Optimalkan Penatausahaan Database Penanganan Perkara


Diunggah oleh : Sena Mahesa Wicaksana Tanggal : 30 Desember 2015 Update : 7 Januari 2016, jam 15:57 Dibaca : 1.603 kali
Optimalkan Penatausahaan Database Penanganan Perkara

Sebagai salah satu unit teknis pada Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL), Seksi Hukum dan Informasi mempunyai beberapa tugas, salah satunya yaitu melakukan penanganan perkara. Penatausahaan berkas perkara dan penyusunan database penanganan perkara merupakan bagian dari rangkaian proses penanganan perkara.

Sebelum inovasi yang akan diuraikan dalam artikel ini diimplementasikan, penatausahaan berkas penanganan perkara belum dilaksanakan secara optimal dan database berkas penanganan perkara sepenuhnya bergantung kepada SIBANKUM (Sistem Informasi Bantuan Hukum).

Penatausahaan berkas penanganan perkara dilaksanakan secara mandiri oleh pegawai yang menangani perkara terkait, sehingga apabila pegawai bersangkutan tidak berada di kantor pegawai lain mengalami kesulitan untuk mencari berkas perkara yang dibutuhkan. Selain itu, berkas-berkas terkait perkara yang ditangani masih berupa hasil cetak (hardcopy) dan belum tersedia arsip dalam format digital (softcopy).

SIBANKUM merupakan aplikasi berbasis web (web-based) yang digunakan sebagai database nasional berkas penanganan perkara di lingkungan DJKN. Sebagai aplikasi berbasis web, penggunaan SIBANKUM sepenuhnya bergantung kepada koneksi jaringan, sehingga apabila terjadi gangguan jaringan SIBANKUM tidak dapat digunakan dan database penanganan perkara tidak dapat diakses. Selain itu, dalam SIBANKUM tidak tersedia fitur penyimpanan arsip digital dan masing-masing tahapan penanganan perkara hanya dapat diinput satu kali, sementara pada praktiknya untuk satu tahapan penanganan/agenda sidang perkara dapat berlangsung lebih dari satu kali.

 Untuk mengatasi masalah tersebut, KPKNL Jakarta I (Seksi Hukum dan Infomasi) melakukan optimalisasi penatausahaan dan pembentukan database lokal berkas penanganan perkara. Inovasi dilengkapi dengan aplikasi komputer mandiri (stand alone) berbasis Microsoft Access yang memuat database penanganan perkara yang ditangani oleh KPKNL Jakarta I sebagai pendamping/pelengkap SIBANKUM. Upaya tersebut dilakukan dengan tujuan penelusuran berkas perkara dapat dilakukan dengan cepat dan tersedianya database penanganan perkara yang berisi tahapan penanganan perkara secara lengkap yang dapat diakses dengan segera.

A. Analisis Masalah

Penanganan perkara merupakan tugas yang diamanatkan kepada Seksi Hukum dan Informasi. Penanganan perkara dilakukan dalam rangka menangani gugatan yang diajukan kepada KPKNL, pada umumnya disebabkan karena ada tindakan hukum yang dilakukan oleh KPKNL dalam rangka pengurusan piutang negara dan/atau pelaksanaan lelang. Proses beracara di peradilan merupakan salah satu bagian dari rangkaian kegiatan penanganan perkara.

Dalam rangka menghadapi berbagai gugatan sampai dengan keluarnya putusan hukum yang bersifat tetap dan mengikat diperlukan persiapan yang memadai oleh petugas penangan perkara. Berkas perkara merupakan bagian penting dari rangkaian kegiatan penanganan perkara pada umumnya dan persiapan beracara di pengadilan pada khususnya. Pengarsipan berkas perkara dalam format digital sangat diperlukan untuk menjamin keselamatan arsip dari hal-hal yang tidak diinginkan seperti rusak/hilang. Penatausahaan berkas perkara dan database penanganan perkara adalah bagian yang tidak terpisahkan dari upaya untuk mendukung kelancaran tugas penanganan perkara.

Penatausahaan berkas perkara yang optimal dan database penanganan perkara yang menyajikan informasi tahapan penanganan perkara secara lengkap yang dapat diakses dengan segera akan memudahkan petugas Penangan Perkara dalam melakukan penelusuran berkas perkara dan melakukan monitoring terhadap tahapan perkembangan perkara, baik dalam perspektif pengarsipan maupun persiapan beracara di pengadilan.

