan tingkat kepatuhan yang cukup memuaskan. Seperti misalnya norma waktu penyelesaian Surat Penetapan Jadwal Lelang yang selalu diterbitkan tepat waktu (paling lambat satu hari kerja) tentunya sejak dokumen persyaratan lelang diterima lengkap. Demikian juga terhadap Surat Keputusan Persetujuan/Penolakan Penjualan BMN Selain Tanah dan/atau Bangunan, diterbitkan kurang dari 7 (tujuh) hari kerja sejak permohonan dan dokumen lengkap diterima. Untuk pemantauan terhadap Penyetoran Hasil Bersih Kepada Penjual Melalui Bendahara Penerimaan, selalu dipantau kepada siapa hasil bersih disetorkan sehingga kemungkinan terjadinya fraud dapat dihindarkan. Dari sisi norma waktu, hasil bersih lelang harus telah disetor paling lambat 1 (satu) hari kerja apabila menurut ketentuan hasil bersih lelang disetorkan ke kas negara sebagai Penghasilan Negara Bukan Pajak (PNBP), dan paling lama 3 (tiga) hari kerja apabila disetorkan kepada Penjual. Sedangkan dari sisi pemantauan dijalankan pula dengan cara memeriksa apakah telah ada paraf pelaksana dan kepala seksi atas suatu produk hukum sehingga dapat dilihat pengendalian telah dijalankan atau belum. Setahun berjalan, Seksi KI sepertinya memberikan efek yang positif, kalau boleh dikatakan seperti efek pengingat (reminder), dimana dengan melihat sosok pegawai Seksi KI langsung mengingatkan seluruh pegawai untuk menjalankan tugas jabatannya dengan baik dan benar.

Sebagai seksi yang masih baru, para personel Seksi KI harus membangun hubungan komunikasi yang intens dengan sesama personel Seksi KI di seluruh Indonesia, seperti misalnya lewat Forum Kepatuhan Internal yang telah ‘eksis’ pada media sosial Facebook. Ini merupakan hal yang positif dan penting dilakukan agar satu dengan yang lain dapat terkoneksi untuk saling berbagi ilmu dan pengalaman dalam menjalankan tugas KI, tidak hanya dalam hal pemantauan tetapi juga hal-hal lain yang terkait tusi Seksi KI. Di samping itu, support dan komitmen dari seluruh pegawai terutama kepala kantor mutlak diperlukan untuk pengembangan dan penyempurnaan Seksi Kepatuhan Internal ke depan.                          

Salam UKI...Understand...Keep...Improve...!!

>>Dino Marganda Pakpahan, KPKNL Padangsidimpuan