Perbaikan Berkelanjutan Pelayanan Lelang DJKN


Diunggah oleh : Guntur Priadi Tanggal : 23 Agustus 2016 Update : 29 Maret 2017, jam 20:24 Dibaca : 432 kali

Oleh Guntur Priadi

Pelaksana Sekretariat DJKN

Direktorat Jenderal Kekayaan Negara merupakan salah satu unit di Kementerian Keuangan Republik Indonesia yang memiliki fungsi utama dalam pengelolaan kekayaan negara, piutang negara, dan lelang. Salah satu core business Direktorat Jenderal Kekayaan Negara adalah pelayanan lelang. Seiring dengan perkembangan organisasi, maka pelayanan penjualan barang melalui lelang pun turut berkembang. Berbagai metode penjualan barang melalui lelang mulai dari lelang secara konvensional sampai sekarang memasuki tahap penjualan lelang dengan lelang email dan lelang internet merupakan salah satu wujud perkembangan pelayanan guna mengakomodasi perkembangan zaman.
Pelayanan lelang merupakan salah satu pelayanan unik yang diakomodasi Direktorat Jenderal Kekayaan Negara. Menurut Peraturan Menteri Keuangan Nomor 27/PMK.06/2016, “Lelang adalah penjualan barang yang terbuka untuk umum dengan harga penawaran secara tertulis dan/atau lisan yang semakin meningkat atau menurun untuk mencapai harga tertinggi, yang didahului dengan pengumuman lelang”.
Dalam kaitan dengan akuntansi manajemen, pelayanan lelang memiliki unsur perbaikan berkelanjutan (continous improvement). Setiap organisasi memiliki ciri khas keunikan pelayanan yang berbeda-beda. Setiap pelayanan yang bersinggungan langsung dengan masyarakat tentunya harus menyesuaikan dengan perkembangan masyarakat itu sendiri. Begitu juga dengan pelayanan lelang ini. Organisasi Direktorat Jenderal Kekayaan Negara yang terus berkembang ditandai dengan salah satunya Transformasi Kelembagaan Kementerian Keuangan serta perkembangan pelayanan lelang itu sendiri membuat perbaikan berkelanjutan (continous improvement) sudah menjadi suatu keharusan apabila pelayanan ini ingin terus berkontribusi untuk masyarakat.
Perbaikan berkelanjutan (continous improvement) yang terjadi pada pelayanan lelang merupakan suatu hal yang sangat crucial, hal ini dikarenakan masyarakat dan dunia pada umumnya membutuhkan suatu jenis layanan yang mempermudah masyarakat dalam mengakses layanan tersebut serta memperkecil cost yang dikeluarkan masyarakat untuk menggunakan layanan ini.