Berdasarkan hasil observasi, belum optimalnya penatausahaan berkas perkara disebabkan oleh hal-hal sebagai berikut:

a.   Belum adanya sistematika atau tata kerja mengenai penatausahaan berkas perkara yang efektif dan ketersediaan arsip digital.

b.   Belum tersedianya sarana yang memadai dalam melakukan penatausahaan berkas penanganan perkara.

c.   Jumlah Sumber Daya Manusia sebagai Petugas Penangan Perkara yang tidak memadai dibandingkan jumlah perkara aktif yang harus ditangani.

d.   Belum tersedianya fitur penyimpanan arsip digital pada SIBANKUM.

Adapun hal-hal yang menyebabkan database penanganan perkara belum menyajikan informasi tahapan penanganan perkara secara lengkap yang dapat diakses dengan segera adalah sebagai berikut:

a.   Belum tersedianya database lokal penanganan perkara. Database penanganan perkara dikompilasi secara nasional dalam aplikasi SIBANKUM.

b.   Aplikasi SIBANKUM berbasis web dan aksesnya sangat bergantung pada koneksi jaringan.

c.   Posisi perkara pada SIBANKUM hanya dapat di-input satu kali untuk masing-masing tahapan perkara.

d.   Output laporan posisi perkara pada SIBANKUM hanya menyajikan tahapan terakhir posisi perkara.

Berdasarkan uraian di atas, permasalahan yang timbul dari belum optimalnya penatausahaan berkas perkara dan belum tersedianya database penanganan perkara yang menyajikan informasi tahapan penanganan perkara secara lengkap yang dapat diakses dengan segera, adalah sebagai berikut:

a.   Petugas Penangan Perkara/ Kepala Seksi Hukum dan Informasi mengalami kesulitan dalam menelusuri berkas perkara dan memonitor tahapan penanganan perkara di pengadilan.

b.   Belum adanya arsip digital berkas penanganan perkara sebagai backup akan mengganggu kelancaran proses penanganan perkara apabila suatu saat berkas perkara rusak/hilang.

c.   Dalam praktik sehari-sehari penggunaan SIBANKUM sering terkendala oleh gangguan pada koneksi jaringan sehingga database penanganan perkara tidak dapat diakses dengan segera saat dibutuhkan.

d.   Pimpinan (Kepala KPKNL Jakarta I) mengalami kesulitan dalam memperoleh informasi perkembangan perkara secara lengkap dan cepat.

B.     Pendekatan Strategis

1.      Inisiatif Pemecahan Masalah

Berdasarkan hasil observasi atas kendala, Seksi Hukum dan Informasi berupaya mengatasi masalah belum optimalnya penatausahaan berkas perkara dan belum tersedianya database penanganan perkara yang menyajikan informasi tahapan penanganan perkara secara lengkap yang dapat diakses dengan segera.

Inisiasi berawal dari gagasan Kepala Seksi Hukum dan Informasi dalam rangka menerapkan Proyek Perubahan di lingkungan KPKNL Jakarta I. Gagasan tersebut kemudian ditindaklanjuti dengan pembentukan Tim Pelaksana Inovasi untuk mengimplementasikan solusi atas permasalahan yang ada. Adapun solusi untuk mengatasi permasalahan tersebut adalah sebagai berikut:

a.   Sebagai langkah awal, terlebih dahulu dilakukan inventarisasi atas kelengkapan berkas-berkas perkara yang ada. Pada tahun 2015 berkas perkara yang difokuskan untuk diprioritaskan penatausahaannya adalah sebanyak 50 dari 177 perkara.

b.   Berkas untuk masing-masing perkara mulai dari gugatan, SKU, sampai dengan Putusan dikumpulkan jadi satu dalam 1 map untuk perkara yang sama. Masing-masing map diberi label nomor perkara bersangkutan pada punggung map.

c.   Pada bagian belakang cover map ditempel kartu monitor yang berisi informasi terkait perkara tersebut, antara lain nomor kontak panitera/hakim yang menangani perkara tersebut untuk memudahkan dalam berkoordinasi pada saat akan menghadiri sidang perkara dan tahapan-tahapan perkara yang telah dijalani disertai kolom keterangan sebagai informasi tambahan terkait agenda sidang.

d.   Arsip berkas perkara yang ditangani oleh KPKNL Jakarta I baik yang statusnya masih aktif maupun telah selesai dikelompokkan berdasarkan tahun dan dikumpulkan dalam box file.

e.   1 box file berisi 4 sampai 7 perkara untuk tahun yang sama. Jumlah perkara dalam 1 box file tergantung banyaknya berkas.

f.    Pada bagian depan box file ditempel kertas yang berisi informasi tahun perkara dan nomor perkara yang ada dalam box file tersebut.

g.   Box file diurutkan berdasarkan tahun dan disimpan dalam 1 filing cabinet yang sama untuk memudahkan dalam melakukan pencarian/penelusuran berkas perkara maupun updating perkembangan atas tahapan perkara yang dijalani.

h.   Scanning berkas perkara yang ditangani untuk dijadikan arsip digital.

i.    Pembangunan aplikasi komputer dengan nama iKARA (informasi perKARA) sebagai pendamping/pelengkap aplikasi SIBANKUM yang memuat database penanganan perkara yang ditangani oleh KPKNL Jakarta I. Aplikasi tersebut bersifat offline sehingga untuk mengaksesnya tidak membutuhkan jaringan internet.

j.    Perekaman/input data penanganan perkara pada KPKNL Jakarta I beserta arsip digitalnya ke dalam aplikasi yang telah selesai dibangun.

2.      Faktor Kreativitas dan Inovasi

Optimalisasi penatausahaan dan pembentukan database berkas penanganan perkara merupakan langkah kreatif dan inovatif karena:

a.   Memberi kemudahan bagi Petugas Penangan Perkara/Kepala Seksi Hukum dan Informasi saat ini maupun yang akan datang dalam menelusuri berkas perkara dan memonitor tahapan penanganan perkara di pengadilan.

b.   Tersedianya arsip digital berkas penanganan perkara sebagai backup akan menjamin keselamatan/keberlangsungan berkas perkara dari hal-hal yang tidak diinginkan. Selain itu arsip digital memberi kemudahan dalam pencarian berkas perkara apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.

c.   Database penanganan perkara pada iKARA dapat diakses kapan pun saat dibutuhkan tanpa harus bergantung sepenuhnya kepada SIBANKUM.

d.   Pimpinan (Kepala KPKNL Jakarta I) maupun pihak lain yang membutuhkan informasi perkembangan perkara dapat mengakses data tersebut secara lengkap dan segera.

C.     Pelaksanaan dan Penerapan

1.      Strategi Penerapan

Inovasi ini tidak dapat terlaksana tanpa dukungan dan partisipasi aktif unit kerja/pegawai yang bersangkutan. Oleh karena itu, sebagai langkah awal dari inovasi ini adalah dilakukannya initial meeting untuk membahas rencana aksi dalam mengimplementasikan inovasi. Selanjutnya dibentuknya Tim Kerja dengan SK Kepala KPKNL Jakarta I sebagai bentuk komitmen untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Dalam SK tersebut disebutkan nama-nama pegawai yang dilibatkan, kedudukan masing-masing pegawai beserta tugas dan tanggung jawabnya.

2.      Pihak yang Terlibat

Mengingat inovasi dilaksanakan untuk tujuan kepentingan internal kantor, pihak yang terkait dalam pelaksanaan inovasi tersebut berasal sepenuhnya dari internal KPKNL Jakarta I.

Kepala KPKNL Jakarta I berperan dalam memberikan arahan dan bimbingan dalam pelaksanaan inovasi. Kepala Seksi Hukum dan Informasi berperan sebagai Penanggung Jawab Inovasi dan mempunyai tugas melakukan supervisi selama kegiatan berlangsung. Subbagian Umum berperan sebagai menyediakan perlengkapan yang dibutuhkan. Sedangkan pegawai pada Seksi Hukum dan Informasi dibagi menjadi dua tim, Tim IT dan Tim Inventarisasi Dokumen.Tim IT bertugas menyusun aplikasi dan melakukan perekaman data berkas penanganan perkara sedangkan Tim Inventarisasi Dokumen bertugas melakukan penatausahaan dokumen sesuai dengan tata kerja yang telah diuraikan di atas.

3.      Sumber Daya

Optimalisasi penatausahaan dan pembentukan database berkas penanganan perkara diinisiasi dan dilaksanakan secara mandiri oleh pegawai di lingkungan KPKNL Jakarta I utamanya Seksi Hukum dan Informasi dengan dukungan dari Subbagian Umum tanpa menggunakan biaya software yang relatif mahal. Selain itu, KPKNL Jakarta I juga berkoordinasi dengan pihak pengadilan dalam melakukan inventarisasi berkas perkara.

4.      Keluaran yang Paling Berhasil

Sampai dengan saat ini Seksi Hukum dan Informasi telah berhasil:

a.   Melakukan inventarisasi atas 56 berkas perkara.

b.   Melakukan penatausahaan 56 berkas perkara ke dalam box file sesuai uraian yang telah dipaparkan di atas.

c.   Melakukan kegiatan perekaman/input data berkas perkara sejumlah 56 atau telah melebihi dari target awal yang ditetapkan. Dari 56 berkas perkara 52 berkas telah dilakukan digitalisasi arsip dan diinput ke dalam iKARA.