A. Continuous Improvement
Anand, Word, Tatikonda, dan Schilling (2009) menjelaskan perbaikan berkelanjutan (continuous improvement) sebagai berikut: “
continuous improvement (CI) is an ongoing activity aimed at raising the level of organization-wide performance through focused incremental changes in processes A CI initiative provides a planned and organized system for the continual discovery and implementation of such process changes. CI initiatives consist of two broad areas of action required for sustained improvements, namely the execution and the coordination of process improvement projects.
Sementara menurut Sokovic, Jovanovic, Krivokapic, dan Vujovic (2009) “Continuous quality improvement process assumes and requires that a team of experts together with the company leadership actively use quality tools in their improvement activities and decision making process”. Berdasarkan pendapat di atas dapat kita ambil intisari bahwa perbaikan berkelanjutan (continous improvement) merupakan serangkaian aktivitas organisasi yang bertujuan meningkatkan level dari suatu organisasi dengan melebarkan fokus perubahan serta merencanakan implementasi proses perubahan.
Anand, Word, Tatikonda, dan Schilling (2009) juga menjelaskan bahwa “Continuous improvement is deļ¬ned as a systematic effort to seek out and apply new ways of doing work i.e. actively and repeatedly making process improvements”. Serangkaian usaha yang sistematis guna mencari dan mengaplikasikan cara-cara baru dalam membuat prubahan atas suatu proses bisnis merupakan suatu ciri khas dari pelaksanaan perbaikan berkelanjutan (continuous improvement). Morino dan Polderman (2011) mengungkapkan bahwa “Continuous improvement is the heart of quality management (or at least it should be). Change will not happen if it is not clear to everyone involved what needs to be improved, why it has to be improved, how it will be improved, how actual improvement can be measured and how the improvement can be maintained”. Berdasarkan pernyataan tersebut, perbaikan berkelanjutan (continuous improvement) diibaratkan sebagai jantung dari kualitas suatu manajemen. Perubahan yang diharapkan tidak akan terlaksana apabila terdapat ketidakjelasan apa yang harus diperbaiki oleh manajemen, kenapa perbaikan diperlukan oleh manajemen, bagaimana cara memperbaikinya serta bagaimana perubahan-perubahan tersebut dapat di-maintain dengan baik sehingga tujuan organisasi dapat dilaksanakan.
Pendapat lain yang cukup terkenal terkait perbaikan berkelanjutan (Continous Improvement) adalah pendapat dari Masaaki Imaai dalam bukunya yaitu “Kaizen: The Key to Japan’s Competitive Success yang dirilis tahun 1986 sebagaimana disadur oleh Moreno dan Polderman (2011) sebagaimana diungkapkan sebagai berikut
“Another successful implementation of continuous improvement is the approach known as ‘Kaizen’. The translation of kai (“change”) zen (“good”) is “improvement”:  (1) The core principle of the Continous Improvement is the (self) reflection of the processes (feedback); (2) The purpose of the continuous improvement is the identification, reduction, and elimination of suboptimal processes (efficiency); (3) The emphasis of Continous Improvement is incremental, continuous steps rather than giant leaps”.
Terdapat beberapa kunci perbaikan berkelanjutan (continous improvement) mengacu pada penjelasan sebelumnya, yaitu refleksi atas proses yang selama ini dijalankan oleh organisasi, tujuan untuk mengidentifikasi, mengurangi dan mengeliminasi proses-proses yang selama ini dianggap kurang optimal guna efisiensi, serta menjalankan langkah-langkah kecil berkelanjutan dibandingkan melaksanakan satuu langkah besar yang belum tentu menjamin perubahan organisasi yang berkelanjutan.
B. Teori Penjualan Barang Melalui Lelang
Sebagaimana telah disinggung sebelumnya, lelang adalah penjualan barang yang terbuka untuk umum dengan harga penawaran secara tertulis dan/atau lisan yang semakin meningkat atau menurun untuk mencapai harga tertinggi, yang didahului dengan pengumuman lelang. Terdapat beberapa teori terkait penjualan barang melalui lelang, diantaranya menurut Paul Klemperer (1999) yang menjelaskan terkait teori lelang (auction theory) sebagaimana dikutip sebagai berikut:
auction theory is important for practical, empirical, and theoritical reasons. First, a huge volume of economic transactions is conducted through auctions. Governments use auctions to sell treasury bills, foreign exchange, mineral rights including oil fields, and other assets such as firms to be privatized. Houses, cars, agricultural produce and livestock, art and antiques are commonly sold by auction. Second, because auctions are such simple and well-defined economic environments, they provide a very valuable testing ground for economic theory-especially of game theory with incomplete information that has been increasingly exploited in recent years. Finally, auction theory has been the basis of much fundamental theoritical work : it has been important in developing our understanding of other methods of price formation, most prominently posted prices and negotiations in which both the buyer and seller are actively involved in determining the price”
Berdasarkan definisi tersebut, dapat dikatakan penjualan barang melalui lelang digunakan oleh pemerintah untuk menjual beberapa barang publik serta digunakan oleh sebagian masyarakat untuk menjual properti mereka karena penjualan barang melalui lelang sangat kompetitif dimana penjual dan pembeli terlibat secara langsung dalam pembentukan harga.
Terdapat beberapa karakteristik penjualan barang melalui lelang yang diungkapkan oleh Wenyan dan Bolivar (2008), mereka menjelaskan hal berikut:
auctions may be characterized by common features in both the online and offline world. Some of the features are: (1) Public vs Private : In public auctions, the bidders identities are open and anyone is welcome to attend the auction. Private auction hide the bidders’ identities and whoever wins the auction remain anonymous; (2) Open vs Sealed : in open auctions, all bid amounts are exposed to the world, while in sealed auctions, on the other hand, bid amounts are concealed, additionally, all bidders ignore the number of bids or bid amounts during the duration of the auction; (3) first price vs second price : this feature refers to  the price to be paid at the end of the auction. In the first price auctions, the winner pays exactly the highest bid. In second price auctions, the second highest bid is paid; (4) english vs dutch : this feature defines the price direction during the auction’s lifespan. An auction may start with a low price and increase as new bids arrive until the end of auction : english auction or start with higher price which drops in some fashion until it reaches someone’s bid or the auction ends at a minimum price: dutch auction; (5) fixed end-time vs auto extend end-time: the end time of auction could be fixed or auto extended depending of the acticity at the end of the auction. For example, an auction is ended until N minutes have passed without new bids; (6) hidden reserve price : a hidden reserve price is the minimum amount that a seller is willing to receive for an item. This price remains hidden until the reserve is reached”.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan terkait karakteristik penjualan barang melalui lelang mengacu pada teori yang dijelaskan tersebut diantaranya:
1. Terdapat dua jenis lelang yaitu lelang terbuka dan lelang tertutup, dimana pada lelang terbuka, diketahui identitas pembeli, tiap peserta lelang mengetahui siapa saja kompetitornya. Sedangkan pada lelang tertutup, peserta lelang tidak mengetahui identitas kompetitor yang mengikuti lelang tersebut.
2. Pada lelang terbuka, seluruh penawaran diketahui oleh kompetitor, siapa menawar berapa diungkapkan dengan jelas. Sedangkan pada lelang tertutup, tiap peserta lelang tidak mengetahui berapa jumlah bidding dan berapa nominalnya.
3. Terdapat beberapa style dalam penentuan harga lelang diantaranya first price dan second price.
4. Terdapat style proses lelang yaitu dengan english style auction dimana lelang dimulai dengan harga palling tinggi untuk kemudian berakhir di harga terendah, kebalikan dengan dutch style auction.
5. Jangka waktu pelakanaan lelang pun di atur dari mulai lelang yang waktu berakhir nya pasti dan lelang yang berakhir tergantung dengan berakhirnya penawaran (bidding).
6. Terdapat istilah hidden reserve price yaitu harga minimum yang diminta penjual untuk suatu barang yang dilelang dan itu bersifat rahasia sampai terdapat penawaran (bidding) yang menjangkau harga tersebut.

Salah satu bentuk continuous improvement yang dilakukan oleh Direktorat Jenderal Kekayaan Negara adalah dengan mewujudkan program pembaharuan lelang serta pelaksanaan upaya marketing atas jasa pelayanan lelang kepada para potential service-user. Pembaharuan  lelang merupakan langkah yang diambil oleh Direktorat Jenderal Kekayaan Negara dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan  lelang kepada para stakeholder lelang melalui pelaksanaan program-program yang dirancang sedemikian rupa sehingga continuous improvement diharapkan dapat mempertahankan tren realisasi hasil lelang (pokok dan bea lelang) yang terus meningkat. Beberapa program yang terlihat oleh penulis sebagai wujud perbaikan berkelanjutan diantaranya:
1. Regulating
          Seiring dengan berkembangnya kebutuhan masyarakat yang dinamis, dibutuhkan penyesuaian ketentuan di bidang pelayanan publik, termasuk pelayanan di bidang lelang. Untuk itu, Direktorat Jenderal Kekayaan Negara terus melakukan evaluasi terhadap efektifitas peraturan-peraturan yang dibuat, apakah dapat diterapkan secara efektif atau tidak dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan lelang,dan mewujudkan pelaksanaan lelang yang lebih efisien, transparan, akuntabel, adil, menjamin kepastian hukum, serta mengikuti perkembangan kebutuhan masyarakat.
2. Reporting and Monitoring
               Untuk meningkatkan efisiensi kinerja pegawai dalam menyelenggarakan administrasi lelang, Direktorat Jenderal Kekayaan Negara saat ini mengembangkan aplikasi  E-Lang yang mampu mengakomodasi proses penatausahaan dan pelaporan lelang untuk dapat dilaksanakan secara terotomatisasi.  Adapun tahapan penatausahaan lelang  yang diakomodasi oleh aplikasi ini meliputi perekaman permohonan lelang, hasil verifikasi dokumen permohonan lelang, registrasi permohonan lelang, penetapan jadwal lelang, realisasi pelaksanaan lelang, hingga pencetakan produk-produk hasil pelaksanaan lelang seperti kutipan risalah lelang. Selain itu, aplikasi ini mengakomodasi proses pelaporan lelang secara terintegerasi  dengan menggunakan data lelang yang telah direkam saat proses penatausahaan lelang, sehingga pegawai hanya perlu melakukan satu kali perekaman data untuk menghasilkan berbagai macam laporan lelang. Dengan demikian, aplikasi dimaksud diharapkan dapat meningkatkan validitas dan akurasi data yang tercantum pada  laporan hasil lelang. Inovasi dalam sistem pelaporan dan penatausahaan lelang ini pada dasarnya memiliki tujuan utama untuk meningkatkan kualitas internal business process pada tingkat KPKNL, Kantor Wilayah, maupun Kantor Pusat Direktorat Jenderal Kekayaan Negara. Dengan hadirnya aplikasi E-Lang, setiap tahapan dalam penatausahaan lelang, yaitu mulai dari penerimaan permohonan lelang sampai dengan pencetakan kutipan risalah lelang untuk pembeli lelang, diharapkan dapat mempercepat proses pelayanan serta meminimalisasi risiko yang diakibatkan oleh human-error pada proses penatausahaan lelang tersebut. Terkait dengan pelaporan hasil lelang, selain untuk  meningkatkan validitas dan akurasi data  yang disajikan, aplikasi ini juga diharapkan dapat memberikan kemudahan bagi Kantor Wilayah dan Kantor Pusat Direktorat Jenderal Kekayaan Negara dalam melakukan monitoring pelaksanaan lelang di kantor vertikal secara real-time.
3. Styling
    Pelaksanaan lelang selama ini masih dilakukan dengan lelang konvensional, sejak 2014 Direktorat Jenderal Kekayaan Negara memberikan terobosan dengan pelaksanaan lelang secara elektronik melalui e-auction. E – Auction menjadi momentum perbaikan yang terus menerus dilaksanakan oleh Direktorat Jenderal Kekayaan Negara. Melalui e-auction proses penawaran pada penjualan menjadi lebih cepat dan mudah. Terdapat kajian terkait penjualan barang melalui lelang yang dilaksanakan secara elektronik, menurut Bajari dan Hortacsu (2003),
Online auctions have extensive listings and powerful search technologies that create liquid markets for specialized product categories.  Due to the resulting reduction in transaction costs, some intermediaries like the antique dealer above have been forced to exit the market.  Finally, online auctions can be fun! Many users of online auctions clearly enjoy contemplating the subtleties of strategic bidding, and sharing their insights with others”.

Berdasarkan pembahasan yang telah disampaikan, penulis menemukan bahwa konsep ini telah digunakan oleh Direktorat Jenderal Kekayaan Negara dalam perbaikan pelayanan lelang yang dilaksanakan. Terlihat bahwa perbaikan berkelanjutan (continous improvement) memberikan efek yang luar biasa positif bagi organisasi. Perbaikan berkelanjutan (continuous improvement) yang menjadi tujuan organisasi dapat terlaksana seiring sejalan dengan perbaikan mindset organisasi yang lebih menekankan pada efisiensi dan efektivitas biaya yang dikeluarkan serta maksimalisasi hasil yang didapatkan oleh organisasi.
Bila melihat trend seperti ini, dapat diekspektasikan bahwa perbaikan berkelanjutan (continuous improvement) dapat memberikan efek yang baik  dimana organisasi Direktorat Jenderal Kekayaan Negara secara global akan terus berkembang dan mencapai tujuan seiring dengan upaya  perbaikan yang terus dilakukan   dengan  inovasi    pelayanan yang terus dikembangkan.

Guntur Priadi

Pelaksana Sekretariat DJKN

 

 

  • Media Sosial Kami :