5.      Sistem Monitoring dan Evaluasi yang  Akan Diterapkan

Sebagai tindak lanjut atas inovasi tersebut, telah ditetapkan program untuk Jangka Menengah dan Jangka Panjang dengan target sebagai berikut:

Program Jangka Menengah:

a.   Terciptanya kerapihan dan kelengkapan dokumen berkas penanganan perkara sebanyak total perkara yang ada baik yang statusnya masih aktif maupun telah selesai;

b.   Terlaksananya tertib administrasi berkas penanganan perkara pada KPKNL Jakarta I; dan

c.   Terlaksananya aplikasi komputer yang memuat database proses penanganan perkara pada KPKNL Jakarta I sebagai pendamping aplikasi SIBANKUM, untuk mempermudah pencarian data secara cepat dan lengkap.

Program Jangka Panjang:

a.   Tersusunnya berkas penanganan perkara secara rapi dalam ruang, tempat dan rak yang memadai pada KPKNL Jakarta I; dan

b.   Terlaksananya sistem aplikasi komputer database penanganan perkara yang dapat digunakan oleh Seksi Hukum dan Informasi sebagai salah satu sarana dalam penyajian data.

6.      Kendala

Salah satu persoalan yang dihadapi dalam mengimplementasikan inovasi ini adalah kelengkapan berkas perkara yang ada. Dari proses inventarisasi banyak ditemukan berkas yang tidak lengkap dan belum ditemukan keberadaanya. Untuk mengatasi hal tersebut, selain mencari kelengkapan berkas yang ada di gudang, Seksi Hukum dan Informasi juga berkoordinasi dengan Bidang Kepatuhan Internal, Hukum, dan Informasi Kanwil DJKN DKI Jakarta untuk mengecek apakah terdapat salinan berkas perkara yang ditangani oleh KPKNL Jakarta I pada berkas yang ditangani oleh kanwil.

D.     Dampak dan Keberlanjutan

1.      Manfaat Utama

Manfaat yang dihasilkan oleh inovasi ini berdampak positif terhadap kegiatan penanganan perkara yang dilakukan. Optimalisasi penatausahaan berkas perkara dan pembentukan database penanganan perkara secara tidak langsung turut berperan dalam mewujudkan good governance.

2.      Keberlanjutan dan Pengembangan ke Depan

Keberlanjutan dan pengembangan inovasi ke depan telah diuraikan pada poin sebelumnya, yaitu dengan Program Jangka Menengah dan Jangka Panjang. Selain itu, khusus untuk database penanganan perkara diharapkan fitur-fitur yang ada pada iKARA dapat diakomodasi dalam SIBANKUM.

Berkaitan dengan pelaksanaan replikasi oleh pihak lain, inovasi tersebut dapat dipertimbangkan untuk diadopsi dan dikembangkan lebih lanjut oleh Seksi Hukum dan Informasi yang ada pada KPKNL di lingkungan DJKN. Database penanganan perkara yang bisa diakses secara offline tanpa membutuhkan jaringan internet tentunya akan sangat bermanfaat bagi Seksi Hukum dan Informasi yang lokasinya sering mengalami gangguan akses internet.

Kesimpulan yang dapat ditarik dari pengimplementasian inovasi adalah sebagai berikut:

a.   Kegiatan penatausahaan berkas penanganan perkara memiliki keterkaitan dengan kegiatan beracara yang ditangani oleh KPKNL Jakarta I. Kerapihan dalam penataan berkas penanganan perkara dan penyajian data yang lengkap dan cepat memberikan dampak yang baik dalam menangani proses beracara.

b.   Untuk meningkatkan efektivitas dan kinerja kegiatan penatausahaan berkas penanganan perkara, dibutuhkan suatu kedisiplinan dan motivasi yang besar bagi para pegawai pada seksi HI, khususnya bagi petugas yang menangani penanganan perkara/beracara.

c.   Pengembangan sistem aplikasi komputer yang memuat database penanganan perkara sangat berhubungan erat dengan penatausahaan berkas penanganan perkara. Dengan adanya aplikasi tersebut maka hal ini dapat mempermudah dalam:

1)      menelusuri tahapan penanganan perkara di Pengadilan; dan

2)      mendapatkan data dan informasi yang memberi gambaran secara paripurna atas suatu perkara yang ditangani.

*) artikel ini merupakan proposal inovasi pelayanan publik KPKNL Jakarta I dengan penyuntingan seperlunya    (Teks Sena Mahesa Wicaksana | KPKNL Jakarta I)

  • Media Sosial Kami